ข้อมูลคืออะไร การวิเคราะห์ข้อมูล ประเภท การจัดเก็บ การบริหารจัดการ

ข้อมูลคืออะไร

ทรัพย์สินที่มีค่ามากที่สุดของ องค์กรปัจจุบัน ไม่ใช่ location หรือ บุคคล แต่คือ ข้อมูลที่สะสมไว้อย่างเป็นระบบ เพราะข้อมูลไม่สามารถสร้างได้ภายในระยะเวลาสั้นๆ แต่ต้องสะสม ใช้เวลาอย่างมหาศาล การทำข้อมูลหาย บางทีอาจจะหมายถึง การต้องปิดกิจการเลยทีเดียว

ข้อมูล (data) คือ หน่วยหรือกลุ่มของข้อเท็จจริง (fact) ที่ยังไม่ได้ถูกจัดการ

การได้มาซึ่งข้อมูลมี หลายวิธี เช่น

การสร้าง (create)
การการวัดผล (measure)
การเก็บ/รวบรวม (collect)
การสังเกต (observe)

สำหรับข้อมูล Data นั้น เมื่อผ่านขบวนการในการจัดการให้ข้อมูลเป็นระเบียบ เป็นหมวดหมู่ เราจะเรียก ข้อมูลนั้นว่า สารสนเทศ Information ตัวอย่างการ นำ data มาแปลงเป็น Information ที่เราพบเห็นได้ง่าย ๆ คือ Power BI ที่สรุปออกมาเป็น Dashboard

ชนิดของข้อมูล

สามารถแบบออกมาได้ 2 แบบคือ เชิงคุณภาพ กับ เชิงปริมาณ

เชิงคุณภาพ จะเป็นลักษณะของคำบรรยาย เช่น คนนี้สวย ผมยาว หุ่นดี ซึ่งการเก็บจะเป็นรูปแบบ ที่ไม่เป็นโครงสร้าง หรือเป็นการเก็บในรูปแบบของ File ข้อมูล ตัวอย่าง File ข้อมูลพนักงาน , File ข้อมูล P/L , File ข้อมูล xxx

เชิงปริมาณ ก็จะเป็น มี สาวสวยอยู่ 3 คน ไม่สวย 100 คน แบบนี้ ส่วนมากจะเป็นการเก็บในรูปแบบตารางที่สามารถนำมาคำนวณต่อได้ เช่น การเก็บข้อมูลยอดขายรายเดือน สินค้าใน Stock ยอดผู้เข้าชมร้าน แบบนี้

ซึ่งแต่ละประเภทข้อมูลยังสามารถย่อยได้อีก ตามด้านล่าง

ข้อมูลเชิงคุณภาพชนิดไม่สามารถจัดเรียงได้ตามธรรมชาติ (Nominal Data)
ข้อมูลเชิงคุณภาพที่สามารถจัดเรียงตามธรรมชาติได้ (Ordinal Data)
ข้อมูลเชิงปริมาณที่เป็นจำนวน (Discrete Data)
ข้อมูลเชิงปริมาณที่มีค่าต่อเนื่อง (Continuous Data)

การบริหารวงจรชีวิตของ ข้อมูล

สำหรับหน่วยงานที่มีการจัดวางระบบอย่างมี จะมีโครงสร้างในการบริหารจัดการข้อมูล ตามลักษณะตาม Diagram ข้างล่าง ซึ่งเราสามารถยืดเป็นแนวทางในการบริการจัดการข้อมูล เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และ การบริหารจัดการที่มีคุณภาพ

จะขอยกตัวอย่าง ข้อมูลประเภท File งานต่างๆ ภายในบริษัท เนื่องจากถ้าเป็นรูปแบบฐานข้อมูล เราสามารถทำได้ตามขั้นตอนของ Diagram ได้ง่ายมาก เพราะระบบมีขบวนการบริหารมาอย่างครบถ้วน แต่ เรื่อง File เอกสารต่าง ๆ ของบริษัท เราจะพบว่าเราไม่มีขบวนการใด ๆ ในการจัดการเลย

ขอยกเรื่อง Knowledge ของหน่วยงานมาประกอบ

Create : การสร้างสิ่งที่เรียกว่า วิธีการทำงาน วิธีการสร้าง วิธีแก้ไขปัญหา
Store : จัดเก็บในรูปแบบของ Web , File , Video
Use : การเข้ามาดูข้อมูล เพื่อนำวิธีการนั้นไป เป็นแนวทาง
Share : ส่งต่อความรู้นั้น ให้บุคคลที่ต้องการ
Archive : ย้ายข้อมูลที่อายุมากแล้ว หรือ มีการใช้งานน้อยไปเก็บในพื้นที่ที่ ประหยัด และ ช่วยจัดระเบียบไม่ให้ข้อมูลมากเกินไป
Destroy : ลบข้อมูลที่หมดอายุแล้ว ออกเพื่อเพิ่มพื้นที่จัดเก็บแบบ Archive ให้สามารถรองรับข้อมูลใหม่ได้

Solution ที่ตอบโจทย์ วงจรชีวิตของข้อมูล

Microsoft 365 ถือว่าเป็นเครื่องมือที่ มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการบริหารทุกช่วงชีวิตของข้อมูลตามที่สรุปมา เราลองมาดูว่าใน Microsoft 365 เมื่อมาพิจารณาในแง่มุมของ วงจรชีวิตมี Function อะไรบ้างที่ตอบเรื่องความต้องการในการบริหารข้อมูล

Create : Word , Excel , PowerPoint , MS Team PowerApps เราสามารถสร้าง File ให้เหมาะสมกับสิ่งที่เราต้องการบันทึกได้แบบง่าย ๆ และเครื่องมือตัวใหม่อย่าง PowerApps ที่ทำให้เราจัดทำ E-Form ในการบันทึกข้อมูลได้แบบง่ายๆ
Store : SharePoint , One Drive พื้นที่จัดเก็บข้อมูล ที่มีระบบการค้นหา และ แจ้งเตือน
Use : การเข้าใช้งานผ่าน Web รวมถึงการเข้าได้จากอุปกรณ์ทุกรูปแบบ
Share : SharePoint ทำให้การ Share ง่ายแค่ใช่ชื่อ ระบบจะส่ง Link ให้กับผู้ต้องการข้อมูลอัตโนมัติ และ ยังสามารถควบคุมสิทธิการ Print หรือ Download ได้อีกด้วย
Archive : SharePoint มี Feature Archive ที่ช่วยย้ายข้อมูลตามที่เราตั้งไว้ อัตโนมัติ
Destroy : Function Delete เรามีให้อยู่แล้ว