สร้างฟอร์ม
สำหรับบริษัทที่มองหาเครื่องมือในการสร้างฟอร์ม กรอกข้อมูล เพื่อทำใบคำขอ จะขอแนะนำ 5 อันดับยอดนิยม ให้รู้จักกัน เริ่มจาก
- Power Apps ( Microsoft 365 )
- Nintex Form
- K2
- JotForm
- FormLogix
- Adobe PDF
- Google Form
- Microsoft Form
หลายคนอาจจะแปลกใจว่าทำไมไม่มี Excel ติดอยู่ใน list เพราะ ฟอร์มที่เราหมายถึง ณ. ตอนนี้คือ E-Form ที่ไม่ได้กรอกข้อมูลในกระดาษ แต่จะใช้การกรอกผ่าน Computer , Mobile , Tablet
ข้อดีของการสร้าง E-ฟอร์ม คือ
- ประหยัดกระดาษ
- ได้ข้อมูลมาในรูปแบบที่พร้อมใช้งานต่อได้ง่าย
- ควบคุมการกรอกข้อมูลให้ได้ครบถ้วน
- ควบคุมสิทธิในการกรอกข้อมูลในช่องต่าง ๆ ได้
- สามารถนำไปใช้งานร่วมกับระบบ Workflow เพื่อขออนุมัติ online ได้ด้วย
Google Form
สุดยอดความนิยมของการสร้างฟอร์ม ประเภทแบบสอบถาม แบบง่าย ๆ ไม่ซับซ้อน สามารถใช้ได้ บน PC , Mobile , Tablet มีรูปแบบการใช้งานที่สวยงาม ระบบใช้งานง่าย ข้อมูลเมื่อ Export ออกมาจะอยู่ในรูปแบบของ Excel จากความนิยม
- strength
- ใช้ง่าย
- รูปแบบสวยงาม
- ไม่ต้องมีความรู้เรื่องโปรแกรม
- weakness
- เก็บข้อมูลในรูปแบบ Excel เท่านั้น ไม่สามารถย้ายไปเก็บในรูปแบบอื่น
- ไม่สามารถเอาข้อมูลที่เก็บส่งต่อให้กับผู้เกี่ยวข้อง
- ไม่สามารถแจ้งเตือนเมื่อมีข้อมูลใหม่
- เก็บภาพไม่ได้
- ไม่สามารถแนบ File ได้
Microsoft Form
คู่แข่งโดยตรงของ Google ที่มี Feature ออกมาใกล้เคียงกัน สามารถส่งต่อให้กับบุคคลทั่วไป ใช้งานได้บน PC Mobile Tablet จุดเด่นที่น่าสนใจคือ นอกจากแบบสอบถามที่ทำได้แล้ว ยังสามารถสร้าง แบบทดสอบความรู้ ซึ่งสามารถสรุปเป็นคะแนน ผลการทดสอบได้ด้วย
- strength
- ใช้ง่าย
- รูปแบบสวยงาม
- ไม่ต้องมีความรู้เรื่องโปรแกรม
- สามารถควบคุมให้เฉพาะคนที่ใช้งานภายในบริษัทเท่านั้น หรือ เป็นบุคคลภายนอกก็ได้
- เก็บข้อมูลในรูปแบบ Excel เป็นพื้นฐาน และ ส่งไปเก็บที่ Database หรือ SharePoint ได้
- สามารถใช้งานร่วมกับ Workflow ได้
- weakness
- เทียบกับ Google แล้ว สวยสู้ไม่ได้
- UX UI การใช้งานของ Google ใช้ง่านกว่า
Adobe PDF
เรารู้จักและคุ้นเคยกับ PDF File เป็นอย่างดี เพราะมีขนาดเล็ก ส่งให้ใครก็เปิดอ่านได้ไม่มีปัญหา แต่หลายคนไม่รู้ว่า ตัว Adobe มีเครื่องมือในการสร้าง Form ให้เรากรอกข้อมูลลงตาม Field ที่กำหนดได้อีกด้วย ข้อมูลที่กรอกจะถูกบันทึกในเอกสาร PDF ในรูปแบบหน้าตาตามที่เราต้องการได้แบบ เป๊ะๆ ดังนั้น พวกใบคำขอ ที่กรอกข้อมูลไม่แยะ เอกสารสัญญา ที่ลงเฉพาะชื่อบางจุด จึงนิยมใช้งานแบบนี้มากๆ
strength
- หน้าตาการกรอกข้อมูลจะเหมือนตัวเอกสารจริง
weakness
- ข้อมูลที่กรอกไม่สามารถ Export มาลง Database
Microsoft Power Apps
สำหรับ Form ที่ซับซ้อน มีเงื่อนไขในการกรอกข้อมูล การกำหนดสิทธิให้การ User ในการกรอกข้อมูลคนละส่วนของข้อมูล สามารถทำได้ง่าย ที่สำคัญคือ เครื่องมือตัวนี้มาฟรี พร้อมกับ Microsoft 365
- strength
- รองรับแบบ Form ที่ซับซ้อน
- มาฟรีพร้อม Microsoft 365
- รองรับ mobile
- weakness
- ต้องใช้ คนที่มีความรู้ในการพร้อม Form
Reference
