ไขข้อข้องใจ โปรแกรม ISO เหตุใดจึงมีความสำคัญต่อองค์กร

ISO คืออะไร

เมื่อต้องการเปรียบเทียบว่าองค์กร หรือ บริษัทใด มีคุณภาพมากกว่ากัน คงตอบได้ยาก แต่หากมีเครื่องมือใช้วัดเกณฑ์มาตรฐานร่วมกัน คงจะสามารถเปรียบเทียบและหาคำตอบได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ระบบ ISO ก็คือตัวแทนของเครื่องมือดังกล่าวนี้ ปัจจุบันระบบ ISO ถือว่าเป็นเรื่องพื้นฐานของทุกหน่วยงานที่ต้องทำ และ การทำ ISO แบบ Manual เป็นเรื่องเสียเวลามาก ต้องจัดเตรียมเอกสารจำนวนมาก และ ต้องเกี่ยวข้องกับหลายคน

ดังนั้น การเลือกใช้โปรแกรมสำหรับบริหาร ISO จึงเป็นเรื่องที่จะช่วยให้การทำงานในภาพรวมทำได้รวดเร็วและเพิ่มประสิทธิภาพของหน่วยงานได้ชัดเจน ซึ่งตัวเลือกหนึ่งเกี่ยวกับ ISO Solution คือ Office 365 ที่สามารถจัดทำขั้นตอนลงทะเบียนเอกสาร ได้อย่างง่าย ๆ โดยไม่มีค่า license เพิ่มเติม

ระบบ ISO มีมาตรฐานอะไรบ้าง

ISO ย่อมาจากคำว่า International Organization for Standardization เป็นองค์การระหว่างประเทศว่าด้วยมาตรฐาน ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ และอุตสาหกรรมในระดับสากล ถือกำเนิดอย่างเป็นทางการมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1947 สามารถประยุกต์ใช้ได้กับทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ รวมถึงผู้บริโภคด้วย เพื่อพัฒนาองค์กรและเศรษฐกิจ ให้มีจุดมุ่งหมายในการสร้างมาตรฐานระหว่างประเทศให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน

โปรแกรม ISO จะมีการตั้งชื่อเรียกที่ขึ้นต้นด้วย ISO และตามด้วยหมายเลขต่างๆ เพื่อใช้แยกชนิดของมาตรฐานนั้นๆ ตามมาตรฐานสากล โดย ประเภทของ ISO ที่พบเห็นบ่อยๆ ในประเทศไทย คือ

• ISO 9000 มาตรฐานของระบบการบริหารจัดการ เกี่ยวข้องกับงานด้านคุณภาพของผลิตภัณฑ์ และการบริการการ เพื่อช่วยในการปรับปรุงระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน สามารถวัดผล ตรวจสอบได้ และประเมินผลเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าให้ประสบความสำเร็จได้ชัดเจนขึ้น

• ISO 9001 มาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ เกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลขั้นตอน และวิธีการทำงาน ทั้งการออกแบบ พัฒนาการผลิต การติดตั้ง และการบริการ รวมถึงการตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าตรงตามเกณฑ์ที่ระบุไว้ในระบบหรือไม่ เพื่อช่วยแก้ไขข้อผิดพลาด และมีแนวทางในการป้องกันปัญหาเดิมๆ ในปัจจุบันมีการเพิ่มมาตรฐาน ISO 9001: 2015 ซึ่งมีข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการคุณภาพช่วยให้ธุรกิจและองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น และปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

• ISO 9002 มาตรฐานระบบคุณภาพ เกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลเฉพาะการผลิต การติดตั้ง และการบริการเท่านั้น

• ISO 9003 มาตรฐานระบบคุณภาพ เกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลเรื่องการตรวจ และการทดสอบขั้นสุดท้าย

• ISO 9004 มาตรฐานการบริหารงานคุณภาพ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เป็นมาตรฐานที่มีการเปิดเผยกลยุทธ์ และวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดทั่วโลก เพื่อเตรียมเป็นแนวทางให้กับทุกธุรกิจ โดยไม่คำนึงถึงประเภทของธุรกิจ หรือขนาดของธุรกิจ มาตรฐานนี้รวมถึงวิธีการคาดการณ์ความท้าทายในอนาคต และวิธีการช่วยทำให้การดำเนินธุรกิจมีสมรรถนะมากที่สุดด้วย

• ISO 14000 เป็นระบบมาตรฐานระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม มุ่งเน้นให้องค์กรมีการพัฒนาปรับปรุงสิ่งแวดล้อม

• ISO 18000 มาตรฐานระบบการจัดการอาชีวอนามัย และความปลอดภัย

• ISO27001 มาตรฐานการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล ที่เริ่มมีบทบาทมากยิ่งขึ้นในยุคดิจิตอล

Fusion Solution ให้บริการติดตั้ง และพัฒนา Implement Software โปรแกรม ISO (ISO Document ) ใช้งานง่ายสำหรับการลงทะเบียนเอกสาร หรือ Workflow ( By Power Automate ) โดยทีมงานที่มีประสบการณ์นานกว่า 15 ปี ด้านระบบ Document Management เราพร้อมให้บริการพัฒนาระบบบน Office 365 ที่ประหยัดค่า License โดยไม่ต้องซื้อ License อะไรเพิ่มเติม ในทุกรูปแบบตามมาตราฐาน Microsoft Gold Partner และ CMMi

ไม่เพียงเท่านั้น ยังมีมาตรฐาน ISO 29110 (Software Engineering-Lifecycle Profiles for Very Small Enterprises (VSE) ซึ่งเกี่ยวข้องกับ Fusion Solution โดยตรง เนื่องจากเป็นมาตรฐานที่ให้การรับรองคุณภาพการบริหารงาน หรือผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ให้แก่องค์กร หรือ หน่วยงานด้าน software เพื่อให้มีกระบวนการในการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เป็นระบบ ทั้งกระบวนการด้านการบริหารโครงการ (Project Management) และกระบวนการด้านการสร้างซอฟต์แวร์ (Software Implementation) มาตรฐานนี้จะช่วยให้องค์กรมีการบริหารจัดการคุณภาพ และบริการด้านซอฟต์แวร์ให้มีศักยภาพ สร้างความเชื่อถือ รวมถึงภาพลักษณ์อันดี เพื่อเพิ่มโอกาสเติบโตทางธุรกิจขององค์กรด้วย

การใช้งานโปรแกรมกับระบบ ISO​

• การจัดการระบบลงทะเบียนเอกสารตามขบวนการ ISO
• Work Flow
• ระบบป้องกันการแก้ไขเอกสาร
• ระบบ Version Control
• ระบบ Share Document
• ระบบ Log สำหรับตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล
• ระบบการ Check Out เอกสาร สำหรับป้องกันการแก้ไข
• ระบบ Approve เอกสารสำหรับ การนำเสนอแบบสาธารณะ
• ระบบการ View Document Online
• ระบบแจ้งเตือน เมีอมีการแก้ไขเอกสาร ISO
• ระบบ Meta Data สำหรับการค้นหาข้อมูล
• ระบบ Search แบบ Full Text Search ช่วยในการค้นหาข้อมูล
• รูปแบบการใช้งานที่คุ้นเคย เพราะ Interface คล้าย ชุด Office

ทำไมบริษัทต้องทำ ISO

ปัจจุบันกระแสการลดกระดาษ (Paperless) กำลังมาแรง หลายๆ องค์กรจึงต้องการเปลี่ยนการใช้งานกระดาษ ให้มาอยู่ในรูปแบบดิจิตอล แน่นอนว่าการเปลี่ยนแปลงย่อมมีปัญหา และการสร้างมาตรฐานใหม่ๆ ตามมา ดังนั้น โปรแกรม ISO Document จึงเข้ามาเพื่อช่วยให้การทำงานขององค์กรต่างๆ สะดวกง่ายดายขึ้น เพราะมีระบบการค้นหาเอกสาร จัดเรียงเอกสารเป็นปัจจุบัน ง่ายต่อการใช้งาน ไม่สับสน ยิ่งเทคโนโลยีทุกวันนี้มีการเก็บข้อมูลบนระบบ Cloud ทำให้ราคาไม่แพงอย่างที่คิด แถมยังดูแลได้อย่างง่ายดาย