เอกสาร ISO กับ M365
Fusion Solution ให้บริการติดตั้ง และพัฒนา Implement Software ISO Document ใช้งานง่าย สำหรับการลงทะเบียนเอกสาร หรือ Work Flow โดยทีมงานที่มีประสบการณ์นานกว่า 15 ปี ด้านระบบ Document Management ทั้งการใช้งานในรูปแบบ On Premises หรือ Cloud เราพร้อมให้บริการพัฒนาระบบบน SharePoint ในทุกรูปแบบตามมาตราฐาน Microsoft Gold Partner และ CMMi ยิ่งหากองค์กรใดมีการใช้งาน License ของ Microsoft 365 ยิ่งสะดวกในการจัดการ เอกสาร ISO กับ M365 มากขึ้น เช่น
- เอกสาร DAR (Register New Document ,Update Document ,Cancel ,Change Permission )
- ระบบจัดเอกสารเอกสาร ISO (ระบบค้นหา ,ควบคุมการเข้าถึงเอกสาร ,แจกจ่ายเอกสาร )
การจัดการเอกสาร ISO
เอกสารระบบคุณภาพ ISO 9001 เป็นสิ่งที่ระบุขั้นตอน และวิธีการทำงานไว้ เพื่อแสดงรายละเอียดของการจัดวางระบบบริหารงานเพื่อประกันคุณภาพ และความมีประสิทธิภาพของการดำเนินงานภายในองค์กร ถือเป็นมาตรฐานสากลที่ทั่วโลกให้ความสำคัญ ระบบนี้ทำให้มั่นใจได้ว่า กระบวนการต่างๆ ได้รับการควบคุม และสามารถตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามที่กำหนดไว้ในระบบได้ เพื่อให้เชื่อมั่นได้ว่าบุคคลากรในองค์กร รู้หน้าที่ความรับผิดชอบ และขั้นตอนต่างๆ ในการปฏิบัติงาน
โดยจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมให้ความรู้ และทักษะในการปฏิบัติงานแก่ผู้ปฏิบัติงาน เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด และเป็นแนวทางไม่ให้เกิดความผิดพลาดซ้ำเดิมในอนาคต ซึ่งถือเป็นพื้นฐานหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งสู่การพัฒนาที่ยั่งยืนได้
ระบบบริหารงานคุณภาพ (Quality Management System: QMS) เป็นมาตรฐานที่มีการปรับปรุงข้อกำหนดใหม่ ช่วยในการปรับปรุงภาพรวมประสิทธิภาพขององค์กร ช่วยให้องค์กรมีความสามารถในการผลิตสินค้า และให้การบริการตรงตามความต้องการของลูกค้า รวมถึงข้อกำหนดทางกฏหมาย หรือกฏระเบียบที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า สามารถบริหารจัดการความเสี่ยง และโอกาสที่เกี่ยวข้องกับบริบทและวัตถุประสงค์ขององค์กร และจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการความท้าทายต่างๆรวมถึงความต้องการและความคาดหวังในอนาคต ในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
*************************************************************************************************************************************
ข้อกำหนดเกี่ยวกับเอกสาร ISO
การกำหนดนโยบายคุณภาพและวัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ มีความสำคัญต่อการจัดการคุณภาพโดยรวมของทั้งองค์กร กล่าวคือ เมื่อมีคู่มือคุณภาพที่กำหนดระเบียบปฏิบัติ และนโยบายไว้ ผู้บริหารก็จะใช้เป็นแนวทางในการกำหนดให้ผู้ปฏิบัติดำเนินการตามลำดับเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายหลักที่วางไว้ เรียกหลักการนี้ว่า “Policy Deployment”
มาตรฐาน ISO เสนอคำแนะนำสำหรับข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามเกี่ยวกับการควบคุมเอกสาร โดย ระบบการจัดการคุณภาพของ SHAREPOINT (QMS) มีคุณลักษณะ ดังต่อไปนี้
- เอกสารจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนนำไปเผยแพร่ โดย SharePoint มีฟังก์ชั่นการทำงาน เช่น Library เอกสาร และ Workflow เพื่อใช้ในการกำหนดขั้นตอนการอนุมัติเอกสารแบบอัติโนมัติได้
- เอกสารจะต้องตรวจสอบ /ดูแล /อนุมัติใหม่ หรือลบออกหลังจากกำหนดระยะเวลา โดยองค์กรที่มี M365 สามารถสร้าง Microsoft flow ที่จะใช้ตัวจับเวลาเพื่อตรวจสอบวันที่ตรวจสอบเอกสารเป็นประจำ หากเอกสารผ่านวันที่ตรวจสอบแล้วสามารถเริ่มกระบวนการตรวจสอบได้
- เอกสารเวอร์ชันล่าสุดต้องพร้อมใช้งาน โดยฟังก์ชันการทำงานของ SharePoint สามารถกำหนดการเปิดใช้งานแบบร่างการทำงานกับฟังก์ชั่นเช็คอิน /เช็คเอาท์และแสดงเฉพาะเวอร์ชันหลักสำหรับผู้ใช้ปลายทางได้
- สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของเอกสารได้ โดย SharePoint สามารถตั้งค่าเวอร์ชั่นของเอกสารได้ ผู้ใช้งานสามารถเลือกดูได้ว่าเอกสารแต่ละชุด ชุดใดมีการแก้ไขบ้าง หรือหากเมื่อมีการแก้ไขแล้ว และต้องการเรียกคืนข้อมูลชุดเดิมเมื่อเกิดข้อผิดพลาด ก็สามารถตั้งค่าเอกสารกลับไปที่เวอร์ชั่นก่อนหน้าได้ทันที
- ควบคุมและตรวจสอบเอกสารภายนอก เอกสารที่ถูกสร้างขึ้นใน SharePoint Online สามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอก และพวกเขาสามารถอัพโหลดเอกสารได้โดยตรง โดยไม่จำเป็นต้องย้ายเอกสารจากไฟล์แนบอีเมลด้วยตนเองไปยังโฟลเดอร์ หรือ สแกนกระดาษที่คุณได้รับจากซัพพลายเออร์ของคุณอีกต่อไป
- หยุดการใช้เอกสารที่ไม่จำเป็นได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเข้าถึงเอกสารมีความต่อเนื่อง สามารถเข้าถึงได้โดยง่าย
*************************************************************************************************************************************
ข้อดีของการเก็บเอกสาร ISO ด้วย Microsoft 365
- สามารถจะจัดเก็บเอกสารได้ใน OneDrive for work สำหรับที่ทำงาน โรงเรียน หรือ ใน Library site ทีมขององค์กรคุณ โดยสามารถแชร์ไฟล์ออนไลน์ร่วมกันได้ตามความต้องการ
- ค้นหาเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ติดตามเอกสารเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
- สะดวกในการดูเอกสารที่บุคคลอื่นแชร์ร่วมกับคุณ เช่น สามารถดูรายการของเอกสารที่คุณเปิดล่าสุดได้ทันที
- สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเอกสารต่างๆ เพื่อทราบสถานะของเอกสารเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง แก้ไขได้ เช่น เมื่อมีเอกสารใดเอกสารหนึ่งถูกลบ คุณจะได้รับข้อความแจ้งเตือนผ่านอีเมลล์ ซึ่งสามารถตั้งค่าความถี่ในการแจ้งเตือนได้
- ติดตามไซต์เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง จะเป็นประโยชน์อย่างมากเมื่อคุณเป็นสมาชิกอยู่ในทีมหลายๆ ไซต์ขององค์กร เมื่อคุณต้องการติมตามไซต์ของทีมใด ไซต์นั้นจะแสดงรายการบนหน้าไซต์ส่วนตัวของคุณ ทำให้คุณสะดวกในการเข้าถึงไซต์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วจาก OneDrive
- สามารถเลือกไปที่ Library เอกสาร ในไซต์ทีมที่คุณกำลังติดตามได้ คุณสามารถแสดงรายการของทีมไซต์ที่คุณกำลังติดตามใน Microsoft 365 และนำทางไปยัง Library เอกสารบนไซต์เหล่านั้นได้
*************************************************************************************************************************************
ความปลอดภัยเมื่อเก็บเอกสาร ISO บน Microsoft 365
สำหรับหน่วยงานที่ใช้งาน Microsoft 365 จะมีหนึ่งใน Service ที่สำคัญ คือ Azure Information Protection (AIP) เพื่อใช้ป้องกันข้อมูลภายในองค์กร (มีค่าใช้จ่ายต่อเดือนเพิ่มเติม) โดยระบบ AIP นี้ จะช่วยให้ผู้ใช้งานปกป้องการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาตได้ ทั้งจากภายใน และภายนอกองค์กร เนื่องจากมีนโยบายการเข้ารหัสรักษาความลับ ส่งผลให้ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าข้อจำกัดนโยบายที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดายด้วยการดำเนินการเพียงครั้งเดียว
- ช่วยปกป้องอีเมลจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยการนำตัวเลือก AIP และมีระบบแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารถูกส่งออกไปภายนอกองค์กร
- เพิ่มความปลอดภัยของไลบรารี SharePoint ของคุณ โดยใช้ AIP ในการตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสม
- ช่วยรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ ไฟล์ของคุณจะได้รับการปกป้อง ไม่ว่าคุณจะดูไฟล์โดยใช้ Office Online หรือ ดาวน์โหลดไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ต่างๆ ของคุณ
- การผนวกรวมเข้ากับเอกสาร Office ได้อย่างราบรื่น จะช่วยปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กรของคุณ
- นำเทมเพลตแบบกำหนดเองไปใช้ ตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ นอกเหนือจากการใช้เทมเพลตการป้องกันเริ่มต้น
- มอบการเข้ารหัสลับที่คาดเดาได้ยากโดยอัตโนมัติ พร้อมโครงสร้างพื้นฐานที่คุ้มค่ากับราคา มีระบบ Login แบบหลายขั้น เพื่อป้องกันคนภายนอกเข้าถึงเอกสารสำคัญขององค์กรคุณ
- จัดการข้อมูลสำคัญอย่างง่ายดาย โดยใช้กฎการส่งผ่าน Exchange แบบดำเนินการครั้งเดียว
- ถอดรหัสลับและอ่านอีเมลที่เข้ารหัสลับได้อย่างมั่นใจ โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์
- ส่งข้อความที่เข้ารหัสลับและป้องกันสิทธิ์ ถึงบุคคลภายในและภายนอกองค์กรของคุณ (รวมถึงผู้ใช้ Microsoft 365 แอปพลิเคชันอีเมลที่ไม่ใช่ของ Microsoft 365 และบริการอีเมลบนเว็บ เช่น Gmail.com และ Outlook.com)
