Document Management

Fusion Solution ให้บริการที่ปรึกษา และออกแบบ Implement Document Management Solution สำหรับ ISO หรือ WorkFlow ตามมาตราฐาน Microsoft Gold Partner โดยทีมงานที่มีประสบการณ์นานกว่า 15 ปี เราพร้อมให้บริการพัฒนาระบบบน SharePoint และ Power Platform ในทุกรูปแบบซึ่งเป็นทางเลือกในการพัฒนา DM ในราคาถูกประหยัดคุ้มค่ากว่า Solution อื่น ๆ

SharePoint ใช้ทำ Document Management เพราะทำให้พนักงานเข้าถึงได้ จากทุกที่ ทุกอุปกรณ์ ภายใต้ Security ที่ดีกว่า และที่สำคัญ ประหยัดกว่ามากๆๆ สำหรับบริษัทที่ใช้งาน Office 365 หรือ Microsoft 365 อยู่แล้ว จะได้ Feature SharePoint สำหรับทำเรื่อง Document Management ฟรี

Service By Fusion Solution

• ให้คำปรึกษาการพัฒนาระบบด้วย Office 365
• Config ระบบ DM ( บริการแบบ Outsource )

ความสามารถ ระบบ DM ( Office 365 )

• การจัดการระบบลงทะเบียนเอกสารตามขบวนการ ISO
• Work Flow
• Digital Signature การเซ็นต์เอกสารด้วยระบบ E-Signature
• Document editing protection system
• Version Control System
• Document Share System
• Log system for checking data access
• Document Check Out System to prevent editing
• Document Approval System for Public Presentations
• Online Document Viewing System (In the case of using On Cloud)
• Notification system when a document is edited
• Meta Data System for Data Search
• Full Text Search system helps in finding information.
• Familiar usage pattern because the interface is similar to the Office suite.

Solution On SharePoint ( Ready to User)

• Fusion Portal : Design for SharePoint
• Digital Signature

ติดตั้งและพัฒนา ด้วย SharePoint Online ( Microsoft 365 )

• Accepting system development according to requirements using SharePoint tools
• ให้บริการ Implement SharePoint Server และ Configuration Infra
• Config HA สำหรับ Site งานที่ใช้ SharePoint เป็นระบบหลักในการดำเนินธุระกิจ
• Customize SharePoint Interface สำหรับหน่วยงานที่ต้องการปรับปรุง Interface ให้เข้ากับหน่วยงาน
• Develop specialized applications such as ISO contract management systems and work flow systems.
• ระบบจัดการสำหรับเอกสารสำคัญที่ต้องมี Bar Code ติดที่เอกสาร

การพัฒนา Document Management On Cloud

• เป็นอีกหนึ่งทางเลือก ที่สุดคุ้ม ณ. ปัจจุบัน เนื่องจากเป็นการเช่าซื้อ โดยที่ไม่จำเป็นต้องลงทุน Hardware หรือ License
• Can be used similarly to setting up an internal server within an organization.
• There is a world-class management system that ensures that no data is lost.
• มีขนาดพื้นที่ไม่จำกัดสามารถขยายได้ตามต้องการ
• ระบบมีเสถียรภาพสูงตามมาตราฐาน Microsoft 99.999 %

More Information

• SharePoint Development
• SharePoint Document Limited

การจัดการ Document แต่ละประเภท

เอกสารแต่ละประเภทมีการจัดการที่ไม่เหมือนกันครับ โดยเราสามารถตั้งประเด็นในการแบ่งได้ เช่น ความถี่ในการใช้ ความสำคัญ เอกสารระหว่างการทำงาน เอกสารอ้างอิง เอกสารเก็บตามระเบียบ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างเอกสารที่เก็บตามระเบียบ เช่น ระเบียบของราชการ

เอกสารที่ต้องเก็บตามระเบียบรายการ เช่น เอกสาร การเงินอาจจะต้องเก็บถึง 5 ปี แล้วในช่วง 5 ปีนี้ ก็อาจจะต้องเอามาดูเป็นบางครั้ง

กรณีแบบนี้ เราควรแยกเก็บจากเอกสารที่ต้องใช้บ่อย ๆ โดยการเก็บต้องเก็บใน Storage ราคาไม่แพง แต่ต้องปลอดภัย ป้องกันการเข้าถึง และ แก้ไขได้

Reference Site

Reference Knowledge

• ตัวอย่าง การใช้งาน SharePoint Document Library
• QMR : ISO