การจัดเก็บเอกสารแบบถาวร
สำหรับเอกสารที่ถูกกำหนดไว้ในระเบียบว่าเป็นการเก็บระยะยาว หลาย ๆ ปี ควรจะมีการจัดเก็บยังไง และควรแยกออกมาจากเอกสารที่เราทำงานประจำหรือไม่ ลองมาพิจารณากันครับ
ประเภทเอกสารในบริษัท มีอะไรบ้าง
- กำลังทำอยู่ ไม่เรียบร้อย
- ทำเสร็จแล้วเป็น Reference
- ไม่ค่อยได้ใช้แล้ว
- ต้องเก็บตามระเบียบ แต่ไม่ค่อยได้ใช้
- แบบคำขอที่เอาไว้ประสานงานกันภายใน
- เอกสารลงนาม ประกาศใช้
- อื่น ๆ
เราคงไม่เอาทุกเรื่องมาร่วมอยู่ในกล่องเดียวกัน อยู่แล้ว โดยเฉพาะเอกสารเก็บตามระเบียบ เพราะปกติเอกสารแบบนี้ต้องเก็บหลายปี แล้วถ้าไม่มีปัญหาก็ไม่มีคนสนใจจะเอาขึ้นมาดูด้วย
แล้วเราจะเก็บยังไงละ แล้วมันมีเอกสารประเภทไหนที่ต้องเก็บตามระเบียบ สำหรับเอกสารตามระเบียบ เช่น เอกสารการเงิน บัญชี สัญญา แบบนี้ ที่เราต้องเก็บกันเป็นปี ๆ
การจัดเก็บเอกสารพวกนี้ มีข้อกำหนดด้วยนะครับว่า เป็นยังไง เช่น
- ต้องป้องกันการแก้ไข
- ต้องมีระบบ Security ตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาดูเอกสาร
- มีระบบป้องกันการนำเอกสารออกโดยไม่ได้รับอนุญาติ
- มีระบบควบคุมเอกสาร ในกรณีที่แก้ไข โดยทำเป็น Version
