การจัดเก็บเอกสารแบบถาวร

การจัดเก็บเอกสารแบบถาวร สำหรับเอกสารที่ถูกกำหนดไว้ในระเบียบว่าเป็นการเก็บระยะยาว หลาย ๆ ปี ควรจะมีการจัดเก็บยังไง และควรแยกออกมาจากเอกสารที่เราทำงานประจำหรือไม่ ลองมาพิจารณากันครับ ประเภทเอกสารในบริษัท มีอะไรบ้าง กำลังทำอยู่ ไม่เรียบร้อย ทำเสร็จแล้วเป็น Reference ไม่ค่อยได้ใช้แล้ว ต้องเก็บตามระเบียบ แต่ไม่ค่อยได้ใช้ แบบคำขอที่เอาไว้ประสานงานกันภายใน เอกสารลงนาม ประกาศใช้ อื่น ๆ เราคงไม่เอาทุกเรื่องมาร่วมอยู่ในกล่องเดียวกัน อยู่แล้ว โดยเฉพาะเอกสารเก็บตามระเบียบ เพราะปกติเอกสารแบบนี้ต้องเก็บหลายปี แล้วถ้าไม่มีปัญหาก็ไม่มีคนสนใจจะเอาขึ้นมาดูด้วย แล้วเราจะเก็บยังไงละ แล้วมันมีเอกสารประเภทไหนที่ต้องเก็บตามระเบียบ สำหรับเอกสารตามระเบียบ เช่น เอกสารการเงิน บัญชี สัญญา แบบนี้ ที่เราต้องเก็บกันเป็นปี ๆ การจัดเก็บเอกสารพวกนี้ มีข้อกำหนดด้วยนะครับว่า เป็นยังไง เช่น ต้องป้องกันการแก้ไข ต้องมีระบบ Security ตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาดูเอกสาร มีระบบป้องกันการนำเอกสารออกโดยไม่ได้รับอนุญาติ มีระบบควบคุมเอกสาร ในกรณีที่แก้ไข โดยทำเป็น Version