ข้อดี Paperless
Paperless มีข้อดี อะไรบ้าง สำหรับผู้มีข้อสงสัยประเด็นนี้ แสดงว่า คุณกำลังมีความคิดจะทำอยู่ ใช่หรือป่าวครับ เพราะถ้าไม่มีประเด็นก็คงไม่ต้องมาคุยในประเด็นนี้แน่ ๆ
สำหรับตัวผมเอง การใช้งาน Paperless มีมานานแล้ว แต่เราไม่ได้เรียกว่า paperless นั้นก็คือการใช้ Application ต่าง ๆ เช่น Chat , Mail จะเห็นว่าระบบพวกนี้เป็นระบบที่เราใช้มานานแล้ว แต่เราไม่ได้เรียกว่า Paperless เท่านั้นเอง ถ้าเรามาดูเนื้อแท้ของ Feature ก็คือการส่ง ข้อมูล massage ผ่านระบบ Digital หรือ Paperless นั้นแหละครับ
และทุกคนคงรู้สึกได้ว่า ณ. เวลานี้ ถ้าเราไม่มี Chat หรือ Mail หรือ อื่นๆ ที่อยู่ใน Computer เราคงนึกไม่ออกเลยว่าเราจะทำงานกันยังไง
ดังนั้นเรื่องข้อดี คงไม่ต้องยื่นยันว่ามีดีแน่นอนครับ ถ้าจะสรุปเป็นข้อ เอาที่เป็นสาระสำคัญ ก็คงมีประมาณนี้
- ส่งเร็ว ส่งไว
- สรุปออกมาเป็นรายงานได้ทันที
- หาง่าย
- การจัดเก็บง่าย
- ประหยัดกว่าการส่งข้อมูลด้วยกระดาษ
ดีแบบนี้แพงหรือป่าว
แน่นอนว่าถึงมีข้อดียังไง แต่ถ้าแพงมากเราก็คงไม่ไหว ในปี 2021 นี้ต้องบอกว่า ระบบ Paperless ที่สามารถแทนการใช้กระดาษมาทำ Request ต่างๆ ได้ ตอนนี้ถ้ามีงบประมาณ แค่ 2000 บาทเราก็สามารถสร้างได้แล้วครับ
ดังนั้นสำหรับบริษัท ที่ยังไม่คิดจะทำ Paperless ต้องบอกว่าเราอาจจะแพ้ในการทำธุรกิจก็ได้ เพราะอาจจะมีบริษัทเล็ก ๆ ที่มีความพร้อมในการใช้ Technology ทำงานได้เร็วกว่า ต้นทุนถูกว่ามาแข่งด้วยก็ได้ครับ
เครื่องมือทำ Paperless
ผมขอแนะนำ Office 365 หรือ จะเรียกชื่อให้ถูกก็ เป็น Microsoft 365 ครับ ถ้าบริษัทมี License อยู่แล้ว คุณสามารถทำ Paperless ได้เลยครับ ขอย่ำว่าไม่ต้องเสีย เงินอะไรเพิ่มเติมอีกแล้ว และทาง Fusion มี Service เสริมสำหรับผู้ที่ต้องการซื้อ License ด้วยครับ
