Office Paperless นับเป็นความฝันของบริษัท มานานที่จะยกเลิกการใช้งานเอกสารที่ยุ่งยาก ล่าช้า และ ไม่สะดวกในทุกๆวันของการทำงาน
แต่จะมีบริษัท ซักกี่ที่ที่สามารถทำ Paperless ได้อย่างจริงจัง ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ก็ยังไม่สามารถที่จะลดการใช้กระดาษได้จริง แถมบางที ยังมีมากขึ้นกว่าเดิมอีก
แต่ในยุคนี้ ปี 2020 หน่วยงานที่มีบทบาทสำคัญที่ทำให้กระแส Paperless กลับมาอีกครั้งคือ กรมสรรพากร ที่ทำระบบ E-tax ทำให้หน่อยงานสามารถออกเอกสาร Invoice เป็น Electronic ได้อย่างจริงจัง สามารถลดการ Print เอกสาร และ ค่าใช้จ่ายในการส่ง ได้หลายล้านบาทต่อปี
เอกสารที่นิยมทำ Paperless
ในบริษัทมีเอกสารหลายแบบที่นิยมทำเป็น Paperless ตัวอย่างเช่น
- Form สำหรับทำคำขอต่าง ๆ ในบริษัท
- Form เก็บข้อมูลในการทำงาน เช่นการบันทึกผลการปฏิบัติงาน
Fusion Service
- ให้บริการ E-Signature สำหรับการทำ Paperless โดยครอบคลุมตั้งแต่ การออกแบบเอกสาร E-Form , Process การทำงานของ Workflow รวมถึงการ Stamp E-Signature ให้กับเอกสาร PDF เพื่อป้องกันการปลอมแปลงข้อมูล
- Solution ที่หลากหลาย ที่เหมาะกับเอกสารแต่ละประเภท เช่น เอกสารภายในบริษัท เอกสารทางบัญชี เอกสารสัญญา ที่มีการจัดการไม่เหมือนกัน
- Solution สำหรับการจัดเก็บเอกสาร ค้นหาเอกสาร และ ขั้นตอนการป้องกันเอกสาร ที่ผ่านมาตรฐาน PDPA มั่นใจได้ 100 % สำหรับเอกสารที่มีความสำคัญ
- Solution Monitor การเข้าถึงเอกสารต่าง ๆ แบบ Realtime ช่วย Admin ในการเฝ้าระวังและการบริหารจัดการ
โดย Technology ที่อยู่เบื้องหลัง ของระบบ เช่น
- CA : certificate authority
- XML
- Cloud Service ( DocuSign )
พวกนี้ทำให้การทำ E-Tax เป็นจริงขึ้นมาในปี 2019
และในยุคที่ทุกอย่าง On Cloud การทำ Paperless ก็สามารถทำได้ง่ายขึ้น จากขบวนการ Implement เอกสารซัก 1 รายการจากที่ทำเป็นเดือน ใช้งบประมาณเป็น หลัก แสน สามารถลดทั้งเวลา และ ค่าใช้จ่ายมาอยู่ใระดับที่ทำได้จริง และ ทำได้ในทุกเอกสารของบริษัท
ด้วย Technology Microsoft SharePoint , Power Apps , Power Automate , Veracity ที่เป็นการทำ Configuration เหมือนกับการ Implement Mail ลดขั้นตอนการ เขียน Code ลงในระดับที่ IT ธรรมดาพอจะทำกันไหว
ทำให้ปี 2020 นี้สามารถทำ Paperless ได้อย่างจริงจังซักทีครับ
สำหรับคุณสมบัติของ Paperless year 2020 จะมีประมาณนี้ครับ
- ป้องกันการแก้ไข
- มี Log สำหรับดูเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดกับเอกสาร
- สามารถส่งเอกสารเพื่อ ขอ Approve
- แจ้งเตือนผ่านระบบ Mail
- กรอกข้อความอัตโนมัติ
- ตรวจสอบเนื้อหาก่อนส่ง
- เปิดดูได้ทุกอุปกรณ์
Veracity : ระบบ E-Signature สำหรับ Paperless
- แพลตฟอร์มทำ Digital Signature แบบสมบูรณ์
- มาตราฐานลงลายมือชื่อ มาตรา 9,26,28 ( ประกาศของ ETDA )
- Web API เพื่อการเชื่อมต่อ ระบบ ERP หรือ Workflow ที่มีใช้อยู่
- ระบบโมดูลลายเซ็นดิจิทัลของ PDF เพื่อส่งให้ผู้ซื้อ
- ระบบโมดูลการจัดเก็บ Certificate แบบ Multiple Cert.
- ระบบโมดูลการค้นหา และตรวจสอบ Log
- สนับสนุนระบบ Multi Tenant ไม่จำกัด
- สนับสนุนการ Sign แบบใช้ Password
- ระบบ Permission ทั้งสำหรับ Single Tenant และ Multi Tenant
- สนับสนุนทั้งระบบ Code base deploy และ Docker Base ใช้ได้ทั้ง Monolith และ Micro Service Architecture
