Knowledge Management
คือ การบริหารจัดการความรู้ที่ได้จากการสร้าง, คิดค้น, แลกเปลี่ยน, รวบรวม, จัดระเบียบ และประยุกต์ใช้ความรู้ที่ได้ทั้งจากตำรา และการถ่ายทอดจากตัวบุคคลมาบูรณาการเป็นข้อมูลสารสนเทศ เพื่อให้เกิดความรู้, ปัญญา และการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ภายในองค์กรต่างๆ เปรียบเสมือนเป็นตัวช่วยให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจัดการองค์ความรู้ประกอบไปด้วย ชุดของการปฏิบัติงานที่ถูกใช้โดยองค์กรต่างๆ เพื่อที่จะสร้าง แสดง แจกแจง และกระจายความรู้ ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการนำไปใช้และเรียนรู้ภายในองค์กร จนกระทั่งนำไปสู่การพัฒนาการจัดการข้อมูลสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งเป็นสิ่งสำคัญต่อการดำเนินการธุรกิจที่ดี องค์กรขนาดใหญ่ส่วนมากจะมีการจัดสรรทรัพยากรสำหรับการจัดการองค์ความรู้ โดยเป็นส่วนหนึ่งของแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือแผนกการจัดการทรัพยากรมนุษย์
Knowledge Management มักจะได้รับความสนใจจากบริษัท ที่ต้องการมีเครื่องมือในการจัดการความรู้ ดังนั้นวันนี้เราจะมาดูว่า ถ้าเราต้องการ KM เราจะสามารถใช้ Microsoft 365 มาช่วยในการจัดการได้ยังไง โดยผมขอเสนอ Diagram การจัดการตามรูปด้านล่าง
ขออธิบายภาพ เป็นขั้นตอนดังนี้ มีพนักงานจำนวนหนึ่ง ที่เจอปัญหา มา Post เก็บไว้ใน SharePoint เมื่อระบบพบว่ามีคน Post ปัญหา ก็จะจัดส่งข้อมูลต่อไปให้ คณะทำงานที่จะส่งต่อให้ ผู้เชี่ยวชาญ มา นำเสนอวิธีการแก้ไข ปัญหา
สำหรับรูปแบบการนำเสนอ วิธีการแก้ปัญหา ผมเรียกว่า Knowledge นะ จะมาในรูปแบบ SharePoint Page เนื่องจาก Page สามารถนำเสนอข้อมูลได้หลายรูปแบบพร้อมกัน ทั้ง ภาพ เสียง ข้อความ File และ Video
หลังจากได้ Knowledge มาแล้ว เราจะ Setup Robot ที่จะ Monitor Knowledge ใหม่ ๆ แล้วส่งต่อหาผู้คนที่เกี่ยวข้อง เช่นการส่งต่อ ผ่านระบบ Email
ซึ่งก็อาจจะมีบางคนที่ไม่ได้อยู่ในกลุ่มคนที่ได้ Knowledge แต่ก็สามารถจะค้นหาความรู้ที่เค้าต้องการผ่านระบบ Search ได้ด้วยเช่นกัน
ทุกอย่างในภาพนี้เราสามารถสร้างได้ด้วย Microsoft 365
การบริหารความรู้
ไม่มีความรู้ใด ที่ไม่เก่าและต้องการ การปรับปรุง ดังนั้นระบบการจัดการต้องมีการกำหนดให้มีการ Update เปลี่ยน Revision ความรู้อยู่เสมอ ซึ่งความรู้นั้นเราสามารถกำหนดระยะเวลาในการปรับปรุง โดยทำตาม Diagram ด้านล่าง
จากใน Diagram เราสร้าง Robot สำหรับ Monitor และ ทำการเลือก ความรู้ที่ถึงระยะเวลาการแปลี่ยนแปลง ส่งต่อให้ Owner ของ ความรู้นั้นทำการ ฑำ Revision เสร็จแล้วส่งต่อให้ ผู้ดูแล KM เพื่อขออนุมัติ เผยแพร่ ต่อไป ซึ่งตัว ความรู้ใน Version ใหม่ จะไปทดแทนความรู้ใน Version เดิม
การสร้างพื้นที่การเรียนรู้
พื้นที่การเรียนรู้ประกอบด้วย 2 ส่วนคือ ความรู้ กับ แบบทดสอบ ตัวของ SharePoint เองมีคุณสมบัติเรื่องของการเรียนรู้อยู่ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นความรู้ที่เก็บอยู่ในรูปแบบไหน เราสามารถนำเอามาประกอบอยู่ในหน้า SharePoint Page ได้แบบง่าย ๆ และ ถ้าเราต้องการทำแบบทดสอบให้กับ พนักงานเพื่อให้ประเมินตัวเอง เราสามารถใช้ Microsoft Form ในการสร้างแบบทดสอบได้
แบบทดสอบที่ทำด้วย Microsoft Form สามารถ สรุปผลให้กับพนักงานได้ทันทีว่า เค้ามีความเข้าใจในบทเรียนมากแค่ไหน ซึ่งผมรู้สึกว่าเพียงพอกับการประเมินความรู้ของพนักงาน แต่ก็อาจจะมีบางหน่วยงานที่ มีความซีเรียส เรื่องการทำแบบทดสอบ เช่น ให้สอบได้ 1 ครั้ง เท่านั้น หรือ การจะสอบให้กดสอบได้วันละครั้ง การสอบแต่ละครั้งต้องมีการเปลี่ยนข้อสอบ แบบนี้ ถ้าเรามีความต้องการประมาณนี้ เราต้องทำด้วย Power Apps แล้วนะครับ
Learning Management System
ระบบจัดการการเรียนการสอนออนไลน์ผ่านเครือข่าย อินเทอร์เน็ต ที่มีเครื่องมือที่สำคัญสำหรับผู้สอน ผู้เรียน และผู้ดูแลระบบ ได้แก่ ระบบจัดการรายวิชา ระบบจัดการ ข้อมูลบทเรียน ระบบจัดการการสร้างเนื้อหารายวิชา ระบบจัดการเครื่องมือวัดผลการเรียนรู้ระบบจัดการข้อมูลผู้เรียน
ถ้าจะเทียบให้ง่าย ๆ LMS ก็เหมือนเราเขียน หลักสูตรการพัฒนาคนเป็นขั้น ป.1 – ป.6 ถ้าจะเป็นสายบริหารต้องเรียนอะไร สาย Engineer ต้องเรียนอะไร แบบนี้ เขียนเป็นหลักสูตรชัดเจน
เทียบ KM & LMS
ต้องบอกว่าทั้ง 2 ระบบมีวัตถุประสงค์ที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง และ จะเห็นชัดเจนเมื่อเอา Feature มาทำการเปรียบเทียบ หลายหน่วยงานมีความสับสนกับ 2 เรื่องนี้เป็นอย่างมาก และ พยายามจะเอามาร่วมกัน โดยหยิดเอา Feature ของ LMS มาอยู่ใน KM เช่น การทำแบบทดสอบ
ซึ่งใน KM การทำแบบทดสอบ ไม่ใช่เพื่อวัดคะแนน แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ ผู้ศึกษาประเมินความเข้าใจตัวเองได้ง่ายขึ้น
ผลของการบริหารจัดการความรู้
- ผลผลิต : มีการปรับเปลี่ยน พัฒนาผลผลิตให้ดีขึ้น และได้นวัตกรรมใหม่ๆ
- บุคลากร : มีการเรียนรู้ และพัฒนาเป็นบุคลากรที่มีทักษะ สามารถปรับเปลี่ยนพนักงานให้ตรงกับความต้องการของบริษัท
- ความรู้ในองค์กร : มีการจัดระเบียบรวบรวมอย่างเป็นระบบ พร้อมที่จะนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที
- องค์กร : เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ มีความเข้มแข็ง พร้อมสู่ การแข่งขันและปรับตัวเพื่อความอยู่รอดอยู่เสมอ
กรณีของการอบรม Knowledge Management
การอบรมพนักงาน ถือว่าเป็นอีกเรื่องนึงของการพัฒนาความรู้ให้กับพนักงาน เช่น การอบรมพนักงานใหม่ ให้รู้ว่า บริการพื้นฐานของ HR ให้บริการอะไร การอบรมการใช้เครื่องมือในการทำงาน เช่น Application ต่างๆ การขอเบิก OT , การบันทึกผลการทำงาน
เรื่องพวกนี้ มีแนวทางที่ต่างจาก KM เพราะ เป็นงานที่เราต้อง ส่งต่อให้ทราบ และ ต้องให้พนักงานทุกคนรับทราบ ให้เข้าใจเป็นอย่างดี
ดังนั้นเครื่องมือแบบ KM ที่นำเสนอจึงไม่เหมาะสำหรับกรณีนี้ ซึ่งทาง Fusion จะมีเครื่องมือที่พัฒนาขึ้นมาสำหรับ กรณีแบบนี้โดยเฉพาะ สามารถเข้าไปดูรายละเอียดได้ที่ Seed KM
