การใช้ระบบ Data Analytic ในการตรวจสอบขั้นตอนจัดซื้อ

เรามีแนวทางในการพิจารณาได้ 2 แบบ

• แนวลึก เทียบกิจกรรมนั้น กับ กิจกรรมใกล้เคียง และหาจุดที่เหมาะสม รวมถึงหาค่าความเบี่ยงเบนที่รับได้
• แนวกว้าง คือ หาความสัมพันธ์ของกิจกรรมนั้น ๆ กับกิจกรรมที่เป็นเหตุเป็นผล ซึ่งจะเป็นการหาความขัดแย้งกันของเหตุและผล

การพิจารณาแบบแนวกว้าง

แนวทางการพิจารณาแบบ แนวกว้าง เช่น การหาความสัมพันธ์ของขบวนการ เช่น คำสั่งเพิ่มการผลิต -> ทำ PR สั่งซื้อวัตถุดิบ -> เทียบข้อเสนอ -> ออกคำสั่งซื้อ -> ส่งของ -> Stock เพิ่ม -> ชำระเงิน

ซึ่งถ้าเราสามารถเชื่อมโยงสิ่งต่าง ๆ จาก ต้นเหตุ ไปเป็นขบวนการต่าง ๆ ได้ เราจะพบว่าทุกอย่างต้องเป็นเหตุเป็นผลซึ่งกันและกัน ซึ่งถ้าพบว่าในขบวนการใดของข้อมูลที่เกิดขึ้น เกิดขึ้นแบบไม่มีที่มา หรือ ขัดแย้งกันต้นเหตุ ในจุดในจุดหนึ่งของขบวนการ เราจะมองเห็นความผิดปกติได้ง่าย

ดูแล้วมันก็ง่าย ๆ แต่ในการทำงานจริงโดยเจ้าหน้าที่ มาไล่ดูข้อมูลจะพบว่าโคตรยาก เพราะเราต้องหาความสัมพันธ์จากหลายระบบ หลายเหตุการณ์ มาพิจารณาจัดเรียงเป็น 1 เส้นทาง แทบเป็นขบวนการที่เป็นไปไม่ได้ เพราะเหตุการ ของแต่ละเหตุผล อาจจะใช้เวลานาน ครึ่งปี เอามาเรียงกันถึงจะจับพบความผิดปกติได้ โดยจากประสบการณ์แล้ว พบว่า การตรวจจับส่วนมากมักจะมีขอบเขตการตรวจสอบ แค่ 1-2 เดือนย้อนหลังเท่านั้น

การพิจารณาแนวลึก

ลองคิดตัวอย่างของสิ่งที่เกิดขึ้น บริษัทหนึ่งต้องการตรวจสอบ การทำงานของแผนกจัดซื้อ แล้วเราเอาเฉพาะขั้นตอนการจัดซื้อมาพิจารณา จะพบว่า การทำงานจะเริ่มที่ได้รับเอกสาร PR แล้วแผนกจัดซื้อ ก็ทำการขอราคาจาก Supplier ทำตารางเทียบ ราคา ออกคำสั่งซื้อ ในกรณีแบบนี้ เราสามารถพิจารณาได้แค่ มุมมอง ที่บอกได้ว่าซื้อ มาแพง ซื้อใครบ่อย แต่ไม่สามารถบอกได้ว่า มีการโกงเป็นขบวนการหรือป่าว

แต่ด้วยระบบการทำงานของ Data Analytic เราสามารถพิจารณาได้ทั้ง แนวลึกและกว้าง พร้อมๆ กัน

กรณีตัวอย่าง

ทำไมเราต้องพิจารณา ทั้ง 2 แนวพร้อม ๆ กัน ลองดูกรณี้ นี้ คือ จัดซื้อ ซื้อสินค้าประจำกับ supplier รายหนึ่งเป็นประจำ ทั้ง ๆ ที่ขบวนการจัดซื้อมีการเปรียบเทียบกับ supplier อื่นๆ ทุกครั้ง คำถามคือ มีการโกง หรือไม่

ลองพิจาณาแนวลึก คือ เทียบข้อมูลย้อนหลัง แล้วพบว่า ราคาที่นำเสนอเป็นราคาที่อยู่ในมาตราฐาน ที่ระบบหาค่าเฉลี่ย ไว้

มาพิจารณาแนวกว้าง พบว่ามีการส่งของล่าช้า และ ของมีปัญหาตอนเข้า Stock เป็นประจำ

ข้อสรุปของกรณีนี้ คือ ไม่โกง แต่ ไม่เหมาะสมที่จะใช้ supplier รายนี้

แต่ในอีกมุมหนึ่ง ในการพิจารณาแนวกว้าง พบว่า ส่งของเร็วและได้มาตราฐาน

ข้อสรุปของกรณี้นี้ คือ ไม่โกงและเหมาะสมที่จะใช้ supplier รายนี้ต่อไป

มาพิจารณาอีกที หลังจากเวลาผ่านไปมีการสืบพบว่า ผู้จัดซื้อกับ supplier มีความสัมพันธ์พิเศษ ซึ่งอาจจะเป็นการหาคู่เทียบหรือแอบบอกราคาให้ supplier แบบนี้ ถือว่าโกงหรือไม่ อันนี้ ก็ต้องบอกว่าโกง แต่ บริษัทได้รับผลประโยชน์ ดังนั้น ผู้จัดซื้อจึงไม่ผิด

แต่ระบบการหามูลค่าของสินค้า ต้องเก่งพอที่จะปรับปรุงหาค่าที่เหมาะสม ให้ทันกับสถานะการณ์ ดังนั้นระบบการหามูลค่าสินค้า ต้องมีแหล่งข้อมูลมากกว่า 1 เพื่อป้องกันการซื้อของที่แพงเกินไป

สนใจ Solution Fraud Click