ติดตั้ง workflow แบบง่ายๆ

อยากได้ Workflow แต่ไม่รู้จะเริ่มยังไงดี เพราะเดียวนี้ใครๆ ก็อยากทำ Paperless แล้วก็ส่งให้ขออนุมัติผ่าน Mail แล้วก็กด อนุมัติกันได้เลย ผู้บริหารจะได้มีเวลาไปคิดเรื่องอื่นมากขึ้น แทนการมาเสียเวลาเดินทางไปบริษัทเพื่อไป เซ็นต์เอกสาร แต่หลายที่ก็ติดว่าจะทำ workflow แบบนี้จะยากเกินหรือป่าว ถ้าเป็นแต่ก่อนผมก็คิดว่ายากครับ แต่เดี๋ยวนี้มันง่าย มาก ๆ ครับ

เพราะตอนนี้ Microsoft 365 หรือ ชื่อเดิม Office 365 เค้าให้เครื่องมือในการสร้าง Flow มาให้เราเรียบร้อยแล้ววว

เครื่องมือตัวนี้ก็คือ Microsoft Power Automate นั่นเอง

การใช้เครื่องมือไม่ยาก ผมมี Clip สอนให้แล้ว แต่ความเข้าใจการใช้งานของ Workflow เป็นเรื่องที่เราต้องทำความเข้าใจว่า workflow ใน Computer นั้น เราต้องรู้จักธรรมชาติของเค้า ถ้าเรายอมรับในธรรมชาติของ workflow แล้วทุกอย่างก็เป็นเรื่องง่ายครับผม ซึ่งถ้าเราไม่สามารถยอมรับได้ การทำ workflow มาใช้ในบริษัท ก็จะเป็นเรื่องยากมากๆ เช่นกัน

ไม่มีการทำ workflow แบบกระโดดไปมา

ในชีวิตการทำงานของเรา อาจจะมีเอกสารบางอย่างที่ส่งไปขออนุมัติแล้ว ส่งกลับมาแก้ไขแล้วก็ส่งไปขอใหม่ แล้วก็อาจจะส่งกลับไปกลับมา หลายรอบกว่าจะจบ แต่ว่าในระบบ workflow เราไม่ควรให้ทำแบบนี้ เพราะจะมีผลเสียหลายอย่าง เช่น

• การพัฒนาทำได้ยาก และอาจจะถึงขั้นทำไม่ได้
• มีโอกาสเกิด Bug ได้สูงมาก
• ระบบไม่เสถียน อาจจะทำให้ระบบมีปัญหาที่เป็นแบบ 3 วันดี 4 วันไข้ แล้วก็หาสาเหตุไม่ได้

สำหรับเหตุที่ ควรเป็น workflow แบบเดินไปข้างหน้า ถ้าไม่ถูกต้องก็มีปุ่มยกเลิก นั้น ก็เพราะ ข้อมูลนั้นไม่ได้อยู่ในกระดาษอีกแล้ว ข้อมูลจะมีช่องให้กรอกแบบเฉพาะ ในบางช่องมีการทำ Validate Data ไว้เป็นอย่างดีทำให้ ข้อมูลที่ขออนุมัติมา โอกาสที่จะไม่ครบหรือกรอกผิด แทบจะไม่มีเลย ดังนั้นโอกาสที่ต้องส่งกลับไปกลับมาจึงเกิดได้ยาก

กดปุ่ม Approve

ถ้าเป็นเอกสารกระดาษ ในทุกขั้นตอนก็ต้องมีคนเซ็นต์เป็นการยืนยันเรื่องการ อนุมัติเอกสารแต่ในโลกของ Digital ลายเซ็นต์ไม่ใช่วิธีการยืนยันตัวอีกต่อไป ดังนั้นถ้าเราทำ workflow แล้วยังต้องการลายเซ็นต์ อีกจะเป็นการผิดธรรมชาติของโลก Digital ทำให้การนำ workflow มาใช้ทำได้ยาก และก็มีสาเหตุที่เราควรจะยอมรับเรื่องนี้ เช่น

• ทำให้การ Approve เร็วขึ้น ลองนึกดูว่าเรามีเอกสารที่ต้องอนุมัติอะไรบ้าง ซึ่ง 80 % ของเรื่องที่ต้องอนุมัติเป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว การยอมรับการกด ปุ่ม Approve จะทำให้การทำงานของเราเร็วขึ้น และสามารถกด Approve ได้ใน Mail ทันที
• ปลอดภัยกว่า เรามั่นใจในลายเซ็นต์เพราะเราทำมานานจนชิน แต่ถ้าถามว่าเรารู้ได้อย่างไรว่าลายเซ็นต์เป็นของตัวคนๆ นั่นจริง ๆ ก็น่าจะยากที่จะยืนยัน แต่ระบบการ Approve ใน Computer นั้นมีวิธีการยืนยันตัวในหลายขั้นตอน ทั้ง User , Password , OTP , คำถาม และอื่นๆ อีกมาก ซึ่งถ้าคิดดูจริง ๆ มีความน่าเชื่อถือกว่าลายเซ็นต์มาก
• ระบบ Log ที่เก็บทุกเรื่องที่เกิดขึ้นกับในระบบ และ มีขั้นตอนการป้องกันการแก้ไข (อย่างของ Microsoft จะมี Log ที่เราไม่สามารถเข้าไปแก้ไขได้ )

อย่าแปลงข้อมูลกลับมาเป็นกระดาษ

หลายที่ที่จบ workflow แล้วต้องการ Print กระดาษเก็บไว้ อันนี้ก็เป็นเรื่องของความเคยชิน เช่นกัน แต่ในหลายครั้งที่ข้อมูลถูกเก็บไว้อย่างซับซ้อนมาก การจะนำข้อมูลกลับมาจัดรูปแบบในกระดาษใหม่เป็นเรื่องที่ยากพอควร และบางครั้งก็อาจจะทำได้ไม่สวยเหมือนกับที่เราสามารถจัดหน้าได้ใน word , excel แบบนี้

ถ้าเรากลัวว่าข้อมูลจะหาย ผมขอแนะนำวิธีการ Backup Data จะเป็นวิธีที่เหมาะสมกว่าในโลก Digital ครับ เพราะวันนี้เราลองมาเปรียบเทียบ ระหว่างตัวเลขเงินในธนาคาร ของ Book Bank กับ ใน App Bank เรามั่นใจอะไรมากกว่ากันครับ

โลกปัจจุบัน ข้อมูล Digital ถือว่าเป็นของจริงแล้วนะครับ อะไรที่ Print ออกมาเป็นกระดาษได้ไม่ได้ถือว่าเป็นสิ่งที่น่าเชื่อถือเป็นอันดับหนึ่งอีกต่อไปแล้ว