ข้อระวังก่อนทำ Workflow

Blog

มาเล่าประสบการณ์จากการประชุมเรื่อง จัดซื้อระบบ Workflow มาเล่าให้ฟังครับ ที่อยากจะเล่าเพราะรู้สึกว่ากรณีแบบนี้ เกิดขึ้นบ่อย จนผมต้องเอามาเขียนไว้ เริ่มจากแบบนี้ครับ เมื่อซัก 2 เดือนก่อนมีการประชุมคุยเรื่องระบบ Work Flow ที่ทางหน่วยงานต้องการนำไปใช้แทนการทำงานอนุมัติเอกสาร ผมก็นำเสนอข้อมูล Solution ที่เป็นของ Microsoft ได้ทราบไปตามปกติ ว่าทำอะไรบ้าง ใช้อะไรทำ ข้อจำกัดมีอะไร หลังจากนั้นก็มีการส่งข้อมูลกันไปมาเป็นระยะ จนในที่สุดเมื่อวานก่อนมีประชุมด่วนที่ต้องการให้สรุป Budget การประชุมทางบริษัทก็เปิด Requirement Spec ไล่ข้อกันเลยที่ละข้อ ผมฟังแล้วตกใจ มันไม่ใช่เลย สิ่งที่ลูกค้าบอกมาระบบน่าจะทำได้ตาม Spec ไม่ถึง 40 % ผมรู้ทันทีว่า เข้าไม่ได้และยังนึกสงสัยอยู่ว่า คู่แข่งผมเข้าได้หรือป่าว พอดีคู่แข่งก็บอกมาให้ห้องประชุมว่า น่าจะทำได้ตาม Spec ที่พูดไม่ถึง 60 % โหหัวอกเดียวกันเลย ลูกค้าไม่ได้ผิดนะครับ ทางทีมงานของลูกค้าได้รวบรวมข้อมูลความต้องการจากแต่ละส่วนงาน สรุปเป็นข้อชัดเจน แต่ระบบมันทำไม่ได้ ยิ่งระบบที่เป็น Cloud สมัยนี้ยิ่ง Customize ได้ยาก…

ใบเสนอราคา

Blog

ระบบออกใบเสนอราคา ใบเสนอราคาถือว่าเป็นเอกสารสำคัญในการทำงานของบริษัท เป็นเอกสารข้อเสนอที่ส่งถึงลูกค้า ดังนั้นการให้ความสำคัญกับเอกสารฉบับนี้ให้ออกมาดีที่สุด ถือว่าเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่ง แต่ใบเสนอของบริษัทในไทยส่วนมากมักจะทำจาก Excel เพราะทำได้ง่าย และยืดหยุ่นสูง แต่ มักจะไม่มีมาตราฐาน เช่น Sales แต่ละคนก็ทำเอกสารที่ไม่เหมือนกัน และสิ่งที่เกิดขึ้นก็ทำให้เกิดจุดที่ต้องปรับปรุงหลายอย่าง เช่น รูปแบบที่ไม่ได้มาตราฐาน ทั้ง Layout ประเภทตัวอักษร การจัดเก็บในรูปแบบ File Server ที่ไม่สามารถปรับมุมมอง ตามที่ต้องการ การ Search เอกสารที่ ไม่สามารถค้นหาได้เมื่อ เปลี่ยนจาก Excel เป็น PDF ออกแบบใบเสนอราคา บน Office 365 ใช้งานง่าย บน Office 365 ออกแบบจนพัฒนาเสร็จ ภายใน 2 week ได้เอกสารที่เป็นมาตราฐาน พัฒนาด้วย Power Platform ส่งต่อข้อมูลให้ ERP ได้ง่าย ๆ สำหรับในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีระบบการจัดการที่ดี การออกใบเสนอราคาจะออกจาก…

Helpdesk

Blog

โปรแกรม HelpDesk สำหรับการรับแจ้ง ปัญหา และบริหารจัดการปัญหา ถือว่าเป็นเครื่องมือสำคัญในการยกระดับมาตราฐานการทำงานของหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพ สร้างภาพลักษณะที่ดีให้กับ ลูกค้า ช่วยให้รู้สึกถึงความเอาใจใส่และมีการติดตามการทำงานที่ดี สำหรับบริษัทที่ต้องการ ระบบ HelpDesk สำเร็จรูป สามารถ click ดูรายละเอียดได้ครับ ซึ่งระบบการรับแจ้งปัญหาและบริหารจัดการ ณ. ปัจจุบันมีให้เลือกหลากหลาย ซึ่งทุกตัวก็ concept เดียวกัน คือ รับเรื่อง แล้ว ส่งต่อ ติดตามสถานะ ดังนั้นเราจะเลือกโปรแกรมตัวไหน ผมก็รู้สึกว่าดีเหมือนกันขอให้ได้ใช้ แต่บางโปรแกรม ผมก็ยอมรับว่ามีจุดเด่นจริง ๆ เช่น การรับเรื่องอัตโนมัติ การ Update Job อัตโนมัติ การส่งต่อเรื่อง อัตโนมัติ พวก Feature นี้ถือว่าเป็น Advance Feature ที่มีในแค่บางโปรแกรมเท่านั้น ที่ทำให้การบริหารจัดการทำได้ง่ายยิ่งขึ้น จุดเริ่มต้นที่ดีกับ HelpDesk สำหรับบริษัทที่มีรายได้จากการให้บริการแล้ว ระบบการรับแจ้งปัญหาถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นของทุกสิ่ง ยิ่งปัจจุบันคู่แข่งที่มีมากมาย บริษัทที่มีการจัดการการรับเรื่องที่ไม่ดีจะสร้างความไม่ประทับใจกับลูกค้า จนในที่สุดถ้าลูกค้าทนไม่ไหวแล้วลูกค้าก็จะย้ายไปใช้บริการคนอื่นได้อย่างง่ายมาก สำหรับปัจจุบันช่องทางการแจ้งปัญหามีหลายช่องทางมากดังนั้นระบบการทำงานของ…

CRM 2020

Blog

ระบบ CRM ปกติแล้วก็เป็นเรื่องของการบันทึกข้อมูลการทำงานของทีมขาย ออกใบเสนอราคา และ รวบรวมข้อมูลการติดตั้งในแต่ละช่องทางให้อยู่ใน Interface เดียว เพื่อให้การติดตามงานได้ทำง่ายไม่ต้องไปเปิด หลาย ๆ หน้าให้เวียนหัว แล้วถ้าเข้าไปทดสอบการใช้งานระบบ CRM ของแต่ละบริษัท การใช้งานก็เหมือน ๆ กันครับ ไม่ต่างกันซักเท่าไหร่ เพราะการทำงานยังเป็นแบบ Key ข้อมูลกันไปตามปกติ ซึ่งผมรู้สึกว่าไม่ได้พัฒนาจากการทำงานเดิมๆ เลย ทั้ง ๆ ที่ยุคปัจจุบันการซื้อขายเปลี่ยนไปมากแล้ว เช่น การกดซื้อสินค้าจากหน้า web หรือการที่ลูกค้า confirm order มาจาก Line การออกเอกสารต่าง ๆ ยังต้องให้คนมา Key ข้อมูลเหมือนเดิม ซึ่งเป็นเรื่องเสียเวลามาก ผมจึงคิดว่า มันถึงเวลาที่ระบบ CRM ต้องมีการปรับปรุงให้ทันต่อโลกปัจจุบันแล้วครับ โดยการทำงานให้เป็นแบบอัตโนมัติแทน เช่น ระบบออกใบเสนอราคาได้เองตามที่ลูกค้าต้องการ ระบบการรับ Order และส่งต่อให้กับหน่วยงานภายใน ระบบการแจ้ง update status ให้ลูกค้าอัตโนมัติ…

ระบบ Feeder

Blog

ระบบ Feeder หมายถึง ระบบที่ใช้สำหรับแจกจ่ายงาน ถ้ายังนึกไม่ออก ก็อย่างเช่น App Grap ปัจจุบัน หรือ App สำหรับเรียกใช้บริการ สั่งอาหาร ส่งอาหาร แบบนี้ เบื้องหลังการทำงานก็คือระบบ Feeder นี่แหละครับ สิ่งสำคัญของระบบ Feeder ที่เปลี่ยนโลก ก็คือ แนวคิดเรื่องของการกระจายงาน ย้อนกลับไปการส่งงานจะเป็น ศูนย์กลางรับเรื่อง แล้ว ส่งต่องาน โดยการทำงานเป็นแบบ Manual แต่ปัจจุบัน กลางเป็น ศูนย์กลางรับเรื่อง แล้ว แจ้งให้ทุกคนที่รับงานทราบ ผู้ที่จะรับงานให้กดรับงานด้วยตัวเอง เปรีบบเทียบระหว่างแบบเก่ากับใหม่ แบบใหม่มีประสิทธิภาพดีกว่าอย่างชัดเจน ทั้งประหยัดกว่า เร็วกว่า นอกจากนั้น ด้วย Technology ปัจจุบันการตรวจสอบการให้บริการ ยังสามารถทำได้แบบ Real Time เช่น เราสามารถเห็นสถานะการเคลื่อนที่ของรถที่เราเรียกใช้อยู่ ค่าใช้จ่ายที่สามารถคำนวณได้ล่วงหน้า ข้อมูลทั้งหมดสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อหาโอกาสใหม่ ๆ ในเชิง Business ได้แบบไม่จำกัด โอกาสใหม่…

ระบบประเมินทรัพย์สินด้วย BI

Blog

จากประสบการณ์เรื่องการพัฒนาระบบประเมินทรัพย์สินให้กับธนาคาร และ เคยทำระบบประเมินคุณภาพทรัพย์ให้กับหน่วยงานขนาดใหญ่ในประเทศ ทำให้ผมเห็นถึงความเป็นไปได้เรื่องการสร้าง Model ในการประเมินทรัพย์ขึ้นมาครับ ทำไมผมถึงรู้สึกว่าระบบนี้ควรจะถูกพัฒนา ก็เนื่องจากขั้นตอนของธนาคารเรื่องการประเมินมี คนที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก ใช้เวลานาน และ วุ่นวายมาก เริ่มจากการยื่นเรื่อง นัดหมาย และ ค่าใช้จ่ายที่ไม่น้อยเลยสำหรับการเรียกประเมินในแต่ละครั้ง ปัจจุบันการประเมินจะมีสมาคมที่เป็นหน่วยงานหลักที่สร้างมาตราฐานเรื่องการประเมิน ตัวมาตราฐานเองก็จะกำหนด หัวข้อที่ต้องทำการประเมิน แนวทางการประเมิน ทำให้แนวทางการทำงานของแต่ละธนาคารเหมือน ๆ กัน เพียงแต่ว่าแต่ละธนาคารจะมีค่าตัวแปลบางตัว ที่ปรับเปลี่ยนไปตามนโยบาย จะทำให้มูลค่าการประเมินของแต่ละที่ต่างกัน รวมถึง การทำข้อมูลเปรียบเทียบกับทรัพย์สินข้างเคียงเอง ก็มีผลต่อราคาประเมินด้วย เช่น ทรัพย์ของเราที่ซื้อมามูลค่าทั้งหมด 10 ล้านบาท ทางเจ้าหน้าที่ประเมินก็ให้มูลค่าที่ 10 ล้านบาท แต่พอมาถึงธนาคาร ตัวเลขอาจจะเป็น 5 ล้านบาทก็ได้ ก็เพราะข้างบ้านของเราทาง ธนาคารเคยประเมินมาได้ราคา ที่ 5 ล้าน ดังนั้นธนาคารจึงไม่สามารถให้มูลค่าทรัพย์สินที่ 10 ล้านได้ แบบนี้ และการประเมินราคาผลที่ได้ ยังขึ้นกับวัตถุประสงค์ในการประเมินด้วย การประเมินเพื่อยื่นภาษี ก็ใช้วิธีการประเมินแบบหนึ่ง แต่ถ้าเพื่อยื่นกู้ก็ใช้อีกวิธี ความเป็นไปได้ในการสร้าง…