![ระบบงาน สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2020/10/ระบบงานสารบรรณ.png)
ระบบสารบรรณ : สำหรับหน่วยงานราชการ
Fusion Solution บริการพัฒนาระบบ ที่ปรึกษา และติดตั้งระบบ สารบรรณ ตามมาตราฐานของ Abbyy และ CMMi 3
ระบบ e-Doc สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ระบบ สารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์สำหรับหน่วยงานภาครัฐ (e-Doc) คือ ระบบให้บริการรับส่ง หนังสือ จัดเก็บ เอกสาร เพื่อส่งต่อ สั่งการและลงนามในเอกสาร หรือส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ที่มีการลงนาม รับทราบ ผ่าน ระบบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร รองรับการปฏิบัติงานของ หน่วยงานภาครัฐ พร้อม Mobile Application และระบบสามารถติดตั้งได้ทั้งบน Server และ Cloud
ประโยชน์
- เพิ่มประสิทธิภาพลดขั้นตอนการ รับ-ส่ง หนังสือและเอกสาร ของงานสารบรรณ
- ลดระยะเวลาและลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน
- ลดการใช้กระดาษ
- สามารถติดตามเอกสารและสำเนาของหน่วยงาน
- จัดเก็บเอกสารและหนังสือทั้งหมดเป็น Digital
- สามารถเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐตามมาตรฐาน TH e-GIF Electronic Correspondence Management Services
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-001-1024x570.png)
สร้างหนังสือ
ระบบสามารถสร้างหนังสือแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และออกเลขที่หนังสือให้อัตโนมัติ รองรับ แบบฟอร์มหนังสือราชการ 5 แบบฟอร์ม คือ แบบฟอร์มหนังสือภายใน แบบฟอร์มหนังสือภายนอก แบบฟอร์มหนังสือประทับตรา แบบฟอร์มคำสั่ง และแบบฟอร์มประกาศ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-002-1024x418.png)
ระบบสร้าง QR-Code ในแบบฟอร์มให้อัตโนมัติ สำหรับค้นหา/ติดตามหนังสือ หรือสืบค้นข้อมูล ในหนังสือ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-003.png)
รับหนังสือ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-011-1024x731.png)
- ระบบสามารถลงรับหนังสือที่ส่งมาจากหน่วยงานภายในได้
- ระบบสามารถลงรับหนังสือที่ส่งมาจากหน่วยงานภายนอกได้ ตามมาตรฐาน TH e-Gif
ส่งหนังสือ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-005-1024x721.png)
- ระบบสามารถส่งหนังสือไปยังหน่วยงานภายในได้
- ระบบสามารถส่งหนังสือไปยังหน่วยงานภายนอกได้ ตามมาตรฐาน TH e-Gif
ค้นหา/ติดตามหนังสือ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-007-1024x653.png)
- สามารถค้นหาหนังสือได้จากดัชนีการสืบค้น และค้นหาได้จากเงื่อนไขหลายเงื่อนไขพร้อมกัน เช่น เลขที่หนังสือ ชื่อเรื่อง ลงวันที่ หน่วยงานผู้ส่ง หน่วยงานผู้รับ เลขที่หนังสืออ้างอิง เป็นต้น โดยสามารถใช้ เงื่อนไขตรรกะ “และ” “หรือ” “คำที่ไม่ต้องการค้นหา” ประกอบการค้นหาได้ อีกทั้งสามารถค้นหาได้จาก QR-Code/Barcode ที่หนังสือ
- สามารถติดตามหนังสือ ตรวจสอบสถานะของหนังสือได้ว่าปัจจุบันหนังสืออยู่ที่หน่วยงานไหน และบุคคลใด
จองเลขที่หนังสือ
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-008-1024x515.png)
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-009-1024x490.png)
- สามารถจองเลขแยกตามโครงสร้างหน่วยงานได้ โดยแยกตามประเภทหนังสือส่งภายนอก และ หนังสือคำสั่ง ระบบแสดงรายละเอียดการจอง ดังนี้ ชื่อผู้จอง เบอร์โทรศัพท์ หน่วยงานผู้จอง วันที่จอง สถานะ เลขจอง เป็นต้น โดยสามารถแนบไฟล์ pdf ประกอบการจองเลขได้
- ผู้ใช้งานสามารถสามารถยกเลิกการจองเลขได้ โดยเลขจองนั้นจะเปลี่ยนสถานะเป็นยกเลิก
- ระบบมีบทบาทสำหรับผู้ดูแลการจองเลขระดับองค์กร ของประเภทหนังสือคำสั่ง โดยสามารถ ตรวจสอบการจองเลขของทุกหน่วยงานภายในองค์กรได้
จัดเก็บหนังสือ
![สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-010-1024x656.png)
- สามารถจัดเก็บหนังสือและระบุรายละเอียดของหนังสือที่จัดเก็บได้เช่น เลขที่หนังสือ ประเภท หนังสือ หมวดเอกสาร วันที่จัดเก็บ สถานที่นำหนังสือไปเก็บ วันที่หมดอายุของหนังสือ เป็นต้น สามารถแนบ ไฟล์หรือสแกนเอกสารผ่าน web browser ได้ โดยใช้เครื่องสแกนเอกสารที่มี twain drivers ซึ่งสามารถ สแกนเอกสารต่อท้ายสุด สแกนแทรกระหว่างหน้าได้ และสลับหน้าเอกสารโดยไม่ต้องสแกนใหม่ได้
- สามารถสร้างตู้เอกสาร ลิ้นชัก แฟ้มหลัก และแฟ้มย่อย สำหรับเป็นสถานที่นำหนังสือไปจัดเก็บได้
- ระดับความปลอดภัยของข้อมูล ในการจัดเก็บหนังสือสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงหนังสือได้ 3 ระดับคือ ระดับส่วนกลาง ระดับหน่วยงาน และระดับส่วนตัว
ทำลายเอกสาร
![สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-012-1024x418.png)
![สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-013-1024x619.png)
ระบบรวบรวมหนังสือที่หมดอายุพร้อมทำลาย ซึ่งก่อนหนังสือจะหมดอายุระบบสามารถแจ้งเตือนวัน หมดอายุของหนังสือล่วงหน้าได้ผ่านทาง Email ของผู้ที่จัดเก็บหนังสือ โดยผู้ใช้งานสามารถเลือกทำลาย หนังสือ หรือส่งไปหอจดหมายเหตุได้
รายงาน
![สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-014-1024x370.png)
ระบบแสดงรายงานทั้งหมดของระบบประกอบด้วย รายงานทะเบียนรับหนังสือ รายงานทะเบียนส่ง หนังสือ รายงานหนังสือเวียน รายงานหนังสือที่จัดเก็บ และรายงานหนังสือทำลาย โดยสามารถออกรายงานใน รูปแบบไฟล์ excel ได้
หนังสือเวียน
![สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-015-1024x289.png)
ระบบเวียนหนังสือไปยังผู้รับมากกว่า 1 คน ซึ่งระบบสามารถออกเลขที่หนังสือเวียนให้อัตโนมัติ สามารถระบุรายละเอียดของหนังสือเวียนได้ เช่น เรื่อง ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว ลงวันที่ รายละเอียด เป็นต้น สามารถเวียนหนังสือภายในหน่วยงาน และเวียนหนังสือภายนอกหน่วยงานได้ ระบบบันทึกวันที่ เวลา ชื่อ ผู้ปฏิบัติงาน หน่วยงาน ของเจ้าหน้าที่ที่เวียนหนังสือให้อัตโนมัติ
หนังสือรับเข้า
![](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-016-1024x511.png)
ระบบแสดงรายการหนังสือที่ส่งถึงผู้ปฏิบัติงาน โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถตรวจสอบข้อมูลหนังสือ ไฟล์ แนบ ประวัติหนังสือ และเลือกดำเนินการกับรายการหนังสือนั้นได้ เช่น ตอบรับหนังสือ แทงเรื่องต่อ เป็นต้น และสามารถค้นหาหนังสือได้จาก เลขที่หนังสือ เรื่อง เลขทะเบียนรับ ชั้นความเร็ว ชั้นความลับ ซึ่งระบบจะ เป็นแถบการแสดงข้อมูลออกเป็น 2 แถบได้แก่ รายการหนังสือที่รอการตอบรับ และรายการหนังสือที่ ดำเนินการแล้ว
Mobile Application สำหรับ iOS และ Android
![สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-017-1024x652.png)
Mobile Application สำหรับตรวจสอบรายการหนังสือที่ส่งถึงผู้ปฏิบัติงาน สามารถเลือกดำเนินการ ตอบรับหรือปฏิเสธผ่าน Mobile Application ได้ สามารถสร้างรายการหนังสือโปรดสำหรับเรียกดูย้อนหลังได้
![สารบรรณ](http://www.fusionsol.com/wp-content/uploads/sites/2/2019/10/สารบรรณ-018.png)
Mobile Application มีฟังก์ชันการค้นหาและติดตามหนังสือสถานะของหนังสือ โดยสามารถอ่าน จาก Barcode หรือ QR code ในหนังสือ หรือสามารถค้นหาได้จากเลขที่หนังสือ ชื่อเรื่อง และวันที่หนังสือ
ระบบสำหรับผู้ดูแล
- สามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานในระบบของบทบาทต่างๆ ได้
- สามารถตั้งค่าบทบาทในระบบให้กับเจ้าหน้าที่ได้ โดยแยกบทบาทดังนี้ เจ้าหน้าที่สารบรรณ ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ หัวหน้างาน บุคลากร และผู้ดูแลจองเลขหนังสือ
- สามารถเรียกดูประวัติการใช้งานระบบได้ ได้แก่ IP Address วัน-เวลา ชื่อผู้ใช้งาน ชื่อเมนู การกระทำกับระบบ สำหรับบันทึกการทำงานของผู้ใช้งาน
- ระบบสามารถตรวจสอบการลงรับหนังสือซ้ำ และแจ้งเตือนว่ามีการรับหนังสือแล้ว
- ระบบสามารถแจ้งเตือนรายการหนังสือที่ส่งเข้ามา
- การใช้งานระบบ รองรับการเชื่อมต่อกับระบบยืนยันตัวบุคลกลางตามมาตรฐาน OAuth 2.0
- รอบรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กับระบบอื่น เช่น ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานภาครัฐ ตามมาตรฐาน TH e-GIF
ระบบจัดการห้องเก็บเอกสาร (Optional)
- เป็น Web Application แบบ Responsive ที่สามารถทำงานได้บนหน้าจอหลายขนาด
- สามารถสร้างห้องเก็บเอกสารในระบบฯ โดยระบุสถานที่ประกอบด้วย อาคาร ชั้น และห้อง ได้มากกว่า 1 ห้อง
- สามารถสร้างพื้นที่ ตู้ หรือ ชั้น-ช่อง และกล่อง ในระบบฯ ได้
- สามารถสร้าง Line Barcode สำหรับช่องเก็บในระบบฯ ได้
- สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงระบบฯ ได้
- สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้จัดการห้องแต่ละห้องได้
- สามารถจัดเก็บเอกสารต้นฉบับเข้าไปยังระบบฯ ได้
- สามารถบันทึกและแก้ไขชื่อเอกสารต้นฉบับที่จัดเก็บในระบบฯ ได้
- สามารถบันทึกได้ว่าเอกสารต้นฉบับถูกยืมออกไปโดยใคร หน่วยงานใด พร้อมบันทึกวันที่ยืม และวันที่คืน
- สามารถบันทึกข้อมูลการย้ายเอกสารต้นฉบับไปยัง ตู้ หรือ ชั้น หรือ ช่องที่ว่างอยู่ได้
- สามารถบันทึกข้อมูลการย้ายเอกสารต้นฉบับออกจากระบบฯ ไปไว้ยังคลังเอกสารภายนอก
- สามารถบันทึกข้อมูลสถานะการทำลายเอกสารต้นฉบับในระบบฯ ได้
- ผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงและผู้จัดการห้อง สามารถคืนหาการยืม-คืน เอกสารต้นฉบับจาก Metadata โดยสามารถเรียกดูวันที่ยืม หรือวันที่คืนได้ตามช่วงเวลา และสถานะของเอกสารได้
- Mobile Application สำหรับ IOS และ Android ที่สามารถอ่าน Line Barcode และ 2D Barcode ที่ ติดบนเอกสาร หรือแฟ้มเอกสาร สำหรับทำการบันทึกยืมเอกสารออกจากห้องเก็บเอกสาร และสำหรับบันทึก คืนเอกสารกลับเข้าห้องเก็บเอกสาร
- สามารถจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้องกับระบบฯ อย่างน้อยดังนี้
- รายงานสถิติการเบิกยืมเอกสารจากห้องเก็บเอกสาร
- รายงานเอกสารที่ถูกยืมไปและยังไม่ได้รับคืน
- รายงานพื้นที่ที่ถูกใช้เก็บเอกสารต้นฉบับไปแล้วและพื้นที่ที่ยังว่างอยู่
- รายงานเอกสารที่ถูกย้ายไปคลังภายนอก
- รายงานเอกสารที่ถูกทำลาย