What is SOP
SOP คือ Standard Operation Process แปลเป็นไทยง่าย ๆ ก็คือ มาตราฐานการปฏิบัติงาน แล้วทำไมต้องมี SOPs มาตรฐานการปฏิบัติงานมีไว้เพื่ออะไร คำตอบคือ “เพื่อลดความผิดพลาดในการปฏิบัติงานนั่นเอง” ปกติจะเป็นเอกสารที่อยู่ในระบบ ISO แต่ในเอกสารมักจะไม่มีรายละเอียด เล็ก ๆ ที่เป็นสาระสำคัญ หรือ อาจจะมีแต่ ผู้ปฏิบัติงานก็อาจจะไม่เข้าใจ ยิ่งเป็นเอกสารที่แปลมาจากภาษาต่างประเทศ ยิ่งทำความเข้าใจยากเข้าไปอีก ดังนั้นเอกสารจึงยังไม่พอสำหรับการทำให้พนักงานเข้าใจในวิธีการทำงานที่แท้จริง
เอกสารที่ไม่มีคุณภาพ
นำมาซึ่งปัญหาหลายอย่างในการทำงาน เช่น การเสียเวลาในการทำความเข้าใจ ยิ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติ การเขียนอธิบายที่ต้องมีการจิตนาการแล้ว ประสิทธิภาพของการสื่อสาร ก็ทำได้ไม่ดีมากขึ้นไปอีก ตัวอย่างผลกระทบ เช่น
- พนักงานทำงานผิดพลาด
- พนักงานเสียเวลาในการทำความเข้าใจ
- ผลผลิตเสียหาย
- ความล่าช้าที่เกิดจากการทำงานพลาด
- ผลงานไม่ได้มาตราฐานตามที่ต้องการ
ส่วนประกอบเอกสาร
โดยพื้นฐานควรมีส่วนประกอบหลักดังนี้
- จุดประสงค์: ระบุจุดประสงค์ของงานชัดเจน รวมถึงเป้าหมายของงาน หรือ สิ่งที่ SOP ตัวนี้สามารถแก้ไขได้
- ขั้นตอน: กำหนดแนวทางว่าจะทำงานนั้น ๆ ให้สำเร็จ แจกแจงเป็นขั้นเป็นตอน เรียงลำดับชัดเจน ให้เข้าใจง่าย
- ขอบเขตของงาน: ควรระบุขอบเขตของงานเพื่อให้ SOP แต่ละตัวไม่ก้าวก่ายกัน
- ผู้รับผิดชอบ: แม้ จะดีอย่างไร แต่หากไม่รู้ผู้รับผิดชอบในงานนั้น ๆ จะทำให้พนักงานแต่ละคนคิดว่านี่อาจไม่ใช่งานที่เขาต้องทำ เกิดปัญหาที่ว่ามี SOP แต่ไม่มีผู้ปฏิบัติ
การเขียนมาตรฐานการปฏิบัติงานหรือ SOPs
จุดมุ่งหมายของการเขียนมาตรฐานการปฏิบัติงาน คือ เพื่ออธิบายถึงเอกสารควบคุมคุณภาพ เช่น เอกสารด้านมาตรฐานการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นต้น เกี่ยวกับองค์ประกอบ โครงสร้าง เนื้อหา เพื่อให้เอกสารคุณภาพเป็นระบบเดียวกัน เอกสารควรแสดงถึงขั้นตอนโดยละเอียดเพื่อการปฏิบัติงานที่ถูกต้องตรงกันทั้งองค์กร เอกสารอาจประกอบด้วย
- General SOPs หมายถึง มาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับการบริหารจัดการต่างๆ เพื่อสนับสนุนงาน Operation ซึ่งหากองค์กรใดทำงานเป็น Project Base และ SOPs ขององค์กรอาจเขียนเป็นภาพรวมสำหรับทุกโครงการ
- Instrument SOP หมายถึง มาตรฐานการปฏิบัติงานสำหรับวิธีการใช้และการบำรุงรักษาเครื่องมือต่างๆ ที่มีภายในองค์กร
เอกสารใน SOPs อย่างน้อยควรประกอบด้วย
- Work Instruction หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- Card file หมายถึง วิธีการปฏิบัติงานที่ตัดตอนมาจากมาตรฐานการปฏิบัติงานหลัก เพื่อให้สะดวกในการปฏิบัติตามได้อย่างรวดเร็ว ณ จุดใช้งานได้ อาจจัดทำในรูปใดๆให้เหมาะสมกับการใช้งาน เช่น แผ่นป้าย แผ่นโปสเตอร์ เป็นต้น
- Worksheet แบบบันทึกการปฏิบัติงาน หมายถึง แบบบันทึกที่ใช้บันทึกข้อมูลจากการปฏิบัติงานตามมาตรฐานการปฏิบัติงาน
- Form แบบฟอร์ม หมายถึง แบบบันทึกที่ใช้บันทึกข้อมูลจากการปฏิบัติงานตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน และแบบบันทึกข้อมูลอื่นๆ ซึ่งอาจไม่ได้ใช้ในการปฏิบัติงานตามขั้นตอนหรือตามมาตรฐาน
- Log Book สมุดบันทึก หมายถึง เอกสารที่บันทึกรายละเอียดการปฏิบัติงานโดยละเอียด
ข้อมูลแบบ Video สามารถจัดการปัญหาได้แบบง่ายๆ
ปัจจุบัน เราอยู่ในยุคที่การสื่อสาร ไม่จำเป็นต้องมีรูปแบบ เฉพาะ เอกสารอีกต่อไป เราสามารถใช้รูปแบบสื่อที่เป็น Video ในการอธิบายการทำงานต่าง ๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น และ Fusion ก็มี Solution ด้านการจัดการ Video สำหรับการฝึกอบรม ที่ชื่อ Seed
เอกสารก็ยังต้องมีอยู่ แต่การใช้เอกสารจะเป็นลักษณะการใช้เพื่อ Reference และ จัดทำแบบ Clip ที่เป็นแบบ Video แสดงการทำงานที่ถูกต้อง จะได้ประสิทธิภาพที่มาก กว่าเพราะเข้าใจได้ง่าย
สนใจ Solution ด้านการฝึกอบรม Seed Click
