What is Talent Acquisition? Reduce recruitment time and enhance the candidate experience with AI

Finding the right personnel isn't solely dependent on the number of applicants, but also on how quickly an organization can identify, evaluate, and build relationships with potential candidates.

Many organizations also face lengthy recruitment processes, from opening positions and searching for candidates to reviewing applications, scheduling interviews, gathering feedback from the Hiring Manager, and finally preparing a job offer.

When these processes are handled via email, Excel files, and unconnected systems, recruiters spend a significant amount of time coordinating, while applicants may experience long waits for responses or receive unclear information about their status.

These issues affect not only the length of employment but also impact candidate experience, employer image, and the organization's ability to compete in attracting skilled personnel.

Talent acquisition is therefore not just a recruitment process, but a strategic approach that links workforce planning, candidate search, talent pipeline creation, selection, and candidate experience.

What is Talent Acquisition?

Talent acquisition is the strategic process of planning, finding, attracting, evaluating, and hiring personnel with the right skills to meet the organization's current and future needs.

Talent Acquisition encompasses key activities such as:

• Manpower requirements planning
• Creating and approving job positions.
• Defining the required qualifications and skills.
• Employer Branding
• Talent Sourcing
• Candidate Engagement
• Recruitment and screening of applicants
• Interviews and assessments
• Preparing an employment proposal
• Creating a Talent Pool
• Internal Mobility
• Recruitment Analytics

Workday offers Talent Acquisition as a recruitment cycle that links Recruiting, Candidate Engagement, and AI for Recruiting, covering Candidate Engagement, Hiring Team Collaboration, Interview Management, Reporting, Compliance, Analytics, and Internal Mobility. 

How does talent acquisition differ from recruitment?

Recruitment is a key component within Talent Acquisition, but Talent Acquisition has a broader scope because it doesn't begin when a position becomes available and end only when a candidate accepts an offer.

Why is the recruitment process so slow?

1. The position approval process is complex.

Opening a job may require approval from multiple levels. If the process is handled through separate emails or documents, it will be difficult for recruiters to track the status and identify areas of delay.

2. The job description does not reflect the required skills.

Job descriptions that have been used consistently for many years may not reflect the actual work, leading organizations to attract the wrong candidates or spend a large amount of time screening applications that are unsuitable for the position.

3. Rely on searching for candidates through existing channels.

Simply announcing a position and waiting for applications may not be enough for highly competitive roles. Organizations need to seek candidates from their existing talent pool, former applicants, internal staff, and other networks.

4. Screening applications is a manual process.

With a large number of applicants, recruiters need time to review resumes and compare qualifications to the position. Without a tool to help prioritize, this part of the process can become a bottleneck.

5. Recruiters and Hiring Managers work separately.

Waiting for feedback, scheduling meetings, or requesting approval from the Hiring Manager causes applicants to be stuck in each stage for too long.

6. Scheduling interviews takes a lot of time.

Comparing the available time of applicants, interviewers, and the meeting room, especially when there are multiple interviewers, may require several rounds of back-and-forth communication.

7. No information is available to identify the point of congestion.

If an organization only tracks the number of positions closed but lacks information about the time taken at each stage, it becomes difficult to determine whether the delay is occurring at Sourcing, Screening, Interview, or Approval.

What is Candidate Experience?

Candidate Experience refers to the experience an applicant gains from interacting with an organization throughout the recruitment process, from seeing the job posting, searching for information, applying, communicating, interviewing, to receiving the selection results.

The candidate experience doesn't just happen on the interview day, but begins from the moment the applicant learns about the organization and the job position.

This experience was influenced by several factors, including:

• Clarity of the job advertisement.
• Ease of searching for and applying for jobs.
• Suitable for use on mobile phones.
• Time taken to complete the application form.
• Speed ​​of response
• Transparency in the selection process.
• Scheduling and rescheduling interviews.
• Communication quality from the Recruiter.
• Data consistency
• Proper notification of results.

CIPD states that the selection process should be clear, systematic, and transparent, taking into account candidate experience and the timeframe of the process. Organizations should inform applicants in advance how long the process will take, what technology will be used, and what types of evaluations will be conducted.

Signs that the candidate's experience is problematic.

• The applicant had to fill out the information multiple times.
• The application process is lengthy or difficult to use on a mobile phone.
• The applicant did not receive a confirmation message after submitting the application.
• There is no information on the current status of the application.
• Scheduling an interview involves multiple rounds of back-and-forth communication.
• The interviewer provided inconsistent information about the position.
• The process involves multiple rounds without any explanation.
• The applicant was not notified of the results.
• Applicants must contact the Recruiter to inquire about basic matters.
• A potential candidate withdraws before the process is complete.

Workday states that Candidate Experience Agents support conversational job searches, conversational applications, interview scheduling, and mobile-first candidate experiences, as well as answering questions and helping candidates find relevant jobs.

How does a slow recruitment process affect an organization?

Key positions remain vacant for longer periods.

Unavailable positions could increase the workload of team members and slow down the implementation of certain projects or business plans.

A suitable candidate may choose another organization.

Applicants may be involved in the processes of multiple organizations simultaneously. If an organization takes a long time or has inconsistent communication, the applicant may accept other opportunities first.

Recruiters have less time for strategic tasks.

Screening applications, scheduling appointments, following up on feedback, and answering repetitive questions leaves recruiters with less time for talent sourcing, employer branding, and building relationships with candidates.

The hiring manager lost confidence in the process.

If a recommended candidate doesn't meet the requirements or the recruitment status is unclear, the Hiring Manager may resort to off-the-shelf processes, complicating information and oversight.

The employer's image is affected.

The job application process is one of the first experiences an outsider has with an organization. Delayed or unclear communication can negatively impact the perceived employer brand.

What is AI Recruiting?

AI Recruiting is the application of artificial intelligence and automation to support various steps in the recruitment process, such as content creation, candidate search, skills matching, candidate ranking, answering questions, and scheduling interviews.

AI Recruiting should not be viewed as replacing all decision-making by recruiters or hiring managers, but rather as the use of technology to reduce workload, provide relevant information, and help those responsible act faster.

Workday explains that AI in recruitment can assist with resume screening, candidate matching, candidate engagement, and streamlining workflows, while recruiters can dedicate more time to building relationships and finding the right candidates.

How can AI help improve talent acquisition?

1. Help create and improve job content.

AI can assist in drafting job descriptions, interview questions, or recruitment campaign content based on organizational data and conditions. However, recruiters and hiring managers still need to review the drafts before actual implementation.

2. Help find candidates from the Talent Pool.

The system can help find relevant individuals from existing applicant databases, connected networks, or groups of applicants who have previously expressed interest.

3. Help match skills with job positions.

Skill-based matching helps organizations consider relevant abilities and experience, rather than searching based on job titles or just a few keywords.

4. Help rank the applicants.

AI can help present candidates who meet the job criteria, allowing recruiters to start reviewing from the highly compatible group. The results should be supporting information, not a final decision.

5. Reduce repetitive coordination tasks and workflows.

The system can help identify Action Items, track tasks, and suggest next steps to the Recruiter and Hiring Manager.

6. Help answer the applicant's questions.

Conversational AI can provide information about job openings, application processes, and frequently asked questions, helping applicants access information at their convenience.

7. Makes scheduling interviews easier.

The system can help suggest opening hours, send invitations, remind you of interviews, and support time changes to reduce back-and-forth communication.

8. Helps to view Recruitment Analytics.

Linked data helps organizations analyze the channels that generate candidates, the timeframe of each stage, the point at which candidates withdraw, the workload of recruiters, and the stage awaiting hiring managers.

AI Recruiting vs. Human Decision Making

AI can analyze large amounts of data and help reduce repetitive tasks, but decision-making regarding individuals still requires accountability, contextual consideration, and human oversight.

Organizations should not use AI results without verification, as the data or criteria entered into the system may not fully reflect the potential of all applicants.

AI is suitable for...

• High volume and repetitive tasks.
• การค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
• การจัดระเบียบผู้สมัคร
• การเสนอคำแนะนำ
• การแจ้งเตือนงาน
• การตอบคำถามทั่วไป
• การประสานตารางเวลา
• การรวบรวมข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์

Recruiter และ Hiring Manager รับผิดชอบ

• การกำหนดความต้องการของตำแหน่ง
• การพิจารณาบริบทของผู้สมัคร
• การประเมินด้วยวิธีที่เหมาะสมกับงาน
• การพูดคุยและสร้างความสัมพันธ์
• การตรวจสอบคำแนะนำของระบบ
• การตัดสินใจและรับผิดชอบต่อผลลัพธ์
• การดูแลความเป็นธรรมและประสบการณ์ของผู้สมัคร

CIPD ระบุว่าการใช้ AI ใน Recruitment อาจครอบคลุม Targeted Job Advertising, CV Screening และ Interview Transcription พร้อมเสนอให้พิจารณาขนาดและความรุนแรงของผลกระทบหากเทคโนโลยีทำงานผิดพลาด รวมถึงพัฒนาทักษะที่จำเป็นต่อการใช้งาน AI อย่างรับผิดชอบ

หลักการใช้ AI Recruiting อย่างรับผิดชอบ

ความโปร่งใส

องค์กรควรสื่อสารอย่างเหมาะสมเมื่อมีการใช้ AI หรือระบบอัตโนมัติในขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัคร

Human Oversight

ต้องมีผู้รับผิดชอบตรวจสอบคำแนะนำ ผลลัพธ์ และข้อยกเว้น โดยเฉพาะในขั้นตอนที่มีผลต่อโอกาสของผู้สมัคร

เกณฑ์การประเมินที่เกี่ยวข้องกับงาน

ข้อมูลและเกณฑ์ที่ใช้ควรเชื่อมโยงกับความสามารถในการปฏิบัติงาน ทักษะ และศักยภาพที่ตำแหน่งต้องการ

การตรวจสอบความเป็นธรรม

องค์กรควรติดตามผลลัพธ์ของกระบวนการเพื่อค้นหาความแตกต่างที่ผิดปกติและทบทวนสาเหตุอย่างเป็นระบบ

การคุ้มครองข้อมูลผู้สมัคร

ควรกำหนดวัตถุประสงค์ สิทธิ์การเข้าถึง ระยะเวลาการเก็บข้อมูล และการใช้งานข้อมูลผู้สมัครอย่างชัดเจน

ช่องทางให้มนุษย์เข้ามาช่วยเหลือ

ผู้สมัครควรสามารถติดต่อบุคคลได้เมื่อมีคำถามหรือสถานการณ์ที่ระบบอัตโนมัติไม่สามารถรองรับได้อย่างเหมาะสม

ความสามารถที่องค์กรควรมองหาในระบบ Talent Acquisition

• Requisition Management
• Career Site และ Job Search
• Mobile-friendly Application
• Candidate Relationship Management
• Talent Pool และ Talent Sourcing
• Candidate Matching
• Screening และ Candidate Prioritization
• Interview Management
• Hiring Team Collaboration
• Offer Management
• Recruitment Marketing
• Internal Mobility
• Reporting and Analytics
• Security และ Compliance
• Integration กับ Core HCM
• Candidate Communication
• AI Governance และ Human Oversight

แนวทางเตรียมองค์กรก่อนใช้ AI Recruiting

1. ระบุ Pain Point ให้ชัดเจน

องค์กรควรทราบว่าปัญหาหลักคือจำนวนผู้สมัครไม่เพียงพอ การคัดกรองล่าช้า การรอ Hiring Manager การนัดสัมภาษณ์ หรือ Candidate Drop-off

2. ทำความเข้าใจกระบวนการปัจจุบัน

จัดทำ Candidate Journey ตั้งแต่เปิดตำแหน่งจนถึงการตอบรับข้อเสนอ พร้อมระบุเจ้าของงาน ระบบที่ใช้ และเวลาที่เกิดการรอในแต่ละขั้นตอน

3. ทบทวน Job Architecture และ Skills

หาก Job Description และข้อมูลทักษะไม่มีมาตรฐาน AI ก็อาจจับคู่ผู้สมัครกับตำแหน่งได้ไม่ตรงตามความต้องการ

4. ปรับปรุง Recruitment Data

องค์กรควรตรวจสอบข้อมูลผู้สมัคร ตำแหน่งงาน แหล่งที่มาของผู้สมัคร สถานะใน Pipeline และเหตุผลที่ผู้สมัครออกจากกระบวนการ

5. กำหนดบทบาทของ AI และมนุษย์

ระบุให้ชัดว่า AI ใช้เพื่อแนะนำ จัดลำดับ หรือดำเนินงานอัตโนมัติในขั้นตอนไหน และขั้นตอนใดต้องให้บุคคลตรวจสอบหรืออนุมัติ

6. ออกแบบ Candidate Communication

กำหนดข้อความ ช่วงเวลา ช่องทาง และผู้รับผิดชอบในการติดต่อผู้สมัครแต่ละขั้นตอน เพื่อให้การสื่อสารมีความสม่ำเสมอ

7. เริ่มจาก Use Case ที่วัดผลได้

องค์กรอาจเริ่มจากงานที่มีปริมาณมากและมีเกณฑ์ชัดเจน เช่น การนัดสัมภาษณ์ การตอบคำถามทั่วไป หรือการค้นหา Talent จากฐานข้อมูลเดิม

8. ติดตามทั้งประสิทธิภาพและ Candidate Experience

การประเมินไม่ควรพิจารณาเฉพาะความเร็ว แต่ควรติดตามคุณภาพการสื่อสาร ความสะดวกของผู้สมัคร และผลลัพธ์ของกระบวนการด้วย

Talent Acquisition ที่ดีต้องเร็วขึ้นโดยไม่ลดคุณภาพ

เป้าหมายของ AI Recruiting ไม่ควรเป็นเพียงการลดเวลาให้สั้นที่สุด แต่ต้องช่วยให้องค์กรดำเนินการได้เร็วขึ้นโดยยังรักษาคุณภาพ ความรับผิดชอบ และประสบการณ์ของผู้สมัคร

Deloitte ระบุถึงแนวโน้มการใช้ AI-assisted, AI-augmented และ AI-powered Recruiting ตั้งแต่การทำงานซ้ำและตอบคำถาม ไปจนถึงการช่วยจัดลำดับผู้สมัคร สร้างข้อมูลสนับสนุน และมอบประสบการณ์ที่มีความเฉพาะบุคคลมากขึ้น

เมื่อ AI รับผิดชอบงานที่มีปริมาณมาก Recruiter จึงสามารถใช้เวลากับงานที่ต้องอาศัยมนุษย์ได้มากขึ้น ทั้งการทำความเข้าใจความต้องการของ Hiring Manager การสร้างความสัมพันธ์กับผู้สมัคร และการออกแบบกลยุทธ์ Talent Acquisition ที่สอดคล้องกับทิศทางธุรกิจ

Summary

Talent Acquisition คือกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่ครอบคลุมตั้งแต่การวางแผนกำลังคน การค้นหาและดึงดูดผู้สมัคร การคัดเลือก การสร้าง Candidate Experience ไปจนถึงการพัฒนา Talent Pipeline สำหรับความต้องการในอนาคต

กระบวนการสรรหาที่ล่าช้ามักเกิดจาก Workflow ที่แยกส่วน งาน Manual การประสานงานที่ไม่ต่อเนื่อง และข้อมูลที่ไม่เชื่อมโยงกัน ส่งผลให้องค์กรสูญเสียเวลา เพิ่มภาระของ Recruiter และเสี่ยงต่อการสูญเสียผู้สมัครที่เหมาะสม

AI-powered Recruiting สามารถช่วยค้นหาและจัดลำดับผู้สมัคร จับคู่ทักษะ ลดงานประสานงาน ตอบคำถาม และสนับสนุนการนัดสัมภาษณ์ได้ แต่ต้องดำเนินการภายใต้เกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับงาน มี Human Oversight และมีการกำกับดูแลข้อมูลอย่างเหมาะสม

องค์กรที่ผสาน AI เข้ากับกระบวนการและการตัดสินใจของมนุษย์อย่างสมดุล จะสามารถยกระดับ Talent Acquisition ให้รวดเร็ว เชื่อมโยง และสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้ทั้งผู้สมัคร Recruiter และ Hiring Manager

CTA  หากกระบวนการสรรหาขององค์กรยังต้องคัดกรองใบสมัคร นัดสัมภาษณ์ และติดตามความคิดเห็นผ่านหลายระบบ การประเมิน Candidate Journey และ Recruitment Workflow จะช่วยให้องค์กรมองเห็นโอกาสในการนำ AI และ Automation มาใช้อย่างเหมาะสม

External References 

1. Workday Talent Acquisition Software 
2. Workday AI for Recruiting 
3. Workday: What Is AI in Recruiting? 
4. Workday Candidate Experience 
5. CIPD: Guidance on AI in Recruitment 
6. CIPD: Selection Methods 
7. Deloitte: Talent Acquisition Technology Trends