Sale Order Agents ใน Dynamics 365 Business Central: คู่มือระบบขายอัตโนมัติด้วย AI

ทีมขายในปัจจุบันต้องใช้เวลาไม่น้อยไปกับงานที่ทำซ้ำ ๆ เช่น การอ่านอีเมลจากลูกค้า การดึงรายละเอียดคำสั่งซื้อ การตรวจสอบสินค้าคงคลัง และการสร้างใบเสนอราคาด้วยตนเอง ในธุรกิจที่มีการดำเนินงานอย่างรวดเร็ว ขั้นตอนเหล่านี้อาจทำให้การตอบสนองลูกค้าล่าช้าและเพิ่มความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด

Microsoft Dynamics 365 Business Central ได้เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหานี้ด้วย Sale Order Agents ความสามารถที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งออกแบบมาเพื่อทำงานอัตโนมัติในการจัดการคำขอซื้อสินค้าจากลูกค้าที่ส่งผ่านอีเมล แทนที่จะเป็นเพียงแชทบอททั่วไป Business Central ใช้ Intelligent Agents ที่สามารถโต้ตอบกับข้อมูลการขาย สินค้าคงคลัง และเอกสารต่าง ๆ ได้โดยตรง เพื่อช่วยให้กระบวนการขายตั้งแต่การรับคำขอจนถึงการสร้างร่างเอกสารคำสั่งซื้อเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

Sale Order Agents คืออะไร?

Sale Order Agents คือเครื่องมืออัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI ใน Dynamics 365 Business Central ซึ่งทำหน้าที่ประมวลผลคำขอสั่งซื้อจากลูกค้าที่ส่งเข้ามาทางอีเมล

เป้าหมายหลักคือการลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองของทีมขาย พร้อมเพิ่มความรวดเร็ว ความแม่นยำ และประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้า

เมื่อลูกค้าส่งอีเมลมายังกล่องจดหมายที่กำหนดไว้ ระบบจะทำการวิเคราะห์ข้อความโดยอัตโนมัติ ระบุรายการสินค้าและจำนวนที่ต้องการ ตรวจสอบสินค้าคงคลัง และสร้างร่างเอกสาร Sales Quote หรือ Sales Order เพื่อรอการตรวจสอบจากทีมขาย

Sale Order Agents ทำงานอย่างไร

กระบวนการทำงานเริ่มต้นขึ้นเมื่อ ลูกค้าส่งอีเมลมายัง Shared Mailbox ที่กำหนดไว้สำหรับการรับคำสั่งซื้อและได้รับการตั้งค่าใน Business Central โดยเฉพาะ จากนั้นระบบจะเริ่มดำเนินการประมวลผลคำขอโดยอัตโนมัติทันที.

1. การติดตามอีเมลอัตโนมัติ(Email Monitoring)

Agent จะเฝ้าติดตามกล่องจดหมายที่กำหนดไว้ตลอดเวลา

ทันทีที่มีอีเมลใหม่เข้ามา ระบบจะเริ่มกระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยทันที

2. การวิเคราะห์ข้อมูลด้วยAI (AI-Powered Data Analysis)

เมื่อได้รับอีเมล ระบบจะใช้ AI เพื่อทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้าและดึงข้อมูลสำคัญออกมา เช่น

• รายการสินค้าหรือรหัสสินค้า
• จำนวนที่ต้องการสั่งซื้อ
• ความต้องการด้านการจัดส่ง
• ข้อมูลจากไฟล์แนบประเภท PDF หรือรูปภาพ

3. การตรวจสอบสินค้าคงคลังและการจัดส่ง(Inventory and Delivery Checks)

Agent จะตรวจสอบปริมาณสินค้าคงเหลือในระบบ และใช้ฟังก์ชัน Capable to Promise (CTP) ของ Business Central เพื่อคำนวณวันที่จัดส่งที่สามารถดำเนินการได้จริง

4. การสร้างเอกสารร่างอัตโนมัติ(Draft Document Creation)

จากข้อมูลที่ถูกดึงและวิเคราะห์ ระบบจะสร้างเอกสารร่างโดยอัตโนมัติ เช่น

• Sales Quote
• Sales Order

จากนั้นเอกสารเหล่านี้จะถูกส่งเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติตามนโยบายขององค์กร

5. การตรวจสอบและยืนยันโดยมนุษย์(Human Review and Finalization)

พนักงานขายสามารถตรวจสอบเอกสารที่ระบบสร้างขึ้น แก้ไขรายละเอียดเพิ่มเติมหากจำเป็น และส่งการยืนยันขั้นสุดท้ายให้กับลูกค้า

คุณสมบัติเด่นของ Sale Order Agents

ตารางด้านล่างแสดงความสามารถสำคัญที่องค์กรสามารถนำไปใช้งานได้ 

ประโยชน์ของ Sale Order Agents

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ทีมขายไม่จำเป็นต้องเสียเวลาคัดลอกข้อมูลจากอีเมลเข้าสู่ระบบ ERP อีกต่อไป งานด้านเอกสารและงานธุรการที่ทำซ้ำ ๆ สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานมีเวลามากขึ้นในการดูแลลูกค้าและสร้างรายได้ให้กับธุรกิจ 

เพิ่มความแม่นยำ 

การบันทึกคำสั่งซื้อด้วยตนเองมักก่อให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น 

• จำนวนสินค้าไม่ถูกต้อง 
• ลืมเพิ่มรายการสินค้า 
• คำนวณข้อมูลผิดพลาด 

Sale Order Agents ช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ด้วยการดึงและประมวลผลข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ

ให้บริการลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

เมื่อคำขอจากลูกค้าถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ลูกค้าจะได้รับใบเสนอราคาและการตอบกลับได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าและเพิ่มโอกาสในการปิดการขาย

รองรับการเติบโตของธุรกิจ

เมื่อปริมาณคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้น องค์กรสามารถรองรับงานได้มากขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนพนักงานธุรการในสัดส่วนเดียวกัน

การเตรียมความพร้อมก่อนใช้งาน

ก่อนเปิดใช้งาน Sale Order Agents องค์กรควรเตรียมความพร้อมในด้านต่าง ๆ ดังนี้

• จัดเตรียม Shared Mailbox
  สร้างกล่องจดหมายกลางที่ลูกค้าจะใช้สำหรับส่งคำขอซื้อสินค้า
• กำหนดสิทธิ์การใช้งาน
  ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้งาน Business Central และบริการที่เกี่ยวข้องมีสิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมายและข้อมูลการขายที่จำเป็น
• กำหนดนโยบายการอนุมัติ
  องค์กรควรกำหนดระดับของระบบอัตโนมัติที่ต้องการใช้งาน

บางองค์กรอาจต้องการให้มีการตรวจสอบทุกเอกสารก่อนอนุมัติ ขณะที่บางองค์กรอาจเปิดให้ลูกค้าที่มีความน่าเชื่อถือสูงได้รับการประมวลผลอัตโนมัติมากขึ้น

รูปแบบค่าใช้จ่าย (Credit-Based Pricing)

Sale Order Agents ใช้ระบบคิดค่าบริการตามจำนวนเครดิตที่ใช้งาน

การดำเนินการแต่ละประเภทจะใช้เครดิตแตกต่างกัน เช่น

โมเดลนี้ช่วยให้องค์กรสามารถขยายการใช้งานได้ตามปริมาณงานจริง พร้อมควบคุมต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างการใช้งานจริง

สมมติว่าลูกค้าส่งอีเมลดังนี้

คำขอจากลูกค้า

“กรุณาจัดทำใบเสนอราคาสำหรับสินค้า Item A จำนวน 50 ชิ้น และ Item B จำนวน 20 ชิ้น โดยต้องการรับสินค้าภายในวันศุกร์หน้า”

Business Central สามารถดำเนินการได้โดยอัตโนมัติ ดังนี้

• อ่านอีเมลโดยอัตโนมัติ
• ดึงข้อมูล “Item A – 50 ชิ้น” และ “Item B – 20 ชิ้น”
• ตรวจสอบสต็อกสินค้าและความเป็นไปได้ในการจัดส่ง
• สร้างร่าง Sales Quote พร้อมวันที่จัดส่งที่คำนวณแล้ว
• ส่งต่อให้พนักงานขายตรวจสอบและอนุมัติอย่างรวดเร็ว

งานที่เดิมอาจใช้เวลาหลายนาทีหรือมากกว่านั้นในช่วงที่มีคำสั่งซื้อจำนวนมาก สามารถลดลงเหลือเพียงกระบวนการที่รวดเร็วและเป็นอัตโนมัติอย่างมาก 

สรุป

Sale Order Agents เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของการนำ AI มาประยุกต์ใช้ในระบบ ERP อย่างเป็นรูปธรรมและสร้างคุณค่าได้ทันที 

แทนที่จะเข้ามาแทนที่ทีมขาย เทคโนโลยีนี้ช่วยลดภาระงานธุรการที่ซ้ำซ้อน ทำให้ทีมสามารถตอบสนองลูกค้าได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น 

สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Dynamics 365 Business Central การนำ Sale Order Agents มาใช้สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ลดข้อผิดพลาด และสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับลูกค้า ขณะเดียวกันยังคงให้มนุษย์เป็นผู้ควบคุมและตัดสินใจในขั้นตอนสำคัญของกระบวนการขาย