ISO Document | Solution Fusion Solution ให้บริการติดตั้ง และพัฒนา Implement Software ISO Document ใช้งานง่าย สำหรับการลงทะเบียนเอกสาร หรือ Work Flow โดยทีมงานที่มีประสบการณ์นานกว่า 15 ปี ด้านระบบ Document Management ในรูปแบบ Office 365 on Cloud เราพร้อมให้บริการพัฒนาระบบตามมาตราฐาน Microsoft Gold Partner และ CMMi
สามารถขอทดสอบการใช้งานได้ผ่านระบบ Web
Service about ISO Document Design and Implement ISO Document Get Requirement and Design ISO Document Implement ISO Document ( On Cloud ) Customize SharePoint for ISO Document Maintenance ISO Document CAR , DAR , PAR System Solution On SharePoint ( Ready to User ) ตัวอย่างการใช้ SharePoint ISO 9001 QMS ประโยชน์อย่างไรจากมาตรฐาน ISO 9001 ถึงวิธีการที่ Microsoft SharePoint สามารถใช้ระบบการจัดการ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการรับรอง ISO ในตอนท้ายของบทความนี้คุณจะเข้าใจถึงประโยชน์ของ ISO 9001 QMS ใน SharePoint
IS0 9001: 2015 คืออะไร ISO 9001: 2015 เป็นมาตรฐานที่กำหนดข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการคุณภาพช่วยให้ธุรกิจและองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นและปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
ระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) คืออะไร? ระบบการจัดการคุณภาพเป็นวิธีการกำหนดวิธีที่องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ที่ได้รับผลกระทบจากการทำงาน ISO9001 นั้นมาจากแนวคิดของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ไม่ได้ระบุวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับ “คุณภาพ” หรือ “ตอบสนองความต้องการของลูกค้า” แต่ต้องการให้องค์กรกำหนดวัตถุประสงค์เหล่านี้ด้วยตนเองและปรับปรุงกระบวนการของพวกเขาอย่างต่อเนื่องเพื่อให้บรรลุถึงคุณภาพการส่งมอบที่สูง
ISO Solution มีประโยชน์อย่างไร? การจัดการมันจะช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงมีกระบวนการจัดการที่มีประสิทธิภาพ ความรับผิดชอบเอกสารหลักฐานของความรับผิดชอบหลักทั่วทั้งองค์กร กระบวนการประกวดราคาบ่อยครั้งเป็นข้อกำหนดที่จำเป็นหากธุรกิจของคุณต้องการที่จะประกวดราคาสำหรับงานภาครัฐหรือองค์กร ลดต้นทุนระบบบริหารคุณภาพจะระบุแล้วส่งเสริมกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา พัฒนาอย่างต่อเนื่องกระบวนการตรวจสอบเป็นระยะทำให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ระบบการจัดการคุณภาพของ SharePoint (QMS) การปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO ไม่ใช่เรื่องง่ายมันอาจเป็นกระบวนการที่ยืดเยื้อ แต่ SharePoint สามารถใช้เป็นแพลตฟอร์มเพื่อสร้างระบบการจัดการคุณภาพได้อย่างรวดเร็ว
SharePoint สามารถใช้เพื่อตอบสนองความต้องการหลายประการสำหรับการรับรองโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตอบสนองความต้องการสำหรับการควบคุมเอกสาร
มาตรฐาน ISO เสนอคำแนะนำสำหรับข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามเกี่ยวกับการควบคุมเอกสารตลอดวงจรชีวิต ขั้นตอนของรอบนี้ได้รับการอธิบายไว้ด้านล่างพร้อมกับคุณลักษณะ SharePoint ดั้งเดิมที่อาจใช้เพื่อตอบสนองความต้องการหากคุณสร้าง ISO 9001 QMS ใน SharePoint
ข้อกำหนดระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001 ตอนนี้เราจะดูข้อกำหนดที่สำคัญสำหรับ IS0 9001 และวิธีที่คุณสามารถบรรลุ ISO 9001 QMS ใน SharePoint
เอกสารจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะเผยแพร่ SharePoint นำเสนอฟังก์ชันการทำงานเช่นไลบรารีเอกสารและเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ตรงกับความต้องการของการอนุมัติเอกสาร
สำหรับผลิตภัณฑ์อื่น ๆ ของผู้ใช้ Office365 เช่น FLOW มีให้สำหรับการสร้างงานการอนุมัติโดยอัตโนมัติ FLOW สามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วสำหรับการอนุมัติขั้นพื้นฐานหรือสามารถปรับให้ตรงกับความต้องการของคุณเช่นด้านล่าง:
เอกสารจะต้องตรวจสอบ / ดูแล / อนุมัติใหม่หรือลบออกหลังจากกำหนดระยะเวลา ISO 9001 QMS ใน SharePoint มีหลายวิธีเพื่อตอบสนองความต้องการนี้ สำหรับธุรกิจที่มี SharePoint Server วิธีที่ดีที่สุดคือการสร้างนโยบายการจัดการข้อมูลที่สามารถเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติหลังจากระยะเวลาที่กำหนดหลังจากการอนุมัติก่อนหน้านี้ จากนั้นสามารถเริ่มกระบวนการอนุมัติการตรวจสอบครั้งต่อไป
สำหรับองค์กรที่มี Offic365 เราขอแนะนำให้สร้าง Microsoft FLOW ที่จะใช้ตัวจับเวลาเพื่อตรวจสอบวันที่ตรวจสอบเอกสารเป็นประจำหากเอกสารผ่านวันที่ตรวจสอบแล้วสามารถเริ่มกระบวนการตรวจสอบได้
วิธีการทั้งสองนี้สามารถปรับตามช่วงเวลาที่ไม่ซ้ำกันของวัน / สัปดาห์ / ปี
เอกสารเวอร์ชันล่าสุดต้องพร้อมใช้งาน ISO 9001 QMS ในฟังก์ชันการทำงานของ SharePoint ครอบคลุมข้อกำหนดนี้ในหลายวิธี สิ่งแรกคือการเปิดใช้งานแบบร่างการทำงานกับฟังก์ชั่นเช็คอิน / เช็คเอาท์และแสดงเฉพาะเวอร์ชันหลักสำหรับผู้ใช้ปลายทาง
สิ่งนี้จะช่วยให้เจ้าของเอกสารสามารถทำงานกับเอกสารในสถานะร่างโดยไม่ต้องปรากฏต่อผู้ใช้รายอื่นของระบบหรือต้องได้รับการอนุมัติ
เมื่อเจ้าของเอกสารพร้อมที่จะส่งเอกสารกลับไปยังระบบการจัดการคุณภาพพวกเขาจะเผยแพร่เวอร์ชันหลักที่จะเรียกเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ
เมื่ออนุมัติแล้วเอกสารจะกลายเป็นรุ่นหลักและปรากฏต่อผู้ใช้ทุกคน
ตัวเลือกที่สองจะเปิดใช้งานประวัติรุ่นเอกสารในไลบรารีเอกสาร สิ่งนี้จะบังคับให้ห้องสมุดรักษาจำนวนเวอร์ชันหลักและรุ่นรองตามที่ระบุ ผู้ใช้บางคนสามารถได้รับสิทธิ์ในการตรวจสอบเอกสารรุ่นก่อนหน้า
ในขณะที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะเห็นเฉพาะเอกสารสำคัญเวอร์ชันล่าสุดที่ผ่านกระบวนการอนุมัติ
สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของเอกสารได้ การเปิดใช้งานประวัติรุ่นเอกสารเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถดูว่ามีการแก้ไขใด ๆ กับเอกสารแต่ละชุด
ด้วย ISO 9001 QMS ใน SharePoint คุณสามารถคืนค่าเอกสารกลับไปเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากมีการทำผิดพลาดกับเอกสารและจะถูกติดตามเป็นส่วนหนึ่งของประวัติรุ่น
ควบคุมและตรวจสอบเอกสารภายนอก เมื่อเร็ว ๆ นี้ส่วนใหญ่ของเอ็กซ์ทราเน็ต SharePoint ถูกสร้างขึ้นใน SharePoint Online เพื่อใช้ประโยชน์จากผู้ใช้ภายนอกฟรี ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์ที่พนักงานของคุณใช้และไม่ใช่สำหรับผู้ใช้ภายนอกเช่นผู้รับจ้างหรือซัพพลายเออร์
ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอกและพวกเขาสามารถอัพโหลดเอกสารได้โดยตรง คุณไม่ต้องย้ายเอกสารจากไฟล์แนบอีเมลด้วยตนเองไปยังโฟลเดอร์หรือสแกนกระดาษที่คุณได้รับจากซัพพลายเออร์ของคุณอีกต่อไป
หยุดการใช้เอกสารที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป คุณสมบัติที่กล่าวถึงในส่วนก่อนหน้านี้จะกล่าวถึงข้อกำหนดนี้เช่น:
การใช้เวิร์กโฟลว์และตำรวจเพื่อเตือนเจ้าของเอกสารเมื่อพวกเขาต้องทบทวนอัปเดตหรือลบเอกสารของตนเป็นประจำ ผู้ใช้ทุกคนสามารถใช้เอกสารเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารการเข้าถึงอย่างต่อเนื่อง เอกสารจะต้องเข้าถึงและเข้าใจง่าย สิ่งนี้สามารถทำได้โดยการจัดเก็บเอกสารภายใน SharePoint ในลักษณะที่เป็นตรรกะ จากนั้นสามารถติดแท็กเอกสารด้วยคำสำคัญเพื่อให้ผู้ใช้ปลายทางค้นพบได้ง่ายยิ่งขึ้นผ่านการค้นหา
สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างง่ายดายผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟสหรือแม้กระทั่งซิงค์ออฟไลน์สำหรับผู้ใช้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเป็นระยะ ๆ
ความสามารถของ ISO Document การจัดการระบบลงทะเบียนเอกสารตามขบวนการ ISO Work Flow ระบบป้องกันการแก้ไขเอกสาร ระบบ Version Control ระบบ Share Document ระบบ Log สำหรับตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล ระบบการ Check Out เอกสาร สำหรับป้องกันการแก้ไข ระบบ Approve เอกสารสำหรับ การนำเสนอแบบสาธารณะ ระบบการ View Document Online ระบบแจ้งเตือน เมีอมีการแก้ไขเอกสาร ISO ระบบ Meta Data สำหรับการค้นหาข้อมูล ระบบ Search แบบ Full Text Search ช่วยในการค้นหาข้อมูล รูปแบบการใช้งานที่คุ้นเคย เพราะ Interface คล้าย ชุด Office VIDEO
ISO Document Specification Contract Workspace: Request Initiation พนักงานทุกคนสามารถสร้างใบขอเสนอซื้อที่เรียกว่า “คำขอทั่วไป” มี 6 ประเภท ได้แก่ : ดูเอกสาร, พิมพ์เอกสาร, ฉบับใหม่, แก้ไขเอกสาร, ยกเลิกเอกสารและอื่น ๆ ในแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อจำเป็นต้องใช้ข้อมูล: ข้อมูลผู้ใช้, ประเภทของใบขอเสนอซื้อ หากผู้ใช้ที่ต้องการดูเอกสารและ / หรือพิมพ์เอกสารจำเป็นต้องใช้ข้อมูล: ชื่อเอกสาร, เหตุผลในการขอ, ร่างของเอกสาร (ใหม่หรือที่แก้ไข), วันที่ขอ, ระดับเอกสาร (M, P, W, F, S, E , .. ) และประเภทของเอกสาร (Q, E, S, L, OT, … ) ผู้ร้องขอสามารถเริ่มต้นคำขอจากแม่แบบที่ว่างเปล่าหรือที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อส่งเอกสารไปยังผู้อนุมัติเป็นอีเมลที่แนบมากับไฟล์เอกสาร เอกสารใหม่จะไหลไปยังผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติภายใต้เวิร์กโฟลว์ตามที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวควบคุมเอกสารสามารถสร้าง / อัพเดต / ลบแม่แบบเอกสารในระบบเพื่อให้ผู้ร้องขอเริ่มต้นไฟล์ ผู้ร้องขอสามารถป้อนข้อมูลสำคัญของเอกสารได้เช่น – ชื่อผู้ร้องขอ – วันที่มีผลบังคับใช้ – ฯลฯ โดยข้อมูลหลักนี้จะถูกใช้เป็นเกณฑ์การค้นหาหรือการอ้างอิงกับรุ่นอื่น ๆ Document Controller สามารถเลือก / เพิ่ม / แก้ไข / ลบรายชื่อผู้เข้าร่วมของพื้นที่ทำงานเอกสาร Document Workspace: Version Control ระบบสามารถสร้างบันทึกธุรกรรมของแต่ละพื้นที่ทำงานรวมถึงบันทึกการตัดสินใจและความคิดเห็นของผู้ใช้ ผู้เข้าร่วมทั้งหมดในพื้นที่ทำงานเอกสารสามารถดูบันทึกธุรกรรม Document Workspace: Notification ผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติ จะรับ Email แจ้งเตือนเพื่อขออนุมัติ ระบบสามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้ร้องขอผู้ควบคุมเอกสารผู้อนุมัติและผู้เข้าร่วมตามที่ออกแบบใน workflow ผู้ร้องขอสามารถเพิ่ม / ลบผู้รับการแจ้งเตือนค้นหาตามชื่อพนักงาน ผู้รับหลักคือผู้เข้าร่วม Workspace ตัวควบคุมเอกสารสามารถสร้าง / แก้ไข / ลบ Template การแจ้งเตือนสำหรับแต่ละกระบวนการ ตัวควบคุมเอกสารสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนของแต่ละงาน / เหตุการณ์เช่น เอกสารวันหมดอายุหรือวันที่มี effective Document Workspace: Workflow ระบบสามารถแสดงการติดตามเวิร์กโฟลว์กราฟิกรวมถึงขั้นตอนการอนุมัติและระบุตำแหน่งเอกสารปัจจุบันในกระบวนการ ผู้ดูแลระบบมีความสามารถในการกำหนดบทบาทของผู้ใช้ในแต่ละขั้นตอน ผู้ดูแลระบบ ISO สามารถแก้ไข Flow in Work flow process แต่ละหน่วยธุรกิจ ผู้ใช้ทุกคนต้องขอการอนุมัติจากผู้ควบคุมเอกสารเพื่อดูอย่างเดียวหรือดู หรือ พิมพ์เอกสารตามระดับเอกสารแผนกหรือเลือกทีละตัวตามระยะเวลาที่กำหนดเพื่อดูเช่น 1 ปีหรือไม่มีวันหมดอายุ ในกรณีที่ดูเอกสารและพิมพ์เอกสารเอกสารจะมีลายน้ำและเคอร์เซอร์ล็อคเพื่อปิดใช้งานการคัดลอกหากเอกสารแสดงในโหมดข้อความ ในกรณีที่มีปัญหาใหม่และแก้ไขเอกสารตัวควบคุมเอกสารสามารถแก้ไขเอกสารจากผู้ร้องขอและการเปลี่ยนแปลงคำพูด ระบบจะแจ้งผู้ร้องขอหากมีการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชันเอกสาร หมายเลขเอกสารหรือการอ้างอิงจะต้องสร้างหมายเลขเรียกใช้โดยอัตโนมัติ หากผู้ร้องขอร้องขอให้ยกเลิกเอกสารระบบจะแสดงป๊อปอัพให้ผู้ใช้ยืนยัน หากมีการเชื่อมโยงเอกสารอื่นระบบจะแสดงรายการเอกสารที่เกี่ยวข้องใน Popup เมื่อเวิร์กโฟลว์การยกเลิกเอกสารอนุมัติอย่างสมบูรณ์แล้วระบบจะประกาศโดยอัตโนมัติทันทีและย้ายเอกสารนี้ไปยังฐานข้อมูลที่ล้าสมัยโดยอัตโนมัติ เมื่อเวิร์กโฟลว์เอกสารใหม่อนุมัติอย่างสมบูรณ์แล้วระบบจะประกาศอัตโนมัติในรอบที่ใกล้ที่สุดตามการตั้งค่าผู้ดูแลระบบเช่น ทุกครั้งที่ 1 หรือ 15 ของเดือน เมื่อแก้ไขเวิร์กโฟลว์เอกสารที่อนุมัติโดยสมบูรณ์ระบบจะประกาศอัตโนมัติในรอบที่ใกล้ที่สุดตามการตั้งค่าผู้ดูแลระบบเช่น ทุกวันที่ 1 หรือ 15 ของเดือนและย้ายเอกสารรุ่นก่อนหน้าอัตโนมัติไปยังฐานข้อมูลที่ล้าสมัยหรือเก็บถาวรด้วยตนเอง ฐานข้อมูลที่เลิกใช้แล้วจะรวบรวมเฉพาะการแก้ไขล่าสุดของเอกสารแต่ละฉบับเท่านั้น การแก้ไขเอกสารที่เก่าที่สุดจะถูกลบ (แต่สามารถกู้คืนได้ในภายหลัง) หลังจากที่รวบรวมล่าสุดโดยอัตโนมัติ แต่ละเอกสารมีอายุของตัวเองและการเตือนของระบบจะแตกต่างกันไปตามประเภทของเอกสาร ระบบสามารถแจ้งให้เจ้าของเอกสารทราบว่าเอกสารหมดอายุ (หลังจากวันที่มีผล 2 ปี) โดยอัตโนมัติสร้างคำขอและรายการเอกสารที่ต้องการตรวจสอบ (คำขอตรวจสอบแบทช์) หนึ่งเดือนก่อนวันหมดอายุ ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดช่วงเวลาการเตือนสำหรับเอกสารแต่ละประเภทได้ เมื่อการอนุมัติทั้งหมดเสร็จสิ้นแล้วเอกสารจะถูกแจกจ่ายทางอีเมลไปยังบุคคลที่กำหนดไว้และเก็บในฐานข้อมูล ผู้ดูแลระบบ ISO, ผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติสามารถมอบหมายและกำหนดเวลาการมอบหมายได้ ผู้อนุมัติสามารถที่จะได้รับการอนุมัติการป้อนข้อมูล / ปฏิเสธเหตุผล ระบบจะต้องเก็บบันทึกประวัติการทำธุรกรรมและทุกคนจะสามารถดูรายงานตามการให้สิทธิ์ Document Workspace: SLA Tracking ผู้ดูแลระบบสามารถดูสถานะ SLA ของแต่ละงาน ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างรายงาน SLA ของพื้นที่ทำงานเอกสารทั้งหมด Reference Site
Reference
