SharePoint คืออะไร และเหมาะกับใคร?

ในยุคดิจิทัลที่การทำงานเปลี่ยนไป องค์กรต่างๆ ต้องการมากกว่าการเก็บไฟล์บนคลาวด์ พวกเขาต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้อย่างปลอดภัย จัดการเอกสารอย่างมีระบบ และประสานงานในทีมอย่างราบรื่น นั่นคือเหตุผลที่ Microsoft SharePoint ได้รับความไว้วางใจจากธุรกิจทั่วโลก

หากคุณสงสัยว่า Microsoft SharePoint เหมาะกับองค์กรของคุณหรือไม่ บทความนี้จะอธิบายว่า SharePoint คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ และใครบ้างที่จะได้ประโยชน์สูงสุดจากการใช้งาน

Microsoft SharePoint คืออะไร?

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มที่ทำงานผ่านเว็บในชุด Microsoft 365 ซึ่งช่วยองค์กรในด้านต่างๆ เช่น:

จัดเก็บและจัดการเนื้อหา (เอกสาร รายการ สื่อ ฯลฯ)
ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์กับสมาชิกในทีม
สร้างพอร์ทัลอินทราเน็ตและเว็บไซต์ภายใน
ทำงานอัตโนมัติด้วย Workflow และ Power Automate
เชื่อมต่อกับ Teams, Outlook และ OneDrive อย่างไร้รอยต่อ

โดยพื้นฐานแล้ว Microsoft SharePoint เป็นระบบจัดการเนื้อหาและความร่วมมือที่ปลอดภัย ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างพื้นที่ทำงานร่วมกัน เข้าถึงข้อมูล และบริหารโครงการได้จากทุกที่

ฟีเจอร์สำคัญของ SharePoint

ฟีเจอร์	รายละเอียด
Document Libraries	จัดเก็บไฟล์ ทำเวอร์ชัน และทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย
Team Sites	สร้างพื้นที่เฉพาะสำหรับทีมหรือโครงการ
Intranet Portals	สร้างเว็บไซต์ภายในองค์กร สำหรับข่าวสารหรือทรัพยากร
Permission Control	จัดการสิทธิ์การเข้าถึงและความปลอดภัยในระดับลึก
Workflow Automation	ทำงานอัตโนมัติด้วย Power Automate เช่น ลำดับการอนุมัติ
Integration with Microsoft 365	เชื่อมต่อกับ Teams, Outlook, Excel ฯลฯ อย่างสมบูรณ์แบบ

ทำไมองค์กรถึงเลือกใช้ SharePoint

ศูนย์กลางความรู้ขององค์กร

SharePoint ช่วยรวมเอกสารสำคัญ นโยบาย และทรัพยากรโครงการไว้ในที่เดียว ค้นหาง่าย ลดการทำงานซ้ำซ้อน

ความปลอดภัยและปรับขนาดได้

รองรับทั้งธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ พร้อมความปลอดภัยระดับองค์กรตามมาตรฐาน Compliance

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน

สามารถทำงานร่วมกันบนเอกสาร แสดงความเห็น และดูการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ได้ภายใน Microsoft 365

พัฒนาอินทราเน็ตและการสื่อสาร

สร้างพอร์ทัลองค์กรเพื่อเผยแพร่ข่าวสาร ประกาศ และฐานความรู้ โดยสามารถปรับแต่งให้สอดคล้องกับแบรนด์

ใครควรใช้ Microsoft SharePoint?

กลุ่มผู้ใช้งาน	เหมาะกับการใช้งานแบบใด
✅ องค์กรขนาดใหญ่	มีหลายแผนก ต้องการการบริหารเอกสารและการสื่อสารแบบรวมศูนย์
✅ ฝ่าย HR และการสื่อสารภายใน	จัดการคู่มือการทำงาน ไดเรกทอรีพนักงาน และข่าวสารองค์กร
✅ ผู้จัดการโครงการ / ทีมข้ามแผนก	ใช้สร้าง Team Site ติดตามงาน จัดการเอกสารโครงการ
✅ สถาบันการศึกษา	สร้างระบบคลังข้อมูล วิชาเรียน หรือพื้นที่ทำงานร่วมกันของอาจารย์
✅ หน่วยงานภาครัฐและองค์กรที่มีข้อกำหนดสูง	ต้องการระบบที่ปลอดภัยและเป็นไปตามกฎระเบียบด้านข้อมูล

เปรียบเทียบ SharePoint กับทางเลือกอื่น

แพลตฟอร์ม	การทำงานร่วมกัน	จัดการเอกสาร	พอร์ทัลภายใน	เชื่อมต่อกับ Microsoft 365
SharePoint	✅	✅	✅	✅
Google Workspace	✅	✅ (เบื้องต้น)	❌	❌
Dropbox Business	✅	✅ (แชร์ไฟล์)	❌	❌
Confluence	✅	✅ (แบบ Wiki)	จำกัด	❌

สรุป: SharePoint เด่นด้านระบบจัดการเอกสารระดับองค์กร การทำงานร่วมกับ Microsoft 365 และความสามารถในการสร้างพอร์ทัลภายใน

เริ่มต้นใช้งาน SharePoint

หากคุณใช้แพลน Microsoft 365 Business หรือ Enterprise อยู่แล้ว คุณอาจมีสิทธิ์ใช้งาน SharePoint ทันที

ขั้นตอนเริ่มต้น:

เข้าใช้งานผ่าน Microsoft 365 Dashboard → เลือก “SharePoint”
สร้าง Team Site → สำหรับทีม แผนก หรือโครงการ
ตั้งค่าการเข้าถึง → ระบุสมาชิกและบทบาท
เพิ่ม Document Libraries, Lists หรือ Pages
เชื่อมกับ Teams → ทำให้ SharePoint อยู่ใน Workflow รายวัน

แพลน Microsoft 365 ที่มี SharePoint รวมอยู่

แพลน	มี SharePoint หรือไม่	เหมาะกับใคร
Business Basic	✅	ทีมขนาดเล็ก ทำงานระยะไกล
Business Standard	✅	ธุรกิจ SME ที่ต้องการแอปและการร่วมมือแบบเต็มรูปแบบ
E3 / E5	✅	องค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

สรุป

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่:

แชร์และจัดการเอกสารได้อย่างปลอดภัย
สร้างพื้นที่ทำงานภายในแบบปลอดภัย
ร่วมมือกับทีมจากหลากหลายแผนก
ทำงานอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

SharePoint คือเครื่องมือสำคัญในกลยุทธ์การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลขององค์กรคุณ ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรระดับโลก SharePoint จะช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างชาญฉลาด เร็วขึ้น และปลอดภัยยิ่งขึ้น

สนใจผลิตภัณฑ์และบริการของ Microsoft หรือไม่ ส่งข้อความถึงเราที่นี่

สำรวจเครื่องมือดิจิทัลของเรา

หากคุณสนใจในการนำระบบจัดการความรู้มาใช้ในองค์กรของคุณ ติดต่อ SeedKM เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร หรือสำรวจผลิตภัณฑ์อื่นๆ เช่น Jarviz สำหรับการบันทึกเวลาทำงานออนไลน์, OPTIMISTIC สำหรับการจัดการบุคลากร HRM-Payroll, Veracity สำหรับการเซ็นเอกสารดิจิทัล, และ CloudAccount สำหรับการบัญชีออนไลน์

อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบจัดการความรู้และเครื่องมือการจัดการอื่นๆ ได้ที่ Fusionsol Blog, IP Phone Blog, Chat Framework Blog, และ OpenAI Blog.

How Agentic AI Is Driving AI First Business Transformation

ถ้าอยากติดตามข่าวเทคโนโลยีและข่าว AI ที่กำลังเป็นกระแสทุกวัน ลองเข้าไปดูที่ เว็บไซต์นี้ มีอัปเดตใหม่ๆ ให้ตามทุกวันเลย!

Super-intelligent chatbot: Talk to AI That Understands and Remembers

Frequently Asked Questions (FAQ)

SharePoint คืออะไร และใช้งานหลัก ๆ อย่างไร?

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้สำหรับการจัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการเอกสารภายในองค์กร รวมถึงสร้างเว็บไซต์ภายใน (Intranet) เพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูลกลางของทีม หน่วยงาน หรือทั้งองค์กร

SharePoint ต่างจาก OneDrive อย่างไร?

OneDrive เน้นการจัดเก็บไฟล์ส่วนตัวหรือแชร์เอกสารเป็นรายบุคคล ส่วน SharePoint เป็นศูนย์กลางข้อมูลสำหรับทีม ใช้เก็บไฟล์เอกสารร่วมกันในระดับแผนกหรือองค์กร มีการควบคุมสิทธิ์และเวอร์ชันเอกสารที่ละเอียดมากกว่า

SharePoint สามารถใช้ร่วมกับ Microsoft Teams ได้หรือไม่?

ได้ครับ เอกสารที่แชร์ใน Teams จะถูกจัดเก็บใน SharePoint อัตโนมัติ ทำให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ของ SharePoint เช่น การควบคุมเวอร์ชันและการอนุมัติเอกสาร

SharePoint เหมาะสำหรับใคร?

เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาดที่ต้องการระบบบริหารจัดการเอกสาร การทำงานร่วมกันเป็นทีม หรือสร้างเว็บไซต์ภายในเพื่อสื่อสารข่าวสาร นโยบาย หรือการเข้าถึงข้อมูลอย่างเป็นระบบ

จำเป็นต้องมีทักษะไอทีในการใช้ SharePoint หรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องมีทักษะเชิงเทคนิคลึก ๆ เพราะ SharePoint มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าเว็บไซต์ ไลบรารีเอกสาร หรือเวิร์กโฟลว์ต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ด แต่สำหรับการปรับแต่งระดับสูงสามารถใช้ Power Automate และ Power Apps ร่วมได้