Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

การทำระบบ อนุมัติเอกสาร ช่วยให้ยกระดับการทำงานจากกระดาษ เข้าสู่การทำงานในโลกของ Digital ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น และ ช่วยให้ KPI ของหน่วยงานดีขึ้น และยังสามารถลดภาระในการจัดทำรายงาน เนื่องจากระบบ อนุมัติเอกสาร สามารถสรุปผลการดำเนินงานได้ทันที โดยไม่จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่คอยทำสรุปข้อมูล

ประโยชน์จากการทำระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

• การตรวจสอบข้อมูลก่อน ที่จะส่งใบคำขอ
• การส่งข้อมูลให้อัตโนมัติ ระบบรู้ได้จากหัวข้อของคำขอ
• การ update สถานะ คำขอผ่านทาง Mail หรือ SMS
• สรุปรายงานให้ทันที
• ทุกหน่วยงานได้รับข้อมูล update

จะเห็นว่าระบบมีประโยชน์มากจากการที่เรา อนุมัติเอกสารออกไลน์ครับ แล้วยิ่งหน่วยงานที่ขั้นตอนที่ยาวหลายขั้นตอน ด้วยระบบจะมีประโยชน์มาก ๆ เรียกว่าชีวิตคนทำงานดีขึ้นเลยทีเดียว

ตัวอย่างการใช้ โดยสร้างระบบ Approve ทาง Electronic ( Power Automate )

ข้อดีสำหรับการทำระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

• ลดการใช้กระดาษ (Paperless) ดังนั้นไม่ต้อง Print ก็ได้
  • ถ้าใครบอกว่าต้องการกระดาษให้ถามก่อนว่าอยากได้กระดาษ หรือข้อมูลกันแน่
  • ถ้าใครซีเรียส เรื่องหน้าตาของฟอร์ม ให้ถามดูว่า อยากได้ข้อมูลครบถ้วน หรือ แบบฟอร์มตรงกับกระดาษ
  • ถ้าใครอยากเซ็นต์เอกสาร ให้ลองถามดูว่า อยากได้ความสะดวก หรือ ต้องการเซ็นต์เอกสารเป็นปึกๆ
  • ไม่มีใครต้องการจ้างคนรวบรวมข้อมูลจากกระดาษ ดังนั้น ถ้าข้อมูลถูกสรุปเป็นรายงานได้ทันที คือ สิ่งที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้
• การลดกระดาษ จะทำให้งานเร็วขึ้น
• การลดกระดาษ ให้เป็น data จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องการ Print และค่ากระดาษ
• การยืนยันตัวตนทาง Electronic สามารถทำได้ง่ายกว่า และมีความปลอดภัยมากกว่าการเซ็นต์เอกสารจริง เนื่องจากตัวเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถถูกปลอมแปลงได้ง่าย
• การจัดเก็บข้อมูล Digital ประหยัดกว่าการจัดเก็บกระดาษหลายเท่า
• เมื่อเป็นข้อมูลในรูปแบบ Digital เราสามารถให้ระบบทำการกรอกเงื่อนไข เพื่อช่วยให้ผู้อนุมัติทำงานได้ง่ายขึ้น
• ความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลเมื่อเปลี่ยนมาใช้ Paperless จะดีกว่ากระดาษเพราะสามารถควบคุม Field ที่กรอกข้อมูลได้ ช่วยให้เอกสารมีความถูกต้องไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่มาตรวจสอบ ซ้ำ 2
• เพิ่มความรวดเร็วและความคล่องตัวในการจัดการระบบงาน เพราะสามารถเข้าถึงข้อมูล และอนุมัติได้จากทุกสถานะที่
• สามารถนำข้อมูลจากการทำงานมาวิเคราะห์ แล้วนำมาปรับปรุงขบวนการทำงานได้ง่าย ด้วย Power BI ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Paperless ได้ทันที

สำหรับเครื่องมือที่เอาไว้สร้างการอนุมัติเอกสาร ที่ผมขอแนะนำ คือ Office 365 หรือ ชื่อใหม่ Microsoft 365 ครับ ถ้าใครมี License อยู่แล้วสามารถ มาดูวิธีการสร้าง จาก clip นี้ได้เลยครับ

หรือถ้าต้องการ ทำ Training สามารถติดต่อได้ที่ 02-440-4048 / sales@fusionsol.com

FUSION SERVICE

โดยระบบสามารถเชื่อมโยงกับระบบ Work Flow ทำให้สามารถทำงานได้แบบ Automatic เช่น กระบวนการออก PO ให้ Supplier โดยระบบจะทำการส่ง Mail เอกสารที่ลง ดิจิตอล ซิกเนเจอร์ ส่งถึง Supplier โดยตรง เอกสารที่ออกจากระบบจะมีผลทางกฎหมาย

การใช้งาน ดิจิตอล ซิกเนเจอร์ เริ่มมีระเบียบการใช้งานในหลายหน่วยงาน เช่น ของกรมสรรพสามิต และ ในขั้นตอนการทำงานของธนาคาร ซึ่งในอนาคต ไม่เกินปี 2565 การเปิดบัญชี หรือ การกู้เงินก็จะเปลี่ยนจากการยื่นเอกสารมาใช้ เป็น Electronic + Digital Signature เป็นตัวสร้างความน่าเชื่อถือแทน

• ให้บริการ E-Signature สำหรับการทำ Paperless โดยครอบคลุมตั้งแต่ การออกแบบเอกสาร E-Form , Process การทำงานของ Workflow รวมถึงการ Stamp E-Signature ให้กับเอกสาร PDF เพื่อป้องกันการปลอมแปลงข้อมูล
• Solution ที่หลากหลาย ที่เหมาะกับเอกสารแต่ละประเภท เช่น เอกสารภายในบริษัท เอกสารทางบัญชี เอกสารสัญญา ที่มีการจัดการไม่เหมือนกัน
• Solution สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ค้นหาเอกสาร และ ขั้นตอนการป้องกันเอกสาร ที่ผ่านมาตรฐาน PDPA มั่นใจได้ 100 % สำหรับเอกสารที่มีความสำคัญ
• Solution Monitor การเข้าถึงเอกสารต่าง ๆ แบบ Realtime ช่วย Admin ในการเฝ้าระวังและการบริหารจัดการ

VERACITY : ระบบ E-SIGNATURE สำหรับ PAPERLESS

“e-Signature” หรือ “ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์” ที่กำหนดไว้ในกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การสร้างชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ไม่ว่าจะในรูปแบบ ตัวเลข อักษร เสียง หรือสัญลักษณ์อื่นใด) เพื่อให้แสดงความสัมพันธ์กับบุคคลผู้เป็นเจ้าของชุดข้อมูลดังกล่าว (เจ้าของลายมือชื่อ) ดังนั้น ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นมานั้นต้องสามารถระบุตัวตนหรือเชื่อมโยงไปยังบุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูลดังกล่าวได้ เช่น การสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้เทคโนโลยี Public Key Infrastructure (KPI) ซึ่งใช้หลักการเข้ารหัส/ถอดรหัส (Encryption) โดยผู้สร้างลายมือชื่อจะนำข้อมูลของตนไปแปลงให้อยู่ ในรูปแบบข้อความเข้ารหัส และหากคู่สัญญาอีกฝ่ายจะเข้าถึงข้อความดังกล่าว ก็จำเป็นต้องถอดรหัสด้วยกุญแจคู่รหัส ซึ่งการสร้างขั้นตอนมากมายในทางเทคนิคเหล่านี้ ก็เพื่อเป็นหลักฐานที่แสดงความแท้จริงของเอกสารอันมาจากเจตนาที่ยอมรับในข้อความต่าง ๆ ที่ปรากฏในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น e-Signature คือ การใช้เทคโนโลยีในการสร้างเครื่องยืนยันตัวตนของบุคคลในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งให้ผลไม่ต่างจากการยืนยันตัวบุคคลโดยการจับปากกาลงมาเซ็นในกระดาษ

• แพลตฟอร์มทำ Digital Signature แบบสมบูรณ์
• มาตราฐานลงลายมือชื่อ มาตรา 9,26,28 ( ประกาศของ ETDA )
• Web API เพื่อการเชื่อมต่อ ระบบ ERP หรือ Workflow ที่มีใช้อยู่
• ระบบโมดูลลายเซ็นดิจิทัลของ PDF เพื่อส่งให้ผู้ซื้อ
• ระบบโมดูลการจัดเก็บ Certificate แบบ Multiple Cert.
• ระบบโมดูลการค้นหา และตรวจสอบ Log
• สนับสนุนระบบ Multi Tenant ไม่จำกัด
• สนับสนุนการ Sign แบบใช้ Password
• ระบบ Permission ทั้งสำหรับ Single Tenant และ Multi Tenant
• สนับสนุนทั้งระบบ Code base deploy และ Docker Base ใช้ได้ทั้ง Monolith และ Micro Service Architecture