SharePoint – Important Documents

การจัดเก็บเอกสารสำคัญ เช่น เอกสารสัญญา เอกสารใบสั่งซื้อ เอกสารที่เป็นความลับของบริษัท ทาง Fusion มีวิธีที่ช่วยให้การจัดการเอกสารประเภทนี้ มีความปลอดภัย และ สะดวกในการเรียกใช้งานไปพร้อม ๆ กันครับ

Feature ที่ต้องการสำหรับการจัดเก็บ

• • ควบคุมการเข้าถึงเอกสาร
  • ควบคุมการนำไปใช้ เช่น Print , View , Download
  • Log การใช้งาน
  • ระบบการอนุมัติการใช้งานเอกสาร
  • การจัด View สำหรับใช้งานเอกสาร
  • ระบบ Search

โดย Solution ที่จะนำเสนอเป็นของ Microsoft 365

• • SharePoint เป็นเพื้นที่จัดเก็บ เก็บ log ที่เข้าใช้งาน Search ควบคุมการใช้งานเอกสาร
  • Power automate สร้างขั้นตอนการอนุมัติ
  • AIP ( Azure Information Protection X ควบคุมการใช้เอกสารเมื่อระบบอยู่ภายนอกพื้นที่จัดเก็บ
  • Intune ควบคุมอุปกรณ์ และ สิ่งแวดล้อม ในการเข้าถึงเอกสาร

ซึ่งถ้าเทียบ Solution อื่น ๆ ผมยังไม่เคยเห็นระบบการใช้งานที่ควบคุมได้ทุกอย่างเหมือนกับ Microsoft 365 สำหรับ ผู้ที่สนใจให้ลองดูตัวเลือก E3 , E5 ได้นะครับ เพราะเป็น Solution ที่พร้อมใช้งานและไม่ยุ่งยากด้วย

Diagram แสดงระบบการจัดเก็บข้อมูล

ปัญหาของการเก็บเอกสาร หลัก ๆ คือ หาเอกสารไม่เจอ เพราะจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ และขาดคนที่มาคอยดูแลให้เป็นไปตามนโยบาย จาก Diagram แสดงถึงขั้นตอนการนำเอกสารเข้าไปจัดเก็บ เริ่มจาก พนักงานนำเอกสารเข้าที่หน้า Power Apps ที่ต้องระบุที่มาของเอกสาร ในหัวข้อต่าง ๆ เช่น แผนก ปีเอกสาร เอกสารโครงการ หลังจากนั้น ก็ส่งให้ ผู้ดูแลในแผนก นั้น ๆ อนุมัติ เอกสารจึงจะถูกย้ายไปเก็บในพื้นที่ ที่ระบุไว้

ซึ่งทั้งหมดเป็นการทำงาน อัตโนมัติ ผลที่ได้คือ การจัดเก็บเป็นระเบียบ หมดปัญหาการเก็บมั่วของพนักงานได้

ด้าน Security เราสามารถใช้ Azure Information Protection ในการควบคุมการเปิดดูเอกสารที่เป็นความลับได้เป็นอย่างดี