SharePoint vs. OneDrive: ต่างกันอย่างไร? ใช้อะไรดีกว่ากัน?
ในโลกของการทำงานยุคดิจิทัล การจัดเก็บและแชร์ไฟล์บนระบบคลาวด์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กร SharePoint vs OneDrive เป็นสองบริการจาก Microsoft ที่ได้รับความนิยม แต่หลายคนอาจสงสัยว่า ทั้งสองตัวนี้แตกต่างกันอย่างไร และควรเลือกใช้อันไหน?
บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงความแตกต่างของทั้งสองแพลตฟอร์ม รวมถึงข้อดีของแต่ละตัว เพื่อช่วยให้ธุรกิจและบุคคลทั่วไปเลือกใช้ให้เหมาะสมกับการทำงาน
SharePoint vs OneDrive: ความแตกต่างหลักที่ควรรู้
แม้ว่าทั้งสองแพลตฟอร์มจะเป็น บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ของ Microsoft แต่ก็มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน
คุณสมบัติ | SharePoint | OneDrive |
เป้าหมายหลัก | ใช้สำหรับ การทำงานร่วมกันของทีม และการแชร์เอกสารภายในองค์กร | ใช้สำหรับ การจัดเก็บไฟล์ส่วนตัว และแชร์กับบุคคลอื่นเป็นบางครั้ง |
เหมาะสำหรับ | ธุรกิจที่ต้องการ พื้นที่กลางสำหรับจัดเก็บและแชร์ข้อมูลภายในทีม | บุคคลหรือทีมที่ต้องการ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ส่วนตัว |
การเข้าถึงไฟล์ | ไฟล์สามารถแชร์ให้หลายคนในองค์กรและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ | ไฟล์เป็นของบุคคล แต่สามารถแชร์ให้ผู้อื่นได้ |
การจัดการข้อมูล | รองรับ Workflow อัตโนมัติ, การจัดเก็บเอกสาร และการควบคุมเวอร์ชัน | เหมาะสำหรับ การจัดเก็บไฟล์ส่วนตัว และ ซิงค์ไฟล์ข้ามอุปกรณ์ |
การผสานรวมกับ Microsoft 365 | ใช้งานร่วมกับ Teams, Outlook, และ Power Automate เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม | ผสานรวมกับ Windows และ Office เพื่อให้เข้าถึงไฟล์ส่วนตัวได้สะดวกขึ้น |
SharePoint: โซลูชันที่เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีม
SharePoint เหมาะสำหรับ องค์กรที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลกลาง ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สร้างไซต์ทีม (Team Sites) – ช่วยให้แต่ละแผนกมีพื้นที่แชร์เอกสารและทำงานร่วมกัน
- จัดการเอกสาร (Document Management) – รองรับ การควบคุมเวอร์ชัน การกำหนดสิทธิ์ และ Workflow อัตโนมัติ
- ทำงานร่วมกับ Microsoft Teams – แชร์ไฟล์และเอกสารใน Teams ได้สะดวก
SharePoint เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจที่ต้องการ ระบบการจัดการไฟล์ที่เป็นศูนย์กลาง และสามารถควบคุมสิทธิ์ของผู้ใช้ได้อย่างละเอียด
OneDrive: ทางเลือกที่เหมาะสำหรับไฟล์ส่วนตัวและการซิงค์ข้อมูล
OneDrive ถูกออกแบบมาเพื่อ จัดเก็บไฟล์ส่วนตัว และซิงค์ข้อมูลข้ามอุปกรณ์
- ซิงค์ไฟล์อัตโนมัติ – สามารถซิงค์ไฟล์กับคอมพิวเตอร์และเข้าถึงจากมือถือได้ทุกที่
- การแชร์ไฟล์แบบปลอดภัย – สามารถกำหนดสิทธิ์ให้ดูหรือแก้ไขไฟล์ได้
- ป้องกันข้อมูลสูญหาย – มีฟีเจอร์ OneDrive Personal Vault เพิ่มความปลอดภัยให้ไฟล์สำคัญ
OneDrive เหมาะสำหรับ บุคคลทั่วไปและพนักงานที่ต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนตัว พร้อมความสามารถในการเข้าถึงไฟล์จากทุกที่
เมื่อไหร่ควรใช้ SharePoint และเมื่อไหร่ควรใช้ OneDrive?
การเลือกใช้ SharePoint หรือ OneDrive ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานของคุณและองค์กร
เลือกใช้ SharePoint หาก
ต้องการแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันภายในทีม
ต้องการพื้นที่กลางสำหรับจัดเก็บเอกสารองค์กร
ต้องการใช้ฟีเจอร์ควบคุมเวอร์ชัน (Version Control) และ Workflow
เลือกใช้ OneDrive หาก
ต้องการจัดเก็บไฟล์ส่วนตัวที่ไม่จำเป็นต้องแชร์กับทีม
ต้องการเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้สะดวก
ต้องการสำรองข้อมูลและป้องกันการสูญหายของไฟล์สำคัญ
โดยทั่วไป OneDrive เหมาะสำหรับบุคคล หรือการทำงานเดี่ยว ขณะที่ SharePoint เหมาะสำหรับการทำงานเป็นทีมและองค์กร ที่ต้องการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
SharePoint vs OneDrive กับการทำงานร่วมกับ Microsoft 365
เนื่องจากทั้งสองแพลตฟอร์มเป็นผลิตภัณฑ์ของ Microsoft จึงสามารถทำงานร่วมกับเครื่องมือใน Microsoft 365 ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
Microsoft Teams
- หากต้องการแชร์ไฟล์ในแชทของ Teams ไฟล์จะถูกบันทึกลง OneDrive หากเป็นการแชร์ส่วนบุคคล
- แต่หากแชร์ไฟล์ในช่องทางทีม ไฟล์จะถูกจัดเก็บใน SharePoint
Outlook & Email Attachments
- OneDrive ช่วยให้ผู้ใช้แนบไฟล์จากคลาวด์และแชร์ลิงก์ให้ผู้อื่นเข้าถึงได้
- SharePoint ช่วยให้ฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรสามารถจัดเก็บเอกสารร่วมกัน และแนบไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านลิงก์แทนการส่งไฟล์แนบ
Power Automate & Workflow Automation
- SharePoint รองรับ การสร้าง Workflow อัตโนมัติ ช่วยให้สามารถอนุมัติเอกสาร หรือแจ้งเตือนสถานะการทำงานได้
- OneDrive สามารถใช้ร่วมกับ Power Automate ได้เช่นกัน แต่โดยส่วนใหญ่จะใช้เพื่อการ สำรองข้อมูลและการซิงค์ไฟล์
ควรเลือกใช้ SharePoint หรือ OneDrive?
ใช้ SharePoint หากคุณต้องการ พื้นที่สำหรับทำงานร่วมกันในองค์กร มีการแชร์เอกสารและต้องการ ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้
ใช้ OneDrive หากคุณต้องการ พื้นที่เก็บข้อมูลส่วนตัว และต้องการ ซิงค์ไฟล์ระหว่างอุปกรณ์ต่าง ๆ โดยมีการแชร์ไฟล์เป็นครั้งคราว
ทั้งสองแพลตฟอร์มสามารถทำงานร่วมกันได้ โดยที่ OneDrive สามารถใช้เป็นที่เก็บไฟล์ส่วนตัวก่อนแชร์ลง SharePoint เมื่อต้องการให้ทีมเข้าถึง
สรุป
SharePoint และ OneDrive มีความแตกต่างกันในแง่ของ การใช้งานหลัก โดย SharePoint เหมาะสำหรับ การทำงานร่วมกันเป็นทีม และ การจัดการข้อมูลในองค์กร ส่วน OneDrive เหมาะสำหรับ การจัดเก็บไฟล์ส่วนตัว และ การซิงค์ข้อมูลระหว่างอุปกรณ์
เลือก SharePoint หากต้องการ พื้นที่แชร์ไฟล์สำหรับทีมและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง
เลือก OneDrive หากต้องการ จัดเก็บไฟล์ส่วนตัวและเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์
สำหรับธุรกิจที่ต้องการ โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่ยืดหยุ่น การใช้ทั้งสองแพลตฟอร์มร่วมกันจะช่วยให้ การทำงานเป็นทีมและการจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ SharePoint และโซลูชันการทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรได้ที่ เว็บไซต์ทางการของ Microsoft.
อ่านบทความนี้เพื่อเรียนรู้วิธีใช้ SharePoint
