โปรแกรมระบบจัดซื้อ
บริษัท fusion ขอนำเสนอเครื่องมือในการทำงาน โปรแกรมระบบจัดซื้อ แบบ Automate โดยการแปลงขบวนการที่เป็น manual มาเป็นการทำงานด้วย ระบบ E-Form และ Automatic ตัวอย่างเช่น สำหรับเจ้าหน้าที่จัดซื้อ สิ่งที่ต้องทำเป็นประจำคือ การติดต่อประสานงานกับ Supplier จำนวนมาก และ ช่องทางการสื่อสารก็คือ E-Mail การทำงานของ จัดซื้อ ที่ต้องใช้ Email อย่างเช่น
- ส่ง Mail confirm วันเวลาส่งของ
- ส่ง Mail ขอราคา
- ส่ง Mail ต่อรองราคา
และที่สำคัญคือสิ่งที่ทาง Supplier ตอบกลับ จะต้องนำมาเก็บไว้เป็นข้อมูลอีกด้วย
จาก Diagram แสดงให้เห็นถึงขั้นตอนของระบบการทำงาน เริ่มจากจัดซื้อ ที่ต้องการเลือกส่งข้อมูลกับทาง Supplier และ เลือก Flow สำหรับการส่งข้อมูลว่าต้องการส่งข้อมูลประเภทไหน ระบบจะส่ง Mail พร้อมปุ่ม เช่น Confirm / Cancel แล้วต่อการออกแบบ
ระบบจะช่วยให้การประสานงานของ จัดซื้อกับ Supplier มีประสิทธิภาพ รวมทั้งมีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบสามารถสืบกลับได้ง่าย ๆ ช่วยลดภาระในการทำงานของเจ้าหน้าที่ในการติดตามสินค้า
Purchase Request Solution ( โปรแกรมระบบจัดซื้อ )
รองรับขั้นตอนการขอสั่งซื้อจาก ผู้ต้องการขอซื้อ ระบบมีการทำงาน เริ่มจาก Requester ขอเปิดใบ PR ข้อมูลจะส่งต่อให้ Department Manager และ Purchase เมื่อ อนุมัติ จะส่งข้อมูลต่อให้ Supplier ให้ได้รับข้อมูลอัตโนมัติ ข้อมูลส่งเรื่องต่อให้บัญชี และ นำไปทำ Dashboard สำหรับ Feature เพิ่มเติมประกอบด้วย
- Paperless แทนการใช้กระดาษ
- ระบบส่งเรื่อง Approve Online
- ระบบ Mail แจ้งเตือน และจัดส่งเอกสาร ให้ Supplier
- ระบบ Dashboard เชื่อมต่อกับระบบอัตโนมัติ นำเสนอข้อมูล สถานะการสั่งซื้อ ข้อมูลเปรียบเทียบ
สร้างระบบด้วย Microsoft 365
Microsoft 365 เป็นระบบพื้นฐานที่มีทุกบริษัท แต่หลายที่ไม่รู้ว่าใน Microsoft 365 จะมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Power Platform สามารถนำมาพัฒนาระบบงานพื้นฐาน เช่น
- Workflow
- E-Form
- Approve online
ซึ่งเราสามารถนำมาเป็นเครื่องมือในการประกอบออกเป็นระบบจัดซื้อตามที่เราต้องการ
- Power BI สำหรับทำ Dashboard แสดงข้อมูลการทำงานของจัดซื้อ
- Power Apps สำหรับทำ E-Form ที่ใช้ในงานจัดซื้อ
- Power Automate สำหรับทำ Workflow และ การทำงานแบบอัตโนมัติ
- Power Virtual Agents สำหรับทำ Chatbot ที่เป็นผู้ช่วยให้ข้อมูล กับ user
- Power Pages สำหรับหน้า Web เช่น หน้า Register Supplier
ระบบวิเคราะห์การซื้อ
การทำงานของแผนกจัดซื้อที่เกี่ยวกับเงินและข้อมูลจำนวนมาก การซื้อสินค้าถือเป็นต้นทุนที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจ ดังนั้นจึงต้องมีเครื่องมือในการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อช่วยให้การจัดซื้อได้ราคาที่เหมาะสมที่สุด และ เครื่องมือที่จะช่วยบริหารการจัดซื้อคือ Power BI ที่จะมาช่วยวิเคราะห์ได้แบบง่าย ๆ ด้วย Dashboard และ Automate ที่ทำให้เราเห็นข้อมูลเปรียบเทียบ และ การดำเนินงานอัตโนมัติ
ข้อมูลที่ต้องนำเสนอในระบบจัดซื้อประกอบด้วย
- เปรียบเทียบงบประมาณจัดซื้อ กับ มูลค่าการจัดซื้อ ตามแผนงาน
- เทียบแผนงานการจัดส่ง กับ การจัดส่งที่ได้จริง
- แยกประเภทวัสดุที่ซื้อในแต่ละเดือน
- ค่าเฉลี่ยราคาสินค้าที่เหมาะสมแต่ละประเภท
- ตารางเปรียบเทียบราคาของแต่ละ Supplier
บริหารงานระบบจัดซื้อ
สถาบัน ได้สรุปความหมายระบบจัดซื้อ (Purchasing) ว่าเป็น กระบวนในการซื้อ โดยศึกษาความต้องการ หาแหล่งซื้อและคัดเลือกผู้ส่งมอบ เจรจาต่อรองราคา (Price) และกำหนดเงื่อนไขให้ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงติดตามการจัดส่งสินค้าเพื่อให้ได้รับสินค้าตรงเวลา และติดตามการชำระเงินค่าสินค้าด้วย ซึ่งแท้ที่จริงแล้ว การจัดซื้อ (Purchasing) การจัดการพัสดุ (Supply Management) และการจัดหา (Supply) นั้น ถูกนำมาใช้แทนกันในการจัดหาให้ได้มาซึ่งพัสดุและงานบริการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายในองค์กร ดังนั้น การจัดซื้อ (Purchasing) หรือการจัดการพัสดุ ไม่ใช่เป็นเพียงความเกี่ยวเนื่องในขั้นตอนมาตรฐานในกระบวนการจัดหาที่ประกอบด้วย
- การรับรู้ความต้องการใช้สินค้า
- การแปรความต้องการใช้สินค้านั้นไปเป็นเงื่อนไขสำหรับการจัดหา
- การแสวงหาผู้ส่งมอบที่มีศักยภาพเพียงพอกับความต้องการ
- การเลือกแหล่งสินค้าที่เหมาะสม
- การจัดทำข้อตกลงตามใบสั่งซื้อหรือสัญญาซื้อขาย
- การส่งมอบสินค้าหรืองานบริการ
- การชำระค่าสินค้าหรือบริการให้กับผู้ส่งมอบ
