E-Signature การศึกษา ลดกระดาษไม่ต้องเก็บอีกต่อไป ปลอดภัยแน่นอน

E-Signature การศึกษา

ระบบการศึกษาที่ต้องจัดทำเอกสารจำนวนมาก เช่น รายงานผลการเรียน ฟอร์มเอกสารในการทำงาน ( จัดซื้อ ขอดูงาน ฝึกอบรม ) เป็นภาระสำหรับโรงเรียนเป็นอย่างมาก และ มีข่าวเกี่ยวกับการที่จะลดภาระการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ในโรงเรียน มาหลายครั้งแต่ภาระของคุณครูดูจะไม่น้อยลงเลย

ข่าวที่เกี่ยวกับภาระการจัดทำเอกสารของครู เช่น

มิติที่ 1 ด้านนโยบาย มีการเกลี่ยอัตรากำลังครูและบุคลากรให้เหมาะสมกับหลักเกณฑ์ มีการเพิ่มครูธุรการให้ครบทุกโรงเรียน รวมทั้งจัดทำบันทึกข้อตกลงร่วมกันระหว่างกระทรวงศึกษาธิการกับท้องถิ่นในเรื่องการจ้างครู

มิติที่ 2 ด้านการเชื่อมโยง มีการลดภาระงานของหน่วยงาน ลดกิจกรรมการประกวด การประเมิน ให้โรงเรียนเป็นฐานในการพัฒนาครู ปรับระบบรายงานข้อมูลโดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนส่งเสริมโรงเรียนขนาดเล็กได้พัฒนาและสร้างเครือข่ายการพัฒนา และเพิ่มมาตรการกำกับติดตาม

มิติที่ 3 ด้านการส่งเสริมความก้าวหน้าในวิชาชีพ (วิทยฐานะ) ลดการทำผลงานเอกสาร ข้อมูล ซึ่งเป็นการเพิ่มภาระให้กับครู สร้างขวัญกำลังใจและความมั่นคงในวิชาชีพแก่ครูธุรการ และสนับสนุนงบประมาณอย่างเพียงพอ โดยเฉพาะโรงเรียนขนาดเล็กและโรงเรียนชานเมือง ควรขยายฐานงบประมาณสนับสนุนเพิ่มขึ้นเพื่อให้สามารถพัฒนาตัวเองได้

ซึ่งในแง่ของ Technology ที่สามารถช่วยให้การทำงานของครูทำได้สะดวกรวดเร็วขึ้น และ ง่ายในการนำมาใช้ เช่น ระบบ E-Signature ที่ช่วยให้การ Print เอกสารไม่จำเป็นอีกต่อไป เพราะคุณสมบัติของระบบ E-Signature

แทนลายเซ็น ได้และมีกฎระเบียบยอมรับ

เอกสารที่ใช้ E-Signature ไม่สามารถแก้ไขได้

ไม่ต้องมีที่จัดเก็บเอกสาร

ไม่ต้อง Scan เอกสารในการจัดเก็บอีกต่อไปเพราะไม่ต้องเซ็น

ค้นหาได้ง่าย

ประหยัดค่าใช้จ่ายของโรงเรียน

ตัวอย่างการทำเอกสาร ด้วย E-Signature

ซึ่งวิธีที่ทำให้เป็นตัวอย่างจะสอดคล้องกับมาตราฐานการลงลายมือชื่อมาตราฐาน มาตรา 26 ซึ่งกฎหมายยอมรับ

ปัญหาการจัดการเอกสารของการศึกษาไทย

เอกสารมีจำนวนมาก พื้นที่จัดเก็บเอกสารไม่พอ แต่ในยุค Digital E-Signature การศึกษา ทำให้ปัญหาพวกนี้หมดไป เพราะ เอกสารที่ประทับด้วย E-Signature ตามมาตรา 26 ที่ระบุว่า มีผลทางกฎหมาย ทำให้เอกสาร Digital เป็นเอกสารตัวจริง ดังนั้นการจัดเก็บเอกสารที่ digital ที่ง่ายกว่า จะทำให้ โรงเรียนสามารถลดค่าใช้จ่าย และ เพิ่มประสิทธิภาพ

จาก Diagram แสดงขบวนการ การจัดเก็บเอกสาร โดยระบบ จะให้ User นำเข้าเอกสารที่ช่องทางเดียวคือ PowerApps ซึ่งในส่วนนี้ User ต้องกรอกข้อมูล เพื่อ Identify ข้อมูลแล้วทำการแปลง File ที่ประทับ E-Signature แล้วจึงเอามาจัดเก็บในระบบ ผลประโยชน์จาก Design นี้ คือการจัดเก็บที่เป็นระเบียบ มั่นใจได้ว่าเอกสารถูกจัดเก็บในที่ที่ถูกต้อง