ISO QMS SharePoint

ประโยชน์อย่างไรจากมาตรฐาน ISO 9001 เราจะหารือถึงวิธีการที่ Microsoft SharePoint สามารถใช้ระบบการจัดการคุณภาพที่จำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการรับรอง ISO ในตอนท้ายของบทความนี้คุณจะเข้าใจถึงประโยชน์ของ ISO 9001 QMS ใน SharePoint

ISO 9001: 2015 เป็นมาตรฐานที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการคุณภาพ ช่วยให้ธุรกิจและองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นและปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

ระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) คืออะไร?

ระบบการจัดการคุณภาพเป็นวิธีการกำหนดวิธีที่องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ที่ได้รับผลกระทบจากการทำงาน

ISO 9001 นั้นมาจากแนวคิดของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ไม่ได้ระบุวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับ “คุณภาพ” หรือ “ตอบสนองความต้องการของลูกค้า” แต่ต้องการให้องค์กรกำหนดวัตถุประสงค์เหล่านี้ด้วยตนเองและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องเพื่อให้บรรลุถึงคุณภาพการส่งมอบที่สูง

ประโยชน์ของ ISO

• การจัดการมันจะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงมีกระบวนการจัดการที่มีประสิทธิภาพ
• ความรับผิดชอบเอกสารหลักฐานของความรับผิดชอบหลักทั่วทั้งองค์กร
• กระบวนการประกวดราคาบ่อยครั้งเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นหากธุรกิจของคุณต้องการที่จะประกวดราคาสำหรับงานของภาครัฐหรือองค์กร
• ลดต้นทุนระบบบริหารคุณภาพจะระบุแล้วสนับสนุนกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา
• พัฒนาอย่างต่อเนื่องกระบวนการตรวจสอบเป็นระยะทำให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

SharePoint มาช่วย QMS ได้อย่างไร

SharePoint เป็นเว็บแอปพลิเคชันที่ทำงานร่วมกับ Microsoft Office เปิดตัวในปี 2544 SharePoint ขายเป็นระบบการจัดการเอกสารและจัดเก็บข้อมูลเป็นหลัก แต่ผลิตภัณฑ์มีการกำหนดค่าสูงและมีฟังก์ชันการค้นหาและตรวจสอบที่ยอดเยี่ยมทำให้เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับการสร้าง ISO 9001 QMS ใน SharePoint

ระบบการจัดการคุณภาพของ SharePoint (QMS)

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO ไม่ใช่เรื่องง่ายมันอาจเป็นกระบวนการที่ยืดเยื้อ แต่ SharePoint สามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มเพื่อสร้างระบบการจัดการคุณภาพได้อย่างรวดเร็ว

SharePoint สามารถใช้เพื่อตอบสนองความต้องการหลายประการสำหรับการรับรองโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตอบสนองความต้องการสำหรับการควบคุมเอกสาร

มาตรฐาน ISO เสนอคำแนะนำสำหรับข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามเกี่ยวกับการควบคุมเอกสารตลอดวงจรชีวิต ขั้นตอนของรอบนี้ได้รับการอธิบายไว้ด้านล่างพร้อมกับคุณลักษณะ SharePoint ดั้งเดิมที่อาจใช้เพื่อตอบสนองความต้องการหากคุณสร้าง ISO 9001 QMS ใน SharePoint

ข้อกำหนด ISO 9001 ISO 9001

ตอนนี้เราจะดูข้อกำหนดที่สำคัญสำหรับ IS0 9001 และวิธีที่คุณสามารถบรรลุ ISO 9001 QMS ใน SharePoint

เอกสารจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะเผยแพร่

SharePoint นำเสนอฟังก์ชันการทำงานเช่นไลบรารีเอกสารและเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ตรงกับความต้องการของการอนุมัติเอกสาร

สำหรับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของผู้ใช้ Office365 เช่น FLOW มีให้สำหรับการสร้างงานการอนุมัติโดยอัตโนมัติ FLOW สามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วสำหรับการอนุมัติขั้นพื้นฐานหรือสามารถปรับให้ตรงกับความต้องการของคุณเช่นด้านล่าง:

เอกสารจะต้องตรวจสอบ / ดูแล / อนุมัติใหม่หรือลบออกหลังจากกำหนดระยะเวลา

ISO 9001 QMS ใน SharePoint มีหลายวิธีเพื่อตอบสนองความต้องการนี้ สำหรับธุรกิจที่มี SharePoint Server วิธีที่ดีที่สุดคือการสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลที่สามารถเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติหลังจากระยะเวลาที่กำหนดหลังจากการอนุมัติก่อนหน้านี้ จากนั้นสามารถเริ่มกระบวนการอนุมัติการตรวจสอบครั้งต่อไป

สำหรับองค์กรที่มี Offic365 เราขอแนะนำให้สร้าง Microsoft FLOW ที่จะใช้ตัวจับเวลาเพื่อตรวจสอบวันที่ตรวจสอบเอกสารเป็นประจำ หากเอกสารผ่านวันที่ตรวจสอบแล้วสามารถเริ่มกระบวนการตรวจสอบได้

วิธีการทั้งสองนี้สามารถปรับตามช่วงเวลาเฉพาะของคุณวัน / สัปดาห์ / ปี

เอกสารเวอร์ชันล่าสุดต้องพร้อมใช้งาน

ISO 9001 QMS ในฟังก์ชันการทำงานของ SharePoint ครอบคลุมข้อกำหนดนี้ในหลายวิธี สิ่งแรกคือการเปิดใช้งานแบบร่างการทำงานกับฟังก์ชั่นเช็คอิน / เช็คเอาท์และแสดงเฉพาะเวอร์ชันหลักสำหรับผู้ใช้

สิ่งนี้จะช่วยให้เจ้าของเอกสารสามารถทำงานกับเอกสารในสถานะร่างโดยไม่ต้องปรากฏต่อผู้ใช้อื่น ๆ ทั้งหมดของระบบหรือต้องการการอนุมัติ

เมื่อเจ้าของเอกสารพร้อมที่จะส่งเอกสารกลับไปยังระบบการจัดการคุณภาพพวกเขาจะเผยแพร่เวอร์ชันหลักที่จะเรียกเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เมื่ออนุมัติแล้วเอกสารจะกลายเป็นรุ่นหลักและปรากฏต่อผู้ใช้ทุกคน

ตัวเลือกที่สองจะเปิดใช้งานประวัติรุ่นเอกสารในไลบรารีเอกสาร สิ่งนี้จะบังคับให้ห้องสมุดรักษาจำนวนเวอร์ชันหลักและรุ่นรองตามที่ระบุ ผู้ใช้บางคนสามารถได้รับสิทธิ์ในการตรวจสอบเอกสารรุ่นก่อนหน้า

ในขณะที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะเห็นเฉพาะเอกสารสำคัญรุ่นล่าสุดที่ผ่านกระบวนการอนุมัติ

สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของเอกสารได้

การเปิดใช้งานประวัติรุ่นเอกสารเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถดูว่ามีการแก้ไขใด ๆ กับเอกสารแต่ละชุด

ด้วย ISO 9001 QMS ใน SharePoint คุณสามารถคืนค่าเอกสารกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากมีการทำผิดพลาดกับเอกสารและจะถูกติดตามเป็นส่วนหนึ่งของประวัติรุ่น

ควบคุมและตรวจสอบเอกสารภายนอก

เมื่อเร็ว ๆ นี้ส่วนใหญ่ของเอ็กซ์ทราเน็ต SharePoint ถูกสร้างขึ้นใน SharePoint Online เพื่อใช้ประโยชน์จากผู้ใช้ภายนอกฟรี ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องจ่ายค่าใบอนุญาตที่พนักงานของคุณใช้และไม่ใช่สำหรับผู้ใช้ภายนอกเช่นผู้รับจ้างหรือซัพพลายเออร์

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอกและพวกเขาสามารถอัพโหลดเอกสารได้โดยตรง คุณไม่ต้องย้ายเอกสารจากไฟล์แนบอีเมลด้วยตนเองไปยังโฟลเดอร์หรือสแกนกระดาษที่คุณได้รับจากซัพพลายเออร์ของคุณอีกต่อไป

หยุดการใช้เอกสารที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

คุณสมบัติที่กล่าวถึงในส่วนก่อนหน้านี้จะกล่าวถึงข้อกำหนดนี้เช่น:

• การใช้เวิร์กโฟลว์และตำรวจเพื่อเตือนเจ้าของเอกสารเมื่อพวกเขาต้องทบทวนอัปเดตหรือลบเอกสารของตนเป็นประจำ
• เฉพาะผู้ใช้ทุกคนเท่านั้นที่มีเอกสารเวอร์ชันล่าสุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารการเข้าถึงอย่างต่อเนื่อง

เอกสารจะต้องเข้าถึงและเข้าใจง่าย สิ่งนี้สามารถทำได้โดยการจัดเก็บเอกสารภายใน SharePoint ในลักษณะที่เป็นตรรกะ จากนั้นสามารถติดแท็กเอกสารด้วยคำสำคัญเพื่อให้ผู้ใช้ปลายทางค้นพบได้ง่ายยิ่งขึ้นผ่านการค้นหา

สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างง่ายดายผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟสหรือแม้กระทั่งซิงค์ออฟไลน์สำหรับผู้ใช้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเป็นระยะ ๆ

สนใจ Implement SharePoint Document Management