โปรแกรมสำหรับ DCC

โปรแกรมสำหรับ DCC หรือ Document Control Clerk เป็นเจ้าหน้าที่ในขั้นตอนการทำงานของ ISO ที่ทำให้ระบบเอกสารภายในบริษัทได้มาตราฐาน เป็นบุคคลสำคัญสุดๆ ในขณะที่ประยุกต์ใช้ระบบ เพราะผู้นี้จะเป็นผู้ที่ร่วมสร้างกฎกติกา ระเบียบปฏิบัติ (Procedure) 

หน้าที่ของ DCC มีอะไรบ้าง

หน้าที่หลักของ DCC (Document Control) ที่เป็นทางการไม่มีอะไรเลย เป็นเพียงแค่ ทำการควบคุมเอกสาร ให้สอดคล้องกับข้อกำหนดและระเบียบปฏิบัติ (procedure) เหมือนจะไม่มีอะไร แต่เป็นงานที่ทำให้บริษัทมีการจัดการเอกสารที่เป็นระบบ ระเบียบ สามารถใช้เป็นการ Reference ข้อมูลต่าง ๆ ภายในบริษัทได้อย่างชัดเจน ช่วยลดปัญหาในการทำงานเรื่องมาตราฐาน ขั้นตอนปฏิบัติได้

โดยสรุปหน้าที่ของ DCC มีดังนี้

• Register เอกสารเข้าระบบ ISO
• Re vision แก้ไขเอกสารระบบ ISO ให้ update
• ควบคุมผู้ที่นำเอกสารไปใช้
• ยกเลิกเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว

ผู้ช่วยของ DCC ที่สำคัญก็คือ ระบบ ISO Document

เนื่องจากเอกสารมาตราฐานต่าง ๆ ในบริษัทมีจำนวนมาก การจัดเก็บเอกสารให้ update และ แจกจ่ายให้กับแต่ละฝ่ายในการนำไปใช้ให้ถูกต้องเป็นเรื่องปวดหัว ถ้าขบวนการทำงานที่เป็นกระดาษในการขอใช้เอกสาร หรือ แก้ไข ยังเป็นขั้นตอนที่เป็น กระดาษอยู่ การจะ Update เอกสารให้ถูกต้องทันต่อเวลาก็เป็นเรื่องยากที่จะทำให้ถูกต้องได้

ดังนั้นระบบโปรแกรมสำหรับ DCC จึงมีส่วนช่วยให้การทำได้ตามมาตราฐานจึงถูกนำมาใช้เป็นอย่างมาก โดยระบบการทำงานที่มาช่วยทำตามเรื่องพื้นฐาน เช่น

• Register Document
• Revision Document
• Permission
• Cancel

ระบบการทำงานยังเป็นแบบ Paperless ที่ไม่ต้องใช้กระดาษในการขออนุมัติ ช่วยให้ขั้นตอนต่าง ๆ ทำได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังมีระบบจัดเก็บเอกสาร ISO ที่มาช่วยในเรื่องการค้นหาเอกสาร ควบคุมสิทธิในการ Download การเรียกดูเอกสารให้เป็นไปตามสิทธิของ User ได้อีกด้วย