What is Onboarding? Create a great new employee experience with Digital Onboarding Workday

A new employee's first day shouldn't begin with confusion, a flood of documents, or waiting for information from multiple parties. However, in many organizations, the onboarding process is still filled with manual tasks scattered across emails, Excel spreadsheets, paper documents, and coordination between HR, IT, Finance, managers, and other relevant teams.

Without clear standards, each new employee may have a different experience. Some receive complete information before starting work, while others have to ask what to do next. Some may not even receive equipment, system accounts, or crucial information on their first day.

These issues affect not only the convenience of HR but also impact the new hire experience, readiness for work, sense of connection with the organization, and confidence of new employees from the start.

Therefore, onboarding is not just about filling out paperwork or conducting an orientation, but rather a process of designing the new employee experience from the moment they accept an offer until the point where they can start working, understand their roles, and connect effectively with the organization.

What is Onboarding?

Onboarding is the process of welcoming, preparing, and helping new employees learn their roles, team, organizational culture, work tools, and necessary processes so that they can start work confidently and effectively.

SHRM explains that onboarding is the process of integrating new employees into the organization, including orientation and opportunities to learn about the organizational structure, culture, vision, mission, and values.

CIPD explains that Employee Induction, or Onboarding, is the process that helps employees learn about their new role and new employer. A good start can help new employees be welcomed, understand necessary information, and adapt to the organization.

Therefore, a good onboarding process should encompass both practical information, such as documentation, benefits, equipment, and work systems, as well as experiential information, such as organizational culture, teams, role expectations, and how to work together.

Onboarding begins after accepting an offer.

Many organizations understand that onboarding begins on the first day of work, but in reality, the experience for new employees starts from the moment the applicant accepts the offer.

If information from the Talent Acquisition process is not continuously passed on to the Onboarding team, the organization may experience gaps between recruitment and actual onboarding, such as incomplete employee data, incomplete documentation, or relevant teams not receiving necessary information.

Workday Onboarding Plans ระบุถึงการสร้างประสบการณ์ Onboarding ที่ต่อเนื่องตั้งแต่ Candidate ไปจนถึง Fully Onboarded ผ่านประสบการณ์ที่ seamless และ personalized รวมถึง Preboarding และ Onboarding ที่เหมาะกับบทบาทและช่วงของการเริ่มงาน

Onboarding ต่างจาก Orientation อย่างไร?

SHRM ระบุว่า Onboarding มักถูกสับสนกับ Orientation โดย Orientation จำเป็นต่อการจัดการเอกสารและงานพื้นฐาน แต่ Onboarding เป็นกระบวนการที่ครอบคลุมกว่าและเกี่ยวข้องกับผู้จัดการและพนักงานคนอื่น ๆ ภายในองค์กรด้วย

ทำไม Onboarding แบบ Manual จึงเป็นปัญหา?

1. ขั้นตอนกระจัดกระจายหลายช่องทาง

เมื่อ HR ต้องส่งอีเมลหลายฉบับ ขอข้อมูลจากหลายฝ่าย และติดตามสถานะผ่านไฟล์แยกกัน โอกาสที่บางขั้นตอนจะตกหล่นย่อมสูงขึ้น

2. ประสบการณ์ของพนักงานใหม่ไม่สม่ำเสมอ

หากแต่ละแผนกหรือแต่ละ Manager ใช้วิธี Onboarding ต่างกัน พนักงานใหม่อาจได้รับข้อมูลไม่เท่ากัน และมีความพร้อมในการเริ่มงานแตกต่างกัน

3. งานเอกสารใช้เวลามากเกินไป

พนักงานใหม่อาจต้องกรอกข้อมูลที่ซ้ำกันหลายครั้ง ขณะที่ HR ต้องตรวจสอบ ติดตาม และจัดเก็บเอกสารด้วยตนเอง

4. IT และหน่วยงานสนับสนุนได้รับข้อมูลล่าช้า

หากไม่มี Workflow ที่เชื่อมโยงกัน ทีม IT อาจได้รับข้อมูลล่าช้า ส่งผลให้บัญชีผู้ใช้งาน อุปกรณ์ หรือสิทธิ์การเข้าถึงระบบไม่พร้อมในวันเริ่มงาน

5. Manager ไม่มี Visibility

Manager อาจไม่ทราบว่าพนักงานใหม่ทำขั้นตอนใดเสร็จแล้ว หรือยังขาดข้อมูลอะไร ทำให้การเตรียมทีมและเป้าหมายช่วงแรกไม่ต่อเนื่อง

6. ข้อมูลพนักงานใหม่ไม่เชื่อมกับระบบหลัก

หากข้อมูลจากกระบวนการสรรหา Onboarding และระบบข้อมูลพนักงานหลักไม่เชื่อมต่อกัน องค์กรอาจต้องกรอกข้อมูลซ้ำ และเสี่ยงต่อความผิดพลาดของ Employee Data ในจุดนี้ Core HCM มีบทบาทสำคัญ เพราะเป็นระบบกลางที่ช่วยให้ข้อมูลพนักงาน โครงสร้างองค์กร ตำแหน่งงาน และข้อมูลสำคัญของพนักงานใหม่เชื่อมโยงกันได้ตั้งแต่ช่วงเริ่มต้น

7. วัดผล Onboarding ได้ยาก

เมื่อข้อมูลกระจายอยู่หลายที่ องค์กรจะวิเคราะห์ได้ยากว่า Onboarding ใช้เวลานานแค่ไหน ขั้นตอนไหนเกิดความล่าช้า หรือพนักงานใหม่ติดปัญหาในจุดใด

Onboarding ที่ไม่ดีส่งผลต่อองค์กรอย่างไร?

Onboarding เป็นหนึ่งในประสบการณ์แรกที่พนักงานใหม่ได้รับหลังตัดสินใจเข้าร่วมองค์กร หากประสบการณ์นี้ไม่ดี องค์กรอาจเสียโอกาสในการสร้างความเชื่อมั่นตั้งแต่ช่วงเริ่มต้น

SHRM ระบุว่า Onboarding ที่มีคุณภาพมีความสำคัญต่อความสำเร็จระยะยาวของพนักงานใหม่ ประสบการณ์ของพนักงาน และการรักษาพนักงานไว้กับองค์กร

CIPD ระบุว่าความประทับใจแรกของพนักงานที่มีต่อองค์กรสามารถมีผลต่อความพึงพอใจในงานและการปรับตัวเข้ากับองค์กร โดย Induction หรือ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับการต้อนรับและมีข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงาน

• พนักงานใหม่เริ่มงานช้ากว่าที่ควร
• Manager ต้องใช้เวลามากขึ้นในการตอบคำถามพื้นฐาน
• HR ต้องติดตามงานซ้ำหลายรอบ
• พนักงานใหม่รู้สึกไม่แน่ใจว่าต้องทำอะไรต่อ
• ข้อมูลสำคัญตกหล่น
• ประสบการณ์พนักงานแตกต่างกันตามทีม
• องค์กรเสียโอกาสในการสร้าง Engagement ตั้งแต่เริ่มต้น

Digital Onboarding คืออะไร?

Digital Onboarding คือการใช้เทคโนโลยีเพื่อออกแบบและบริหาร Journey ของพนักงานใหม่อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ Preboarding, Day One, Role Readiness, Learning, Task Completion, Manager Check-in ไปจนถึงการติดตามความพร้อมหลังเริ่มงาน

Digital Onboarding ไม่ใช่เพียงการนำเอกสารไปไว้บนระบบออนไลน์ แต่คือการสร้างเส้นทางที่ชัดเจนว่า พนักงานใหม่ต้องทำอะไร เมื่อไร ใครรับผิดชอบ และข้อมูลใดควรถูกส่งต่อไปยังระบบหรือทีมที่เกี่ยวข้อง

Workday Onboarding Plans ระบุถึงการสร้างประสบการณ์ Onboarding ที่ต่อเนื่องตั้งแต่ Candidate ไปจนถึง Fully Onboarded ผ่านประสบการณ์ที่ seamless และ personalized รวมถึงการทำ Preboarding และ Onboarding ด้วยเนื้อหาที่เหมาะสมกับบทบาทและช่วงของการ Onboarding

Digital Onboarding Journey ควรครอบคลุมอะไรบ้าง?

1. Preboarding

• ข้อมูลวันเริ่มงาน
• เอกสารที่ต้องเตรียม
• ข้อมูลสถานที่ทำงานหรือรูปแบบการทำงาน
• ข้อความต้อนรับจากองค์กรหรือทีม
• ข้อมูล Manager หรือ Buddy
• ลิงก์เข้าสู่ระบบหรือ Portal ที่เกี่ยวข้อง
• สิ่งที่ต้องทำก่อนวันแรก

2. Day One Experience

• Welcome Message
• Agenda วันแรก
• การแนะนำทีม
• การเข้าถึงระบบหลัก
• คู่มือพนักงาน
• นโยบายที่จำเป็น
• การตั้งค่าอุปกรณ์
• Task สำคัญที่ต้องทำ

3. Role Readiness

• บทบาทและความรับผิดชอบ
• เป้าหมายช่วง 30/60/90 วัน
• เครื่องมือที่ต้องใช้
• Workflow สำคัญของทีม
• ผู้เกี่ยวข้องหลัก
• มาตรฐานการทำงาน
• ช่องทางขอความช่วยเหลือ

4. Learning และ Knowledge Access

• ความรู้เกี่ยวกับองค์กร
• ระบบงาน
• นโยบาย
• Safety
• ทักษะเฉพาะตำแหน่ง

5. Manager Check-in

• การพูดคุยเกี่ยวกับหน้าที่
• มาตรฐานและความคาดหวัง
• การแนะนำทีม
• ช่องทางสนับสนุน

6. Progress Tracking

• Task ที่เสร็จแล้ว
• เอกสารที่ยังขาด
• สถานะการเปิดใช้งานระบบ
• Learning Course
• Manager Check-in
• ขั้นตอนที่ใช้เวลานานผิดปกติ

Workday Journeys กับประสบการณ์ Onboarding

Workday Journeys ระบุว่าสามารถช่วยองค์กรสร้างประสบการณ์แบบ tailored และ concierge-style สำหรับพนักงาน เพื่อช่วยนำทางพนักงานผ่าน moments that matter และใช้ข้อมูลจาก Workday เพื่อทำให้ Journey Path มีความเกี่ยวข้องกับพนักงานแต่ละคน

ในบริบทของ Onboarding แนวคิดนี้ช่วยให้องค์กรออกแบบ Journey ที่แตกต่างตามบทบาทงาน หน่วยงาน สถานที่ทำงาน ประเทศหรือบริษัทในเครือ ระดับตำแหน่ง รูปแบบการทำงาน และระยะของการเริ่มงาน

สิ่งสำคัญคือ Onboarding Journey ไม่ควรเป็น Checklist เดียวที่ใช้กับทุกคนเหมือนกัน แต่ควรเป็นประสบการณ์ที่มีขั้นตอนและข้อมูลเหมาะกับบริบทของพนักงานใหม่แต่ละกลุ่ม

Digital Onboarding ช่วย HR และองค์กรอย่างไร?

ลดงาน Manual ของ HR
เมื่อเอกสาร Task และ Workflow ถูกจัดอยู่ในระบบ HR ไม่ต้องติดตามทุกขั้นตอนด้วยอีเมลหรือไฟล์แยกกัน

สร้างมาตรฐานให้ทุกหน่วยงาน
แม้แต่ละบทบาทอาจมี Journey ต่างกัน แต่ทุก Journey สามารถกำหนดโครงสร้าง ขั้นตอน และเจ้าของงานได้อย่างชัดเจน

ทำให้พนักงานใหม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อ
Self-service และ Guided Journey ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าถึง Task และข้อมูลได้ตามลำดับ ไม่ต้องรอ HR ส่งคำแนะนำทีละขั้น

ทำให้ Manager มีบทบาทชัดเจนขึ้น
Manager สามารถเตรียมเป้าหมาย แผนการเรียนรู้ และ Check-in ได้เป็นระบบมากขึ้น

เชื่อมข้อมูลกับระบบอื่น
เมื่อ Onboarding เชื่อมกับ Core HCM, Recruiting, Learning และระบบอื่น ข้อมูลพนักงานใหม่จะไหลต่อได้ดีขึ้น และลดการกรอกข้อมูลซ้ำ

วัดผลและปรับปรุงได้
Analytics ช่วยให้องค์กรเห็นว่า Journey ใดมีปัญหา ขั้นตอนไหนช้า หรือพนักงานใหม่กลุ่มใดอาจต้องการการสนับสนุนเพิ่มเติม

Onboarding ที่ดีควรเริ่มก่อน Day One

หลายองค์กรเริ่ม Onboarding ในวันแรกที่พนักงานมาทำงาน แต่ในความเป็นจริง ประสบการณ์พนักงานใหม่เริ่มตั้งแต่หลังตอบรับข้อเสนอ

SHRM ระบุว่าบางองค์กรเริ่ม Onboarding หลัง Offer Accepted แต่ก่อน Start Date โดยใช้ Preboarding เพื่อเชื่อมพนักงานใหม่เข้ากับองค์กร เช่น การส่งข้อมูลให้ทบทวน การจับคู่ Buddy หรือการเตรียมข้อมูลวันแรก

Deloitte ระบุว่า Onboarding ควรถูกมองเป็นกระบวนการที่ช่วยให้พนักงานเปลี่ยนผ่านจากจุดที่ได้รับข้อเสนอไปจนถึงปีแรกหรือมากกว่านั้น และควรออกแบบให้ worker-centric มากขึ้นแทนที่จะเป็นเพียงงานเชิงธุรกรรม

ดังนั้น Onboarding ที่ดีไม่ควรเป็นเพียงวันปฐมนิเทศ แต่ควรเป็น Journey ที่เริ่มก่อนวันแรกและต่อเนื่องจนพนักงานสามารถทำงานได้อย่างมั่นใจ

แนวทางเตรียมองค์กรก่อนทำ Digital Onboarding

1. Mapping กระบวนการ Onboarding ปัจจุบัน

องค์กรควรรวบรวมทุกขั้นตอน ตั้งแต่ Offer Accepted ถึงช่วงหลังเริ่มงาน เพื่อดูว่าแต่ละ Task อยู่ที่ใคร ใช้ระบบใด และมีจุดใดที่ล่าช้า

2. แยกงานตามเจ้าของงาน

Onboarding ไม่ใช่งานของ HR เพียงฝ่ายเดียว ควรกำหนดบทบาทของ HR, Manager, IT, Finance, Buddy และทีมที่เกี่ยวข้องให้ชัดเจน

3. กำหนด Journey ตามกลุ่มพนักงาน

พนักงาน Office, Consultant, Sales, Manager หรือพนักงานต่างประเทศอาจต้องการข้อมูลและขั้นตอนที่แตกต่างกัน

4. เชื่อมกับ Core HCM และ Recruiting

ข้อมูลจากกระบวนการสรรหาควรถูกส่งต่อเข้าสู่ Employee Record และใช้เป็นข้อมูลตั้งต้นสำหรับ Onboarding

5. ลดข้อมูลที่ไม่จำเป็นในวันแรก

ควรจัดลำดับข้อมูลว่าอะไรจำเป็นก่อนเริ่มงาน อะไรควรให้ในวันแรก และอะไรควรเรียนรู้หลังจากเริ่มทำงานแล้ว

6. ใช้ Learning และ Content ให้เหมาะกับบทบาท

พนักงานใหม่ควรได้รับ Learning Content ตามตำแหน่ง ทีม และความรับผิดชอบ ไม่ใช่เนื้อหาทั่วไปเหมือนกันทุกคน

7. วัดผล Onboarding อย่างต่อเนื่อง

องค์กรควรวัดทั้ง Task Completion, ระยะเวลาในแต่ละขั้นตอน, Employee Feedback, Manager Feedback และความพร้อมของพนักงานใหม่

Onboarding ที่ดีคือจุดเริ่มต้นของ Employee Experience

Onboarding เป็นช่วงเวลาที่องค์กรมีโอกาสสร้างความเชื่อมั่นสูงมาก เพราะพนักงานใหม่กำลังมองหาแนวทาง ความชัดเจน และสัญญาณว่าองค์กรพร้อมสนับสนุนพวกเขาหรือไม่

หากองค์กรออกแบบ Onboarding ให้เป็น Digital Journey ที่ชัดเจน พนักงานใหม่จะไม่ต้องเริ่มงานด้วยการค้นหาข้อมูลเอง แต่สามารถเดินตามเส้นทางที่ถูกออกแบบไว้ พร้อมรู้ว่าอะไรต้องทำ ใครช่วยได้ และความคาดหวังคืออะไร

นี่คือเหตุผลที่ Onboarding ควรถูกมองเป็นส่วนหนึ่งของ Employee Experience ไม่ใช่เพียงงาน HR Operations

Summary

Onboarding คือกระบวนการสำคัญที่ช่วยพนักงานใหม่เรียนรู้บทบาท องค์กร ทีม เครื่องมือ และความคาดหวังที่จำเป็นต่อการเริ่มต้นงานอย่างมั่นใจ

ปัญหา Onboarding แบบ Manual และไม่เป็นมาตรฐาน มักทำให้ HR ต้องติดตามงานซ้ำ พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ไม่สม่ำเสมอ Manager ขาด Visibility และข้อมูลไม่เชื่อมต่อกับระบบหลัก

Digital Onboarding ช่วยเปลี่ยน Onboarding จากรายการงานที่กระจัดกระจาย ให้กลายเป็น Guided Journey ที่เชื่อมโยง Preboarding, Day One, Learning, Manager Check-in, Task Completion และ Analytics เข้าด้วยกัน

สำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับ Employee Experience การเริ่มต้นจาก Onboarding ที่มีมาตรฐานและ personalized คือหนึ่งในจุดที่สร้างผลลัพธ์ได้ตั้งแต่วันแรก