Webinar Power Platform เปลี่ยนองค์กรให้ไร้กระดาษ พร้อมเซ็นเอกสารแบบดิจิตอล
เมื่อวันที่ 16 กันยายน 2564 ที่ผ่านมา ทางบริษัท ฟิวชั่น โซลูชั่น จำกัด ได้จัดงาน Webinar Online ร่วมกับ บริษัทวีเอสที อีซีเอส (ประเทศไทย) จำกัด ในหัวข้องาน ” Webinar Power Platform เปลี่ยนองค์กรให้ไร้กระดาษ พร้อมเซ็นเอกสารแบบดิจิตอล “
ในงานสัมมนานี้ได้บรรยายถึง
- Go paperless Go digital
- Overview Product และการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานออนไลน์ในสถานการณ์ปัจจุบัน
- Case study and success story
- สถานการณ์การใช้งานจริง และความสามารถของโซลูชั่นที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ
- Package and Offering
- ข้อเสนอ และสิทธิพิเศษ Solution
- Q&A
- ช่วงถาม – ตอบคำถาม
จุดเด่นของ Microsoft 365
- การใช้งานระบบ ถูกและคุ้มกว่าการลงทุนแบบเดิมๆ
- ไม่มีภาระด้านการดูแลระบบไม่ต้องมี IT คอยตรวจสอบ หรือ แก้ไขปัญหา
- ค่าใช้จ่ายในการซื้อ Hardware เช่น Server , Data Storage , Network , UPS จะไม่มีอีกต่อไป
- Microsoft 365 ไม่ได้มีแต่ Mail เท่านั้นแต่ยังมี Solution อีกหลายตัวที่มาพร้อมกับ Package อีกมากมาย
- สะดวกต่อการย้ายข้อมูล บางส่วนจาก File Server มาเก็บที่ Office 365 ( SharePoint )
- เริ่มสร้าง Flow ง่ายๆ เช่น การอนุมัติเอกสารที่เก็บบน Sharepoint
จุดเด่นของ Power platform
- เป็นเครื่องมือฟรีมาพร้อมกับ Microsoft 365
- สามารถสร้างแบบ ฟอร์มได้โดยการลากวาง และไม่จำเป็นต้องเขียน Code
- ไม่ต้องมีความรู้ด้าน Database เพราะสามารถเชื่อมต่อกับ SharePoint ได้ทันที
- สามารถดึงข้อมูล Master Data ได้จากระบบการทำงานของ SharePoint
- สามารถทำงานร่วมกับ Power Automate
- มี connector สำหรับเชื่อมต่อกับ ERP ของ Microsoft และ ส่งข้อมูลกลับไปให้ ERP ได้ทันที
- เป็น Tool ที่ User สามารถทำได้ในระบบที่เป็น Config ไม่ถึงขั้นเขียน Code หรือต้องเอา Programmer มาช่วยทำให้
- เป็นตัวประสานงานให้กับแต่ละ Application ในตระกูล Microsoft ทำให้เกินการทำงานประสานกัน แบบอัตโนมัติ
- เพิ่มความสามารถในการส่งต่อข้อมูลข้าม library sharepoint เช่น จาก Task ไปที่ Calendar
ข้อดีของ Paperless
- ไม่มีใครอยากได้กระดาษ ดังนั้นไม่ต้อง Print ก็ได้ ถ้าใครบอกว่าต้องการกระดาษให้ถามก่อนว่าอยากได้กระดาษหรือข้อมูลกันแน่
- ไม่มีใคร ซีเรียส เรื่องหน้าตาของ ฟอร์ม ให้ถามดูว่า อยากได้ข้อมูลครบถ้วน หรือ แบบ ฟอร์มตรงกับกระดาษ
- ไม่มีใคร อยากเซ็นต์เอกสาร ให้ลองถามดูว่า อยากได้ความสะดวก หรือ ต้องการเซ็นต์เอกสาร
- ไม่มีใคร ต้องการจ้างคนรวบรวมข้อมูล จากกระดาษ ดังนั้นถ้าข้อมูลถูกสรุปเป็น รายงานได้ทันที คือสิ่งที่จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้
- การลดกระดาษ จะทำให้งานเร็วขึ้น
- การลดกระดาษ ให้เป็น data จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายเรื่องการ Print และค่ากระดาษ
- การยืนยันตัวตนทาง Electronic สามารถทำได้ง่ายกว่าและมีความปลอดภัยมากกว่าการเซ็นต์เอกสารจริง เนื่องจากตัวเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถถูกปลอมแปลงได้ง่าย
- การจัดเก็บข้อมูล Digital ประหยัดกว่าการจัดเก็บกระดาษหลายเท่า
- เมื่อเป็นข้อมูลในรูปแบบ Digital เราสามารถให้ระบบทำการกรอกเงื่อนไข เพื่อช่วยให้ผู้อนุมัติทำงานได้ง่ายขึ้น
- ความถูกต้องและความครบถ้วนของข้อมูลเมื่อเปลี่ยนมาใช้ Paperless จะดีกว่ากระดาษเพราะสามารถควบคุม Field ที่กรอกข้อมุลได้ ช่วยให้เอกสารมีความถูกต้องไม่จำเป็นต้องใช้เจ้าหน้าที่มาตรวจสอบ ซ้ำ 2
- เพิ่มความรวดเร็วและความคล่องตัวในการจัดการระบบงาน เพราะสามารถเข้าถึงข้อมูลและอนุมัติได้จากทุก สถานะที่
- สามารถนำข้อมูลจากการทำงานมาวิเคราะห์แล้วนำมาปรับปรุงขบวนการทำงานได้ง่าย ด้วย Power BI ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Paperless ได้ทันที
